Les données

Définitions

Fiabilité

Quelle que soit la qualité et la finesse de vos tableaux de statistiques et d’analyse, la fiabilité et la justesse des données sources est primordiale. Vous ne pourrez faire confiance à vos résultats que si vous êtes certain que les données de base ne comportent pas d’erreur. Une prise de décision ne doit être engendrée que par un ensemble de critères exacts ou comportant une marge d’erreur estimable et limitée.

En résumé, tout au long du processus...

Présentation de quelques types de fichiers

Les logiciels actuels permettent dans la plupart des cas d’exporter les informations directement au format Excel. Les informations ne nécessitent donc pas, dans ce cas, de conversion pour l’importation. Un traitement au niveau des dates et des valeurs numériques pourra cependant être nécessaire.

Ci-dessous, nous vous présentons quelques formats de fichiers que vous pouvez utiliser lors de vos importations. Bien-sûr, ceci ne constitue pas une liste exhaustive, nous nous limiterons dans cet ouvrage, aux formats les plus courants.

Fichier CSV

Le format CSV (Comma Separated Value) est un fichier dans lequel les données sont sauvegardées sous forme de liste. Chaque ligne représente un enregistrement, la première ligne du fichier comporte les noms des champs. Le délimiteur des champs est en général la virgule (parfois le point-virgule), les valeurs peuvent être délimitées par le guillemet. Les guillemets ne sont pas obligatoires mais si un champ contient un signe (, ou ;) les guillemets sont obligatoires pour ne pas confondre ce signe avec un séparateur.

Le fichier CSV ci-dessous comporte quatre champs et le séparateur est le point-virgule.

Fichier texte

Dans un fichier texte (*.txt), les données peuvent être délimitées par des tabulations, des virgules, des points-virgules, des espaces…

Il existe deux types de fichiers textes, délimité ou à largeur fixe.

Le type délimité signifie que les champs sont séparés par des caractères spéciaux (tabulation, virgule, point-virgule…).

Le type fixe n’incorpore pas de séparateurs mais des espaces qui permettent à chacun des champs de toujours débuter au même...

Préparer ses données, pourquoi ?

Même si la plupart des logiciels actuels permettent une exportation "propre" vers Excel, vous aurez parfois à appliquer un traitement aux données importées.

Quelques exemples parmi les différents cas qui peuvent se présenter :

Afin de mettre en pratique ces modes de préparation des données, nous allons travailler sur le classeur Conversions.xlsx. Ce classeur contient dans chacune de ses feuilles des exemples de données incorrectes.

Dissocier des codes postaux

La feuille CPPays (codes postaux Belgique, France, Suisse) contient une série de codes postaux dont les premiers caractères permettent d’identifier le pays.

Notre objectif est de dissocier les indicatifs des pays et les codes sur deux colonnes.

• Sélectionnez l’ensemble des valeurs concernées

• Onglet Données - groupe Outils de données - Convertir

• Étape 1 sur 3, cliquez directement sur Suivant.

 Étape 2 sur 3, cochez l’option Autre puis saisissez le signe - dans la case correspondante puis cliquez sur Suivant.

 Étape 3 sur 3, vérifiez que la cellule A1 est bien définie dans la destination puis cliquez sur Terminer.

Les données...

Contrôler les données saisies

Nous allons dans un premier temps empêcher la saisie de données autres que Monsieur/Madame/Mademoiselle dans la colonne C (dans notre entreprise, nous faisons encore la distinction entre Madame et Mademoiselle !!!).

Une liste déroulante contenant les trois valeurs Monsieur, Madame, et Mademoiselle apparaît sur les cellules C2 à C200.

Utiliser un formulaire de saisie

Pour faciliter la saisie des données, vous pouvez utiliser un formulaire de saisie.

Activez la feuille Formulaire du classeur ValidationDonnees.xlsx.

Commençons par installer l’icône dans la barre d’outils Accès rapide.

Sur cette capture d’écran, la barre d’outils Accès rapide a été placée sous le ruban Excel.