Administration des objets destinataires

Présentation des objets destinataires

La notion d’objet destinataire ou de destinataire (recipient) fait référence aux objets gérés sous Exchange 2016 disposant de fonctionnalités de messagerie, l’objet destinataire par excellence étant la boîte de messagerie d’un utilisateur. Il existe différents types d’objets destinataires sous Exchange 2016, adaptés à des usages bien précis, mais ils ont tous un point en commun : ils s’appuient sur Active Directory.

1. Objets destinataires et Active Directory

Lorsque l’on parle d’objet destinataire, et particulièrement d’une boîte aux lettres, on désigne en fait la combinaison de deux éléments : un objet Active Directory ainsi qu’une boîte aux lettres hébergée dans une base de données Exchange 2016.

Tous les objets destinataires, quel que soit leur type, sont créés au sein d’Active Directory. Exchange s’appuie sur ces objets et enrichit leurs attributs spécifiques pour pouvoir les utiliser.

Administration des boîtes aux lettres d’utilisateurs

L’administration des boîtes aux lettres d’utilisateurs représente la majeure partie des opérations d’administration effectuées au quotidien par les administrateurs Exchange.

Ces opérations consistent notamment en la création, le déplacement ou la suppression des boîtes de messagerie pour de nouveaux utilisateurs ou des utilisateurs disposant d’un compte sans messagerie au sein d’Active Directory. Ces opérations, lorsqu’elles sont réalisées en environnement graphique, se font exclusivement via le Centre d’administration Exchange 2016.

Naturellement, ces opérations peuvent également être réalisées au travers de l’Exchange Management Shell.

Groupes de distribution

Les groupes de distribution permettent de regrouper des destinataires afin de leur envoyer des messages en utilisant l’adresse de messagerie du groupe de distribution. De ce fait, tous les membres du groupe recevront le même message. Exchange 2016 permet la création de trois types de groupes de distribution : les groupes de distribution à extension de messagerie, les groupes de sécurité à extension de messagerie et les groupes de distribution dynamiques.

Boîtes aux lettres de ressources

Les boîtes aux lettres de ressources désignent des salles ou des équipements qui peuvent faire l’objet d’une réservation au travers des clients de messagerie compatibles avec Exchange. Ces ressources vont disposer non seulement d’une boîte aux lettres, mais également d’un compte d’utilisateur Active Directory qui doit être désactivé pour permettre l’utilisation de la ressource sous Exchange. Ces deux types de ressources pourront être réservés simultanément pour une réunion (par exemple une salle et un vidéoprojecteur).

Administration d’une boîte aux lettres de ressources via le Centre d’administration Exchange

La création d’une boîte aux lettres de ressources s’effectue via le menu destinataires du Centre d’administration Exchange, onglet ressources :

En cliquant sur le symbole +, on peut choisir de créer soit une boîte aux lettres de salle, soit une boîte aux lettres d’équipement :

Les options communes aux deux types de boîtes de ressources sont les suivantes :

Contacts

Les contacts comprennent les contacts de messagerie externes à l’entreprise et disposant d’une adresse de messagerie externe à l’organisation, ainsi que les utilisateurs de messagerie qui disposent d’un compte Active Directory mais d’une adresse de messagerie externe à l’organisation Exchange.

1. Création des contacts de messagerie

L’administration des contacts de messagerie s’effectue via l’onglet contacts du menu destinataires du Centre d’administration Exchange ou bien via l’EMS.

Création des contacts de messagerie via le Centre d’administration Exchange

Pour créer un contact de messagerie, vous devez cliquer sur le symbole + et choisir Contact de messagerie. 

Vous pourrez alors paramétrer les informations nécessaires comme le prénom, le nom, l’alias ou l’adresse de messagerie externe :

Création des contacts de messagerie via Exchange Management Shell (EMS)

La création d’un contact de messagerie s’effectue via la cmdlet New-MailContact.

Pour créer un contact en spécifiant notamment l’unité d’organisation Active Directory où il sera placé, vous pouvez utiliser la cmdlet suivante :

New-MailContact -Name "<Nom Contact>" -ExternalEmailAddress  
"<adresse de messagerie du contact>" -OrganizationalUnit  
"<unité...

Boîtes aux lettres partagées

Les boîtes aux lettres partagées vont permettre à plusieurs utilisateurs de partager la même boîte aux lettres. Tout comme les boîtes de ressources, un compte Active Directory correspondant à la boîte aux lettres partagée est créé et désactivé.

Création d’une boîte aux lettres partagée via le Centre d’administration Exchange

La création des boîtes aux lettres partagées s’effectue via l’onglet partagé du menu destinataires du Centre d’administration Exchange.

Pour créer une boîte aux lettres partagée, vous devez cliquer sur le symbole +.

Vous devez alors définir les paramètres requis pour la création de la boîte :

Gestion des listes d’adresses

1. Listes d’adresses globales

a. Utilisation standard des listes d’adresses globales

Dans chaque organisation Exchange 2016, il existe une liste d’adresses globale (GAL - Global Address List) par défaut qui est créée lors de l’installation. Elle contient tous les objets destinataires de l’organisation Exchange comme les références vers les comptes boîtes aux lettres utilisateurs, les boîtes aux lettres de ressources, les différents types de groupes, les contacts à extension de messagerie...

Cette liste d’adresse globale est mise à jour régulièrement pour lui ajouter ou retirer les objets destinataires nouvellement créés ou supprimés. Toutes les entités pouvant recevoir un e-mail y sont donc référencées .

Lorsqu’un utilisateur utilise un client Exchange évolué (Outlook, Outlook sur le Web…), la liste d’adresse globale définit la portée de visibilité des objets destinataires qu’il retrouvera dans l’assistant d’ajout des adresses de destinataires. Ainsi, par défaut, un utilisateur pourra afficher l’ensemble de ses collaborateurs et des ressources à partir de l’assistant.

Dans la plupart des organisations Exchange, une seule liste d’adresses globale permettra de répondre aux besoins des utilisateurs.

Affichage du contenu de la liste d’adresses globale

 Dans la console Outlook sur le Web, cliquez sur le lien (+)Nouveau comme si vous souhaitiez créer un nouveau message.

 Dans le volet de droite, cliquez A:.

 À gauche de la nouvelle fenêtre, cliquez sur le lien >> puis sur Annuaire.

b. Implémentation avancée des listes d’adresses globales

La création de plusieurs listes d’adresses globales est utile principalement pour supporter les environnements mutualisés, quand une seule organisation Exchange gère plusieurs sociétés en même temps. Des listes d’adresses globales doivent être créées pour chaque société afin que les utilisateurs de chaque société ne voient que les utilisateurs qui appartiennent à leur propre société.

La mise en place de cette configuration n’empêche...