Note de frais automatisée

Descriptif de la note de frais à concevoir

Ce premier projet a été présenté dans l’ouvrage de la même collection intitulé Apprenez à gérer le temps. Nous l’avions utilisé comme exemple pour illustrer les différentes étapes de notre méthode de conception d’un projet Excel, sans pour autant le mettre en application.

C’est pourquoi nous reprenons ce projet pour cette fois le traiter et l’adapter au thème de cet ouvrage : la comptabilité.

Nous allons commencer par rappeler les différents éléments qui le constituent puis exposer l’objectif poursuivi au niveau comptable.

La note de frais vue du côté comptabilité

Chaque dépense effectuée pour le compte de l’entreprise lors des déplacements professionnels doit toujours être accompagnée d’une pièce justificative (factures, tickets, notes…) et de certaines informations complémentaires. Ainsi, si un collaborateur invite un client au restaurant, il doit préciser le nom du client et la raison de l’invitation. Pour tout déplacement, il doit indiquer le lieu, la raison, le nombre de kilomètres parcourus et le nombre de chevaux fiscaux (CV) de son véhicule.

Contrairement à ce que l’on pourrait croire, ce n’est pas uniquement vis-à-vis de l’employeur que cette justification est nécessaire, mais surtout vis-à-vis des URSSAF. En effet, ces derniers pourraient considérer que ces remboursements de frais sont des éléments de salaire déguisés qu’il conviendrait de réintégrer dans l’assiette des cotisations sociales.

Le poste comptable des remboursements de frais est l’un de ceux qui suscite le plus de contrôle par les administrations fiscales et sociales. Il ne faut pas hésiter à soigner particulièrement le suivi des notes de frais tant au niveau des pièces justificatives qu’au niveau de la conception de l’état récapitulatif...

Les outils Excel utiles à notre projet

Note de frais pas à pas

Pour commencer, nous vous proposons d’ouvrir le classeur nommé NOTE DE FRAIS Début.xlsx, ou de reproduire le tableau ci-dessous :

Créer des listes déroulantes pour le type de frais

 Cliquez en cellule K7 puis saisissez les éléments comme sur l’écran ci-après.

Pour éviter une liste trop grande, nous avons préféré regrouper sous un seul nom tous les transports (bus, métro, train, avion), mais il est tout à fait possible de détailler et donc de prévoir une liste plus longue.

 Sélectionnez les cellules E8 à E18.

 Onglet Données - groupe Outils de données - bouton Validation des données

 Activez l’onglet Options de la boîte de dialogue qui s’affiche.

 Sélectionnez Liste dans la zone de liste Autoriser.

 Cliquez dans la zone Source qui apparaît puis sélectionnez les cellules dans lesquelles vous avez saisi les types de frais, soit la plage K8 à K16.

Comme vous l’avez remarqué, le titre inscrit en K7 n’est là qu’à titre indicatif. En effet, la source ne doit comprendre que les valeurs qui composeront la liste.

 Cliquez sur OK.

 Cliquez sur le bouton de liste qui est apparu dans la cellule E8.

Vous pouvez remarquer que les éléments de la liste apparaissent dans l’ordre dans lequel ils ont été saisis et seuls les 8 premiers éléments sont visibles, les autres nécessitent l’usage de la barre de défilement vertical.

Pour faciliter la lecture des informations, nous allons les afficher par ordre alphabétique.

 Sélectionnez les cellules K7 à K16.

 Cliquez sur l’outil Trier de A à Z  de l’onglet Données (groupe Trier et filtrer).

Le tri est fait dans notre sélection mais aussi dans la liste de choix.