Le budget du système d’information

1. Typologie des postes de dépenses

L’informatique d’entreprise comporte en général une infrastructure qui comprend un réseau constitué de postes de travail (fixes et mobiles), de serveurs, de routeurs, et d’équipement du WAN, de logiciels, du support utilisateurs, de la maintenance et de l’exploitation.

Ces matériels représentent une grosse partie budgétaire et financière. Une autre concerne les dépenses consacrées aux logiciels (systèmes d’exploitation, applicatifs, systèmes de gestion de base de données). La dernière concerne les ressources humaines nécessaires à l’élaboration des projets, à l’exploitation et à la maintenance.

2. Dynamique des coûts

La gestion budgétaire du système d’information suppose l’étude du mécanisme de ses coûts : ceux liés aux investissements actuels vont amener des dépenses de maintenance et d’exploitation pour les prochaines années.

Souvent, la négociation budgétaire se focalise sur le coût de l’investissement informatique et des projets. Elle ignore les charges liées à la maintenance, à l’exploitation ainsi que les charges des ressources humaines, qui peuvent représenter au...

Méthode d’élaboration du budget du système d’information

1. Les données initiales

Cette démarche consiste à recueillir les informations pour la préparation du budget. Pour cela, il est nécessaire de partir des données initiales. Celles-ci peuvent venir de :

un schéma directeur informatique, plan d’investissement ou d’évolution du système d’information ;
la liste des projets en cours de réalisation, pour lesquels la décision de les poursuivre est validée ;
les nouvelles demandes métier ou du maître d’ouvrage ;
les requêtes du responsable du système d’information concernant la maintenance, l’exploitation, l’amélioration ou le remplacement de la plate-forme technique (serveurs, réseaux, logiciels) ;
la situation financière de l’entreprise ou sa trésorerie, ses contraintes ;
l’état des lieux des actifs informatiques.

2. Les données budgétaires

L’arbitrage budgétaire dépend principalement de l’avis des parties prenantes (maîtrise d’ouvrage, maîtrise d’œuvre, responsable du système d’information, direction générale) ainsi que des programmes en cours et prévisionnels. Cette discussion tient aussi compte des projets pluriannuels dans les décisions...

Cas de calcul des coûts relatifs au département informatique

Cet exemple traite du cas spécifique dans une entreprise.

1. Méthode classique

Dans cet exemple, le système d’information fournit l’ensemble de ses services à trois clients internes à l’entreprise. Ceux-ci sont considérés comme des départements métier :

ventes et marketing ;
fabrication ;
finances et comptabilité.

Le système d’information fournit quatre services aux trois départements de l’entreprise :

application 1 ;
application 2 ;
impression/édition ;
exploitation des systèmes.

Les données de base suivantes proviennent d’informations recueillies à partir d’états des lieux, d’audits et des données comptables. Cela signifie qu’une étape de collecte a été entreprise en amont.

Classification des éléments de dépenses

Il y a deux grandes catégories (notions comptables) :

Les actifs immobilisés (Capital Costs)

Leur fonction est d’augmenter le capital de l’entreprise.

La dépréciation de la valeur des actifs s’évalue dans le temps (amortissements) avec des règles de calcul définies par le département comptabilité ou finances.

Dans le modèle de coût utilisé, ce n’est pas la valeur d’achat qui est reportée, mais la dépréciation annuelle sous forme d’amortissements.

Les actifs circulants ou dépenses courantes (Operational Costs)

Ils n’augmentent pas la valeur de l’entreprise.

Comme exemples d’actifs circulants, il est possible de trouver les achats de consommables, les dépenses en énergie (électricité...), les contrats de maintenance et toutes les charges relatives à une période inférieure à une année comptable.

Pour plus d’informations, se référer au chapitre ITIL et la gestion financière des services informatiques.

Le schéma suivant résume la démarche traditionnelle de calcul des coûts.

Exemple de modèle de coûts

Répartition du coût des services

L’utilisation de la méthode classique amène le tableau suivant pour le calcul de la répartition...

Conclusion

Dans cet exemple pratique de gestion financière du système d’information, plusieurs représentations de coûts ont été traitées. Il s’est avéré que la démarche de calcul des coûts par activité (Activity-Based Costing) correspondait mieux à la gestion des services. Toutefois, chaque cas est unique et cet exemple constitue une base de réflexion.

Exemple pratique de gestion financière du SI