Introduction

La stratégie financière et opérationnelle doit s’établir en adéquation avec les besoins réels de l’informatique de l’entreprise. C’est un principe fondamental.

En ce qui concerne les budgets et coûts du département informatique d’une PME, il est nécessaire de déterminer les charges liées au système d’information. Ceci semble être une tâche relativement simple pour les entreprises. Toutefois, l’expérience prouve qu’il est difficile d’évaluer toutes les dépenses avec entre autres les amortissements des actifs, les charges de personnels (charges sociales comprises...).

La plupart du temps, les budgets manquent de précision et sont souvent sous-évalués car tous les paramètres ne sont pas forcément pris en compte (investissements, exploitation, personnels, projets...).

Dans la perspective des services délivrés par le département informatique, cette gestion financière est en lien étroit selon les coûts perçus comme étant en relation avec la qualité des services fournis.

Le processus de la gestion financière

1. Définition

Dans ITIL, la gestion financière fait partie du module Stratégie des services et est vue comme un outil essentiel, permettant une visibilité opérationnelle, ayant une influence sur les prises de décision.

Il se réfère aux responsabilités et aux activités du département financier interne d’une organisation sous les formes suivantes :

contrôle de gestion : prévoir l’étude comptable de l’activité et fournir une base pour les prises de décision en estimant les coûts et la performance, l’analyse des aspects financiers, analyse des bénéfices et de l’efficacité.
administration : enregistrement, étude des transactions.
financement : contrôle et optimisation de l’utilisation des ressources.

Il comprend les sous-processus suivants :

gestion stratégique ;
gestion de projet ;
gestion des ressources ;
budget ;
comptabilité ;
gestion des actifs informatiques ;
imputation des charges ;
gestion de la sous-traitance et des contrats ;
gestion des niveaux de service ;
analyse comparative ;
tableaux de bord classiques et prospectifs.

Les liens entre ces sous-processus peuvent se résumer comme suit :

Les sous-processus de la gestion financière

2. Objectifs

Ils se définissent selon plusieurs domaines.

Ceux du processus budgétaire se composent principalement des tâches suivantes :

prévoir le budget requis pour les services du système d’information ;
s’assurer que les dépenses actuelles sont conformes et les revenus compatibles avec les prévisions ;
réduire le risque de dépenser trop ou pas assez.

Ceux de la comptabilité d’entreprise sont principalement :

la gestion des charges, des revenus ;
le coût de délivrance des services informatiques ;
la réalisation des analyses du ROI (retour sur investissement) ;
l’identification des investissements suite aux changements.

Ceux de la répartition/imputation des charges sont :

récupérer le coût des services du système d’information ;
gérer le département informatique comme un centre de profit ;
influencer le comportement des utilisateurs ou des clients pour une meilleure...

Les coûts des services du système d’information

Dans le cadre de sa gestion budgétaire, chaque entreprise connaît les coûts imputables à son système d’information : achats de matériel et de logiciels, maintenance…

Par contre, les entreprises ont plus de difficultés à évaluer les dépenses relatives à d’autres aspects de leur fonctionnement : consultance externe, suivi budgétaire des projets, déploiement, conduite du changement.

Différences entre coûts de fonctionnement et d’investissements

Les coûts du système d’information ne se limitent pas aux actifs informatiques, mais à tous ceux qui sont nécessaires pour l’exploitation au quotidien. Cela comprend aussi les amortissements, locations…

Il est alors important de prendre en compte :

les coût d’investissements : dépenses/charges effectuées pour acquérir, développer, mettre en valeur, améliorer les opérations. Ils sont pris en compte sur plusieurs exercices ou années.
les coût de fonctionnement liés à l’activité quotidienne et permettant des activités opérationnelles continues. Ce sont les dépenses courantes, des consommables (papier, cartouches d’imprimantes, petit matériel…).

Coûts...

Méthode d’élaboration du budget informatique

Nous avons vu ci-dessus que les charges liées aux projets sont difficiles à appréhender.

La préoccupation va être de définir les coûts qui rentrent dans les futures études pour aider leurs responsables à mieux cadrer le ou les budgets qui leur sont alloués. Pour cela, il est indispensable de définir ce qui rentre dans leur élaboration.

Pour aider les responsables de projets, il est nécessaire de déterminer un modèle comptable définissant la manière de calculer le montant des investissements qu’ils seront amenés à prévoir. Ce plan prévisionnel devra prendre en compte une partie ou la globalité des catégories suivantes.

En ce qui concerne l’aspect matériel :

les postes de travail, sans oublier les nouveaux appareils mobiles (tablettes, smartphones) ;
les équipements indispensables au fonctionnement des réseaux locaux ou non (WAN - Wide Area Network, MAN - Metropolitan Area Network), de type SAN (Storage Area Network), câblages, routeurs, commutateurs, armoires techniques, points d’accès Wi-Fi, passerelles, pare-feu… ;
les serveurs ; ils peuvent être autonomes, en cluster, en lames (blade servers) ;
les systèmes de stockage sur disque type...

Les contrats de service

1. Présentation

Le référentiel ITIL détermine la gestion des niveaux de service en tant que point commun à tous ses processus. En effet, la contractualisation de la relation entre le système d’information et les autres départements d’une part, avec les fournisseurs d’autre part, fait partie intégrante des fonctions obligatoires de l’informatique.

Il traite des contrats de service (SLA : Service Level Agreement, OLA : Operational Level Agreement). Cela suppose l’existence d’un catalogue des services et le déploiement des autres processus d’ITIL.

Ces types d’engagements se déclinent sous forme d’un document commun entre clients et fournisseurs (SLA) ou entre l’entité informatique et les autres départements (OLA).

Dans le cadre d’une petite entreprise, le type sera plutôt SLA. L’organisation est en relation avec des prestataires et des clients.

Le SLA se présente sous forme d’un protocole d’accord qui détermine le niveau de service minimal pour une prestation qu’un fournisseur s’engage à délivrer à son client. Il peut être soit une partie intégrante d’un contrat informatique, en annexe, ou concerne une clause de conditions générales.

Les principaux objectifs de ce document sont de définir...

Conclusion

Une gestion financière rigoureuse du département informatique est indispensable. Ce chapitre a donc présenté quelques pistes de travail en prenant le référentiel ITIL et son processus de gestion financière comme base de travail.

L’élaboration du budget informatique est certes une tâche fastidieuse tout en étant indispensable. En ce sens, l’utilisation du référentiel ITIL et de sa base de données (CMDB) permet de simplifier cette démarche.

ITIL et la gestion financière des SI