Introduction

Vous allez vous en rendre compte, vous allez créer et maintenir bon nombre de documents électroniques. Suivant vos expériences et votre passé, vous avez des habitudes de nomenclature et de gestion de version de vos documents.

Cette section a pour objectif de vous fournir les fondamentaux d’une méthode de gestion électronique de documents personnels.

Vous serez capable à l’issue de la lecture de ce chapitre, de gérer des documents au travers des processus de rédaction/mise à jour, de vérification/validation, d’approbation, de classement/diffusion, de sauvegarde, d’archivage et de retrait de versions périmées.

Ainsi, cette section va vous proposer une méthode et des outils pour :

Gérer la nomenclature de vos documents.
Gérer le versionning de vos documents.
Gérer le partage et la sauvegarde de vos documents.

La nomenclature des documents

Aussi bien pour une entreprise, quelle que soit sa taille, que pour un particulier, utiliser une convention de nommage permet de structurer et homogénéiser l’organisation de ses fichiers, de ses documents électroniques.

La méthode proposée ici est volontairement simplifiée pour permettre une prise en main rapide, et une utilisation immédiate.

L’utilisation d’une convention de nommage permet également de retrouver rapidement, par des mots clés simples, des documents égarés dans des archives ou au fin fond d’une arborescence de fichiers.

1. Types de documents

Vous pouvez ainsi représenter par une ou plusieurs lettres dans le nom du fichier le type de document sur lequel vous travaillez :

P : représente les procédures.
F : représente les formulaires.
O : représente les modes opératoires.
PPT : représente les présentations.
CR : représente les comptes rendus.
etc.

Mais vous pouvez aussi ajouter une codification pour un projet, un client :

LXC : client LX Conseil
ENI : client ENI
PRA : projet de plan de reprise d’activité
ANT : projet de déploiement antivirus

2. La gestion des versions

Intégrer le numéro de version du document dans le nom du fichier va permettre, si vous travaillez à plusieurs sur un document, de faire des allers et retours...

La gestion du partage et de la sauvegarde des documents

Une bonne communication entre les différentes parties d’un projet passe également par la possibilité de partager et diffuser facilement les documents du projet.

La façon la plus commune et usuelle de partager des documents est très probablement l’envoi via la messagerie électronique.

Cette habitude de travail a l’avantage de convenir à tout le monde. Effectivement nous avons tous, aujourd’hui, une, voire plusieurs boîtes aux lettres électroniques. Malgré ses avantages de rapidité et d’intégration à tous les équipements (ordinateurs, tablettes, téléphones, webmail, etc.), ce système présente beaucoup de faiblesses car non adapté à l’envoi de fichiers volumineux.

La messagerie électronique a été initialement développée pour l’échange de textes, de messages non multimédias, c’est-à-dire sans photo, tableau, etc., et non de documents riches. D’ailleurs vous n’envoyez que très peu de vidéos par e-mail, vous utilisez naturellement des services de partage de vidéos en ligne comme Dailymotion, Vimeo ou YouTube.

Même si les messageries électroniques actuelles sont de plus en plus performantes, elles ne permettent toujours pas de travailler et d’échanger efficacement sur des documents de travail.

Prenons l’exemple d’un compte rendu de réunion. Il suffit simplement que la personne qui a rédigé les notes en session envoie ce document pour relecture et correction à deux autres personnes, même si les règles de convention de nommage vues précédemment sont respectées. Lors de la réponse de chacun des deux relecteurs, il y aura déjà un conflit de version de document.

De plus, comme je l’ai déjà signalé, il suffira que le document fasse quelques mégaoctets (généralement plus de 10 Mo) pour que le document ne passe pas par la messagerie.

Ainsi, il existe nombre de solutions pour pallier cela. Il y a des services sur le cloud (ou nuage), payants ou gratuits. Il existe des logiciels à installer sur ses propres serveurs, mais généralement ce genre de solution est encore...

Synthèse

Vous l’aurez compris, il existe des myriades d’outils en ligne, de gratuiciels et de shareware, qui peuvent étoffer votre trousse à outils de chef de projet.

Nous n’avons parcouru que quelques solutions, probablement les plus connues.

Des deux solutions de service présentées, il n’y en a aucune meilleure ou plus efficace que l’autre. Vous devez sélectionner et utiliser celle qui vous rend le meilleur service possible par rapport à :

Votre besoin de chef de projet
Vos contraintes techniques
Vos impératifs de communication et de partage
Vos possibilités de stockage et de sauvegardes

Prérequis : un peu d’organisation numérique