Réunions d’équipe ou privées

Introduction

Une réunion en ligne Teams peut être organisée en amont (planifiée) ou lancée à l’initiative d’un participant. Le nombre maximum de participants est de 250.

Les membres d’une équipe peuvent planifier et rejoindre une réunion en ligne Microsoft Teams depuis n’importe quel matériel (ordinateur, tablette, smartphone). Les participants ne disposant pas d’un accès à Teams pourront néanmoins rejoindre une réunion en tant qu’invité via un lien que l’organisateur leur aura fourni (cf. Rejoindre une réunion planifiée) ; néanmoins certaines réunions n’autorisent pas les personnes à participer en tant qu’invités.

Les fonctionnalités des réunions Teams sont les suivantes :

Planifier une réunion

Le calendrier de l’application Teams utilisé pour planifier une réunion est connecté au calendrier de l’application Outlook : lorsque vous planifiez une réunion dans l’application Teams, elle est également visible dans le calendrier Outlook et inversement. 

Le formulaire Nouvelle réunion s’ouvre.

Accéder aux détails d’une réunion planifiée

La réunion est visible dans le volet principal.

Le formulaire de la réunion s’ouvre ; il est doté de plusieurs onglets qui vont vous permettre de joindre et de préparer les éléments nécessaires à la réunion : Fichiers (uniquement pour une réunion privée), Notes de la réunion et Tableau blanc ; par défaut, l’onglet Détails est actif :

Si vous êtes l’organisateur...

Préparer une réunion planifiée

Dès lors qu’une réunion a été planifiée, il est possible de préparer en amont les différents éléments qui seront utilisés pendant la réunion comme, par exemple, la présentation PowerPoint qui sera projetée, les fichiers qui seront partagés avec les participants, le bloc-notes et le tableau blanc qui seront utilisés pendant la réunion. Il est également possible d’échanger avec les participants avant la réunion.

Répondre à une demande de réunion planifiée

Depuis Microsoft Teams

 Accédez au formulaire de la réunion via l’icône dans la barre latérale gauche puis en cliquant sur l’intitulé de la réunion

 Dans l’info-bulle de présentation de la réunion, ouvrez la liste Répondre.

 Pour Accepter la réunion, la Refuser ou l’accepter de façon Provisoire, cliquez sur l’outil correspondant.

Votre réponse est alors indiquée sous votre nom dans le volet Suivi du formulaire de la réunion. Cette information est visible par l’organisateur et tous les participants.

Depuis Outlook

 Ouvrez le message d’invitation à la réunion.

 Si vous souhaitez accompagner votre réponse d’un message destiné à l’organisateur, laissez active l’option Envoyer un courrier à l’organisateur et saisissez le message dans la zone Ajouter un message à Nom de l’organisateur (facultatif).

 Pour accepter la réunion, cliquez sur le bouton Oui ; pour la refuser, cliquez sur le bouton Non ; pour l’accepter de façon provisoire, cliquez sur le bouton Peut-être.

Le message disparaît de votre messagerie et la réunion a été ajoutée à votre calendrier si vous l’avez acceptée...

Démarrer une réunion d’équipe

Une réunion d’équipe se tient en ligne dans un canal, elle n’est pas planifiée : vous pouvez facilement passer d’une conversation à une réunion. Les réunions d’équipe sont des réunions ouvertes, de sorte que tous les membres de l’équipe peuvent s’y joindre.

Les réunions d’équipe incluent le partage audio, vidéo et de bureau.

Vous pouvez également pendant une conversation cliquer sur l’outil pour démarrer une réunion.

Lorsque vous démarrez une réunion dans un canal particulier, tous les membres de l’équipe (ou les membres du canal privé) sont informés qu’une réunion est en cours et qu’ils peuvent rejoindre la réunion à partir de ce canal.

Le symbole  est visible en regard du nom du canal dans le volet central et la réunion apparaît dans le fil de la conversation du volet principal.

Pour participer à la réunion, les membres de l’équipe doivent...

Partager du contenu pendant une réunion

Pendant le déroulé d’une réunion, l’organisateur et les participants désignés en tant que présentateurs peuvent partager une présentation PowerPoint, leur écran (ou seulement une fenêtre) ou un tableau blanc. Chaque participant voit alors dans la fenêtre de la réunion, l’élément partagé.

La fenêtre Partager votre écran s’ouvre pour vous permettre de choisir ce que vous souhaitez partager.

Utiliser les salles pour petit groupe

Un organisateur de réunion peut mettre en place des salles pour petit groupe afin de permettre aux participants d’une réunion d’échanger et de collaborer sur des points particuliers en petit comité, lors d’ateliers par exemple.

Créer une salle pour petit groupe

Avant la réunion

 Accédez aux détails de la réunion (cf. Accéder aux détails d’une réunion planifiée) puis cliquez sur l’onglet Salles pour petit groupe.

 Cliquez sur le bouton Créer des salles.

 Sélectionnez le nombre de salles à créer puis cliquez sur Ajouter des salles.

Les salles sont créées et il faut maintenant y affecter les participants (cf. Affecter des participants aux salles pour petit groupe).

Dans cet exemple, deux salles ont été créées :

Pendant la réunion

 Pendant la réunion, cliquez sur l’outil .

La fenêtre Créer des salles pour petit groupe s’affiche :

 Sélectionnez le nombre de salles à créer puis une option d’affectation des participants.

 Cliquez sur Créer des salles.

Si vous avez sélectionné l’option d’affectation manuelle, reportez-vous à la sous-section suivante.