Modifier l’état d’avancement d’une tâche ou la marquer comme étant terminée

Les tâches disposent de trois statuts d’avancement : Non démarrée, En cours et Terminée.

Après avoir ouvert une tâche, pour modifier son statut d’avancement, ouvrez la liste Progression et choisissez un statut.

Dans le tableau de bord d’un plan, pour remplacer le statut d’une tâche En cours en un autre, cliquez sur l’icône images/5IC-173.png de la tâche et choisissez un autre statut.

Dans le tableau de bord d’un plan, pour marquer une tâche comme étant terminée, cliquez sur le symbole images/5IC-043.png qui précède son nom.

Le statut Non démarrée est alors appliqué à la tâche.

Les tâches terminées n’apparaissent plus dans la partie supérieure du volet principal du tableau de bord car elles sont automatiquement masquées.

Pour afficher les tâches masquées, cliquez sur l’intitulé Tâches terminées, sous la liste des tâches.

L’intitulé des tâches terminées est barré ; le nom de la personne qui l’a marquée comme Terminée est précisé :

Pour ne plus la déclarer comme terminée, cliquez sur le symbole images/23RB03.png pour la décocher....

Utiliser le calendrier des tâches

Dans le volet principal, cliquez sur la vue Planning.

Les tâches pour lesquelles une date de début et d’échéance ont été renseignées apparaissent sur le calendrier du plan ; les tâches sans date sont visibles à droite de la fenêtre, dans la liste Tâches non planifiées, classées par compartiment :

Pour afficher les détails d’une tâche ou pour apporter des modifications, cliquez sur la tâche dans le calendrier ou dans la liste Tâches non planifiées ; si la tâche n’est pas visible (car plusieurs tâches sur le même créneau), cliquez sur +nAutres et sur la tâche concernée.

Sur le calendrier, pour modifier la date d’échéance d’une tâche, cliquez sur la bordure droite de la tâche et faites-la glisser vers la gauche pour la réduire ou vers la droite pour la rallonger.

Sur le calendrier, pour déplacer une tâche, faites-la glisser à l’emplacement souhaité.

Pour ajouter au calendrier une tâche de la liste Tâches non planifiées, faites-la glisser du volet droit dans le calendrier sur sa date d’échéance ou faites-la glisser sur sa date de début puis faites glisser sa bordure droite jusqu’à...

Afficher le graphique de l’état d’avancement des tâches

Dans le tableau de bord du plan, cliquez sur la vue Graphiques.

La page propose plusieurs graphiques : État, Compartiment, Priorité et Membres ; à droite, la liste des tâches est regroupée, par défaut, par compartiment.

Vous pouvez modifier le type de regroupement des tâches en choisissant une autre option dans la liste Regrouper par Compartiment. Les graphiques proposés ne tiennent pas compte du regroupement choisi.

État : ce graphique représente le nombre de tâches non commencées (état En attente), En cours, En retard et Terminées.

Compartiment : ce graphique à barres représente le nombre de tâches et leur statut d’avancement dans chaque compartiment ; vous pouvez pointer une des barres du graphique pour prendre connaissance du nombre de tâches et mettre en évidence les tâches du même statut des autres compartiments :

Priorité : ce graphique représente le nombre de tâches et leur statut d’avancement pour chaque priorité. Il permet de prendre connaissance rapidement des tâches urgentes et importantes :

Membres : ce graphique représente le nombre de tâches et leur statut d’avancement pour chaque membre. Il permet d’analyser la charge de travail...

Gérer les notifications relatives aux tâches

Par défaut, en tant que membre d’un plan, vous recevez par e-mail des notifications quand des actions relatives aux tâches sont effectuées. C’est le cas lorsque :

Une tâche est attribuée à une personne.
Une tâche vous est attribuée ; le message contient un lien d’accès vers la tâche.
Une tâche est marquée comme étant terminée.
Un plan est créé par un des membres du plan.
Vous avez été ajouté à un plan.
Un membre a ajouté un commentaire dans une tâche.
La date d’échéance est proche (la veille, le jour même, le lendemain ou dans 7 jours) ou en retard (jusqu’au septième jour de retard).

Pour activer ou désactiver les notifications, cliquez sur l’outil Paramètres images/23RB11.png et, dans la zone Planificateur du volet Paramètres, cliquez sur le lien Notifications.

Dans la fenêtre Notifications, cochez ou décochez les options Envoyez-moi un e-mail lorsque quelqu’un m’attribue une tâche et/ou Envoyez moi un e-mail lorsqu’une tâche qui m’est assignée est en retard, doit être effectuée aujourd’hui ou dans les sept prochains jours et/ou Envoyez moi un e-mail lorsque quelqu’un m’ajoute à un forfait...

Obtenir le lien d’accès à un plan ou à une tâche

Ouvrez le plan.

Cliquez sur l’outil images/21RB08.png à droite du nom du plan et choisissez l’option Copier le lien vers le plan.

Pour obtenir le lien d’accès à une tâche : pointez la tâche puis cliquez sur l’outil Autres options images/5IC-014.png

et choisissez l’option Copier le lien menant vers cette tâche.

Le lien est alors copié dans le Presse-papiers.

Collez ensuite le lien à l’emplacement souhaité pour le mettre à disposition des personnes auxquelles vous accordez l’accès (dans un e-mail, une page web…).

Accéder aux éléments du groupe Microsoft 365 associé au plan

Pour rappel, chaque plan est associé à un groupe Microsoft 365 qui lui fournit une adresse e-mail, un calendrier, un site SharePoint avec une bibliothèques de documents partagés (dans laquelle sont stockés tous les fichiers joints aux tâches du plan) et un bloc-notes. La gestion de ces éléments (membres du groupe, fichiers du plan, etc.) peut être réalisée directement dans le groupe Microsoft 365 (cf. chapitre Groupes Microsoft 365).

Nous vous indiquons ci-après comment accéder à ces différents éléments depuis l’application Planner.

Ouvrez le plan concerné (cf. Ouvrir un plan du chapitre Plans Planner).

Cliquez sur bouton images/21RB15.png puis cliquez sur le nom du groupe.