Avec Microsoft 365, Microsoft offre aux organisations la possibilité de repenser leur mode de travail notamment en matière de productivité, de collaboration et de travail à distance. En effet, les outils proposés par Microsoft 365 bouleversent la manière de travailler des collaborateurs et proposent des fonctionnalités avancées facilitant la collaboration et le travail en mobilité.

L'appropriation de ces nouveaux modes de travail est devenue primordiale pour les collaborateurs qui souhaitent devenir de véritables acteurs dans la transformation digitale de leur organisation.

Au travers de différentes mises en situation, de conseils et de bonnes pratiques, ce livre a pour vocation de répondre à des problématiques précises et concrètes rencontrées quotidiennement par les collaborateurs :

Quels outils choisir en fonction des besoins et du contexte ?
• Comment communiquer et échanger des informations efficacement ?
• Comment organiser et participer à des réunions à distance ?
• Comment gérer un groupe et travailler ensemble ?
• Comment planifier et gérer un projet de manière collaborative ?
• Comment produire, partager et collaborer autour de documents ?
• Comment produire et travailler en mobilité dans les meilleures conditions ?
• Comment gagner en efficacité personnelle ?

Il s'agit d'exploiter au mieux les nombreuses applications disponibles avec Microsoft 365 (OneDrive, SharePoint, Outlook, Teams, Yammer, Delve, Planner…) afin de vous permettre d'améliorer votre efficacité professionnelle en vous guidant dans la mise en œuvre au quotidien de ces nouveaux modes de travail.

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Introduction

Microsoft 365, une plateforme riche, mais difficile à apprivoiser
Objectif et contenu du livre
1. Objectif
2. Contenu

Choisir les applications et services Microsoft 365 adaptés à ses besoins

Microsoft 365
1. Présentation
2. Principales caractéristiques
Panorama des applications et services cloud Microsoft 365
1. Les différents plans
2. Les grandes catégories de logiciels
3. Outils de création et partage de contenus
  1. Suite Office
  2. Sway
  3. Forms
4. Outils de stockage de fichiers
  1. OneDrive Entreprise
5. Outils de communication
  1. Exchange Online
  2. Kaizala
6. Outils de travail collaboratif
  1. SharePoint Online
  2. Yammer
  3. Teams
  4. Tableau blanc
7. Outils de gestion de projet
  1. Planner
  2. Project Online
8. Outils d’accès aux contenus
  1. Delve
  2. Stream
9. Outils de productivité
  1. Power Apps
  2. Power Automate
  3. Bookings
  4. To Do
  5. MyAnalytics
  6. Lists
10. Outils métiers
  1. Dynamics 365
  2. Power BI
  3. Autres outils
Quels outils Microsoft 365 choisir suivant les besoins ?
1. De nombreuses possibilités
2. Quels outils pour collaborer et travailler en groupe ?
  1. Outils Microsoft 365 pour collaborer et travailleren groupe
  2. Recommandations
3. Quels outils pour communiquer ?
  1. Outils Microsoft 365 pour communiquer
  2. Recommandations
4. Quels outils pour partager des fichiers ?
  1. Outils Microsoft 365 pour partager des fichiers
  2. Recommandations
5. Quels outils pour travailler en mobilité ?
  1. Outils Microsoft 365 pour travailler en mobilité
  2. Recommandations

Communiquer et échanger des informations

Communiquer et échanger des informations
1. Enjeux
2. Besoins
3. Outils Microsoft 365 pour communiquer et échanger
Démarrer un échange avec un ou plusieurs collègues
1. Déterminer le meilleur moyen d’échanger
  1. Vérifier la disponibilité d’uncollègue
  2. Tirer parti de l’état de l’indicateurde présence
2. Démarrer un échange audio ou vidéo
  1. Lancer un appel
  2. Démarrer une réunion à lavolée
3. Communiquer efficacement à l’écrit
  1. Choisir le bon format de message
  2. Mettre en valeur un message
  3. Attirer l’attention
Participer à une conversation
1. Réagir à une conversation
  1. Tirer parti des flux d’activitéspour répondre aux publications
  2. Réagir à une publication
2. Gérer les appels
  1. Accepter et refuser un appel
  2. Mettre en attente
  3. Transférer un appel

Organiser et participer à des réunions à distance

Organiser et participer à des réunions à distance
1. Enjeux
2. Besoins
3. Outils Microsoft 365 pour organiser et participer à desréunions à distance
Organiser une réunion à distance
1. Planifier une réunion à distance
  1. Trouver un créneau commun
  2. Définir et envoyer l’invitation
2. Assurer le suivi des invitations
  1. Répondre à une invitation
  2. Suivre l’état des réponses
Participer à une réunion à distance
1. Interagir avec les autres participants
  1. Rejoindre une réunion à distance
  2. Intervenir dans une réunion
2. Animer une réunion
  1. Partager du contenu
  2. Faire contribuer les participants
Assurer le suivi d’une réunion
1. Conserver une trace de la réunion
  1. Enregistrer la réunion
  2. Utiliser et enrichir l’enregistrement dela réunion
2. Créer un compte-rendu partagé
  1. Créer une note de réunion partagée
  2. Partager et co-créer le compte-rendu

Gérer un groupe ou une équipe

Gérer un groupe ou une équipe
1. Enjeux
  1. Évaluer l’intérêtde créer une nouvelle équipe
  2. Définir le cas d’usage
2. Besoins
3. Outils Microsoft 365 pour gérer un groupe
Créer et organiser l’espace de travail
1. Créer l’espace de travail
  1. Yammer
  2. Teams
2. Structurer l’espace de travail
  1. Yammer
  2. Teams
Administrer le groupe ou l’équipe
1. Gérer les membres
  1. Yammer
  2. Teams
2. Gérer les autorisations
  1. Teams
Clôturer le groupe ou l’équipe
1. Préparer le groupe ou l’équipe à laclôture
  1. Annoncer la clôture prochaine
  2. Modifier le nom du groupe
  3. Modifier la visibilité
2. Mettre en œuvre la clôture
  1. Sélectionner les types de contenus à conserver
  2. Trier les contenus
3. Clôturer
  1. Archiver
  2. Supprimer

Planifier et gérer un projet

Planifier et gérer un projet
1. Enjeux
  1. Évolution de la gestion de projet
  2. Nouvelle forme d’équipe projet
  3. Collaboration accrue
  4. Démarche projet souple et adaptative
  5. Outils logiciels intégrés au managementprojet
2. Besoins
  1. Une approche agile et collaborative de la gestionde projet
  2. Des besoins larges
3. Outils Microsoft 365 pour planifier et gérerun projet
  1. Vue d’ensemble
  2. Focus sur Planner
Mettre en place et gérer un espace projet
1. Structurer l’espace projet
  1. Paramétrer les canaux
  2. Paramétrer les onglets
2. Paramétrer et gérer les autorisations
Recueillir les besoins et les exigences
1. Co-créer des comptes-rendus d’entretienset d’ateliers de recueil d’information
  1. Choisir les meilleurs outils
  2. Charger un document dans Teams
  3. Partager un document Teams en dehors de l’équipe
2. Réaliser une enquête en ligne
  1. Créer et paramétrer une enquêteen ligne
  2. Diffuser l’enquête et visualiserles résultats
Définir et gérer le plan projet
1. Définir le plan projet
  1. Identifier les tâches à réaliser
  2. Organiser les tâches identifiées
  3. Affecter les tâches
2. Assurer le suivi du plan projet
  1. Suivre le déroulement du plan
  2. Gérer les modifications du plan

Gérer les documents

Gérer les documents
1. Enjeux
2. Besoins
3. Outils Microsoft 365 pour partager et collaborer autourde documents
Stocker et partager les documents
1. Organiser les documents
  1. Classer les documents
  2. Mettre en avant les documents importants
2. Partager des documents
  1. Choisir le meilleur endroit de stockage pour le partage
  2. Partager des fichiers volumineux
  3. Gérer ses partages de documents OneDrive
Collaborer autour des documents
1. Co-éditer
  1. Co-éditer un document en temps réel
  2. Co-éditer un document en mode séquentiel
2. Assurer le suivi des modifications
  1. Suivre les modifications
  2. Gérer les versions
  3. Différencier les livrables des documentsde travail

Gagner en efficacité personnelle

Gagner en efficacité personnelle
1. Enjeux
  1. Point de vue de la demande
  2. Point de vue du contenu
  3. Point de vue du timing
  4. Adaptation aux besoins et contraintes
2. Besoins
3. Outils Microsoft 365 pour gagner en efficacité
Accéder à l’information pertinente
1. Rechercher des collègues et des compétences
  1. Repérer des candidats potentiels
  2. Sélectionner les candidats les plus prometteurs
  3. Élargir sa recherche
  4. Tirer parti de Delve pour trouver des collèguescompétents
2. Rechercher des informations ou des documents précis
  1. Rechercher un document
  2. Rechercher une information dans une conversation
  3. Retrouver une information
Adapter Microsoft 365 à ses besoins et modes de fonctionnement
1. Gérer ses notifications avec Yammer
2. Gérer ses notifications avec Teams
Rester maître de son temps
1. Gérer sa disponibilité
  1. Gérer son indicateur de présence
  2. Tirer parti de son message de statut
2. Maîtriser son agenda
  1. Gérer ses tâches au quotidien
  2. Tirer profit de MyAnalytics pour Outlook

Produire et travailler en mobilité

Produire et travailler en mobilité
1. Enjeux
2. Besoins
3. Outils Microsoft 365 pour produire et travailler enmobilité
Construire un environnement de travail adapté à la mobilité
1. Installer les applications Microsoft 365 sur ses terminauxmobiles
  1. Sélectionner les applications à installer
  2. Installer les applications sur vos terminaux mobiles
2. Installer les applications Microsoft 365 sur ordinateur
  1. Installer les applications sur ordinateur
  2. Installer OneDrive sur ordinateur ou tablette Surface
Produire, modifier et accéder à ses documents à tout moment
1. Consulter et modifier des documents en mobilité
  1. Préparer ces documents pour travailler enmobilité
  2. Consulter des documents
  3. Modifier des documents
2. Créer des documents en mobilité
3. Travailler hors connexion
  1. Consulter des documents hors connexion sur tabletteAndroid ou iPad
  2. Modifier des documents hors connexion sur un iPad

Conclusion

Travailler avec Office 365 au quotidien
Choisir le meilleur outil en fonction des besoins
1. Travailler en groupe
2. Communiquer
3. Partager des fichiers
4. Travailler en mobilité
  1. Utiliser les terminaux mobiles à bon escient
  2. Utiliser les bons types d’application
Communiquer et échanger des informations
1. Démarrer un échange avec un ou plusieurscollègues
2. Participer à une conversation
  1. Réagir à une conversation
  2. Gérer les appels
Organiser et participer à des réunions à distance
1. Organiser une réunion à distance
2. Participer à une réunion à distance
3. Assurer le suivi d’une réunion
Gérer un groupe ou une équipe
1. Créer et organiser l’espace de travail
2. Administrer le groupe ou l’équipe
3. Clôturer le groupe ou l’équipe
Planifier et gérer un projet
1. Mettre en place et gérer un espace projet
2. Recueillir les besoins et les exigences
3. Définir et gérer le plan projet
Gérer les documents
1. Stocker et partager les documents
2. Collaborer autour des documents
Gagner en efficacité personnelle
1. Accéder à l’informationpertinente
2. Adapter Microsoft 365 à ses besoins et modesde fonctionnement
3. Rester maître de son temps
Produire et travailler en mobilité
1. Construire un environnement de travail adapté à lamobilité
2. Produire, modifier et accéder à sesdocuments à tout moment

01/07/2021Version papier

je vais d'abord le lire ... je dirais ensuite ! non ? Remarque : livre écorné à la livraison !:(

Anonyme

Gilles BALMISSE

Gilles BALMISSE accompagne des entreprises innovantes dans la réalisation et le financement de leurs projets digitaux, et plus particulièrement dans les domaines de la gestion des connaissances, du travail collaboratif et de la veille. Pendant plus de 15 ans, il a participé à la mise en œuvre de nombreux projets dans ces domaines, en s’appuyant notamment sur les technologies Microsoft. Chargé d’enseignements en management des systèmes d’information, il est également l’auteur de nombreuses publications en particulier sur les outils Microsoft associés à la transformation numérique des entreprises tels que Microsoft 365, Teams, Yammer (Viva Engage)…