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Gérer les documents
Gérer les documents
Enjeux
Quel que soit le contexte, les documents sont fréquemment au centre des activités quotidiennes, notamment lorsque celles-ci sont liées à la réalisation des travaux d’un groupe ou d’une équipe.
Les outils Microsoft 365 offrent de nombreux moyens de faciliter cette production : coédition, partage, gestion des versions, stockage, classement…
Cette multitude de possibilités associée à la flexibilité des outils offre l’avantage de pouvoir s’adapter à la grande majorité des besoins. Le revers de la médaille, c’est que l’on peut très vite perdre la maîtrise et être submergé de fichiers organisés sans grande cohérence si l’on ne définit pas un cadre.
Ce cadre passe par la définition et la mise en place d’une gouvernance dédiée. Cela consiste à définir des rôles, des responsabilités ainsi que des règles et des principes à respecter.
Dans tous les cas, la définition et l’attribution de ces règles doivent être claires et précises.
Tout ceci doit bien entendu être à la mesure de l’importance que les documents vont prendre dans les travaux du groupe ou de l’équipe.
Si les documents jouent un rôle central et que l’équipe produit un grand nombre de documents, alors les règles et la gouvernance seront plus élaborées que si la production documentaire est modeste. Dans ce cas, quelques principes simples suffisent.
De manière générale, pour être réellement efficace et performante d’un point de vue opérationnel...
Stocker et partager les documents
La vocation de l’organisation des documents est de faciliter l’accès des utilisateurs aux informations utiles. Il s’agit donc de mettre en œuvre divers mécanismes leur permettant de trouver facilement les documents pertinents, c’est-à-dire les documents dont ils ont besoin pour réaliser leurs tâches.
Classiquement, ces mécanismes sont au nombre de trois :
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faciliter l’accès aux documents ;
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gérer les noms des documents ;
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gérer les versions des documents.
Organiser les documents
La vocation de l’organisation des documents est de faciliter leur accès. En pratique cela passe par deux types d’activité :
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classer les documents ;
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mettre en avant les documents importants.
Classer les documents
Grands principes
Quel que soit l’outil dans lequel sont stockés vos documents, ces derniers peuvent être classés dans des dossiers et sous-dossiers, formant ainsi un plan de classement.
Ainsi, l’élaboration d’un plan de classement efficace est primordiale pour faciliter l’accès aux documents, notamment lorsque ces derniers sont nombreux et peuvent couvrir différents sujets.
De plus, la mise au point d’un plan de classement peut répondre à d’autres besoins que le simple accès aux documents. C’est par exemple le cas lorsque les utilisateurs n’utilisent pas tous le même vocabulaire pour désigner des choses identiques. Cela arrive fréquemment dans les équipes pluridisciplinaires où les membres proviennent de différents horizons. Dans ce cas, la co-construction d’un plan de classement va servir à harmoniser le vocabulaire, mais aussi confronter des points de vue parfois différents sur la manière de travailler afin d’aboutir à un consensus.
Pour co-construire un plan de classement efficace, il est nécessaire de recueillir un certain nombre d’informations en amont. Il faut notamment :
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recenser l’ensemble des activités et tâches qui seront réalisées par les membres de l’équipe Teams ;
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déterminer la forme, les contenus, la structure, les auteurs… des documents qui sont ou vont être produits ;
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identifier le contexte d’utilisation...
Collaborer autour des documents
La collaboration autour des documents dans le cadre de Microsoft 365 est le procédé par lequel plusieurs personnes peuvent éditer et modifier un même document. On parle également de co-édition. Celle-ci peut être séquentielle ou simultanée et elle est intimement liée au concept de suivi des modifications, comme nous allons le voir dans les paragraphes suivants.
Co-éditer
En pratique, la co-édition prend généralement deux formes : séquentielle ou simultanée. Dans les deux cas, plusieurs personnes travaillent ensemble pour réaliser un document, cependant leur mise en œuvre et leur approche sont très différentes.
Co-éditer un document en temps réel
La co-édition simultanée permet à plusieurs personnes d’éditer et de modifier un document exactement en même temps. Celle-ci se fait généralement en temps réel, c’est-à-dire que les modifications réalisées par chaque utilisateur peuvent être vues des autres en temps réel et tous savent quels sont les utilisateurs qui travaillent sur le document.
Les modifications sont sauvegardées de manière continue et il est tout à fait possible d’intervenir sur les modifications d’autres utilisateurs alors qu’elles sont encore en train de procéder à ces mêmes modifications.
Avec Microsoft 365, la co-édition d’un document Office se fait par défaut en temps réel. Tous les utilisateurs ayant accès au document peuvent modifier en même temps le contenu et chacun peut voir les modifications des autres en temps réel directement dans le document.
Co-éditer un document en mode séquentiel
Dans certains cas, il peut être nécessaire de mettre en place une co-édition séquentielle pour que les utilisateurs ne puissent modifier le document que les uns après les autres.
La co-édition séquentielle consiste à permettre l’édition et la modification d’un document par plusieurs personnes, mais uniquement les uns après les autres.
La philosophie de cette approche est simple : chacun peut apporter sa contribution, mais uniquement sur la base d’un contenu...