Name: Microsoft 365 au quotidien Mises en situation, conseils et bonnes pratiques (2e édition)
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Planifier et gérer un projet

Enjeux

Évolution de la gestion de projet

Aujourd’hui, dans les organisations, de nombreuses activités quotidiennes sont réalisées sous l’appellation de projet, mais ne sont pas aussi « cadrées » qu’elles pourraient l’être au sens de la gestion de projet traditionnelle. L’objectif premier n’est plus de structurer la démarche et de contrôler de manière drastique son déroulement, mais d’obtenir rapidement des résultats en privilégiant la souplesse, la réactivité et la collaboration.

Plus nombreux, de petites tailles et beaucoup plus collaboratifs, ils sont gérés de manière moins rigide afin de privilégier la réactivité et la production rapide de résultats concrets.

De fait, une nouvelle approche de gestion projet est en train d’émerger. Et celle-ci est caractérisée par :

une nouvelle forme d’équipe projet ;
une collaboration accrue ;
une démarche projet souple et adaptative ;
des outils logiciels intégrés au management de projet.

Nouvelle forme d’équipe projet

Le développement de l’empouvoir dans les organisations amène de plus en plus de collaborateurs à être à l’initiative du lancement de nouveaux projets et, par la force des choses, à devenir chef de projet. Cette situation conduit ainsi un certain nombre de collaborateurs novices en management de projet à devoir gérer malgré tout une équipe projet.

Par ailleurs, la plupart de ces projets sont avant tout caractérisés par la taille réduite des équipes qui en ont la charge. Ceci a pour effet de favoriser la communication interpersonnelle entre les membres de l’équipe d’autant plus que cette dernière est généralement composée de collaborateurs motivés et généralement pluridisciplinaires. Provenant bien souvent de différentes fonctions ou métiers de l’entreprise, les membres de l’équipe ont une ouverture importante sur l’extérieur du projet. Ainsi, à l’équipe projet, qui constitue en quelque sorte le noyau de base, vont venir se greffer...

Mettre en place et gérer un espace projet

Une fois le projet validé et l’équipe constituée, il convient de mettre en place un espace de travail dédié où seuls les équipiers projet et les parties prenantes autorisées pourront travailler de manière collaborative.

La mise en place d’un espace projet suit le même processus que celui décrit dans le cadre du chapitre Gérer un groupe ou une équipe. Nous n’allons donc pas le présenter à nouveau ici. Pour plus de détails, nous invitons le lecteur à consulter le chapitre correspondant. Par contre, nous allons plus spécifiquement nous intéresser à la structuration de l’espace projet (canaux et onglets) ainsi qu’à la définition des autorisations.

Structurer l’espace projet

Pour structurer une équipe Teams de manière à pouvoir accueillir les travaux d’une équipe projet, il y a principalement deux choses à faire :

paramétrer les canaux ;
paramétrer les onglets.

Paramétrer les canaux

Par défaut, lors de la création d’une équipe, un seul canal existe, le canal Général. Afin d’organiser les échanges et les documents, il est nécessaire de créer de nouveaux canaux.

Dans le cadre d’un projet, ces canaux peuvent organiser...

Recueillir les besoins et les exigences

Pour recueillir dans les meilleures conditions l’ensemble des informations relatives aux besoins et aux exigences, il est conseillé de consulter les futurs clients et les principales parties prenantes du projet.

Cette consultation peut prendre différentes formes : entretiens, ateliers ou enquête.

Les entretiens peuvent être formels avec des questions préparées et transmises à l’avance ou bien informels sans questions préétablies. En règle générale, il est préconisé de réaliser en amont un guide d’entretien formalisant sous forme de questions l’ensemble des éléments à recueillir. Celui-ci servira alors de trame pour la réalisation des comptes-rendus qui pourra se faire de manière collaborative.

Le recueil des besoins et des exigences peut également être réalisé au travers d’ateliers de travail. Ces ateliers peuvent prendre diverses formes et s’appuyer sur différentes approches ou méthodes. Ces ateliers donneront également lieu à des comptes-rendus réalisés ou non de manière collaborative.

Enfin, dans des contextes où le nombre de personnes à interroger est très important, l’utilisation d’une ou plusieurs enquêtes en ligne pour le recueil de besoins sera particulièrement adaptée.

Co-créer des comptes-rendus d’entretiens et d’ateliers de recueil d’information

Après chaque entretien ou atelier, il est préférable de formaliser des comptes-rendus et de les transmettre aux personnes rencontrées. Il est en effet important qu’elles puissent valider les informations qui ont été retenues dans les comptes-rendus.

Le partage des comptes-rendus permet également aux personnes interviewées ou sollicitées dans le cadre d’ateliers de faire des ajouts éventuels (attention tout de même dans le cadre d’ateliers de ne pas dénaturer les résultats obtenus en session).

Cette phase de validation et d’enrichissement est fortement conseillée car il peut arriver qu’au cours de l’entretien il y ait eu des incompréhensions ou que lors de la remise au propre des notes des oublis...

Définir et gérer le plan projet

La planification a pour vocation de définir et gérer le plan projet, c’est-à-dire de définir comment atteindre les objectifs du projet et veiller à la bonne réalisation du plan. Cela passe notamment par la définition, l’organisation, l’affectation et le suivi des tâches à réaliser.

En matière de planification, il y a plusieurs approches possibles.

La première consiste à ne pas introduire de collaboration dans le processus de planification. Seul le chef de projet est à la manœuvre.

À l’autre extrémité, nous avons un processus d’élaboration de la planification totalement collaboratif qui implique non seulement l’ensemble des membres de l’équipe projet, mais aussi les principales parties prenantes.

Une troisième voie est possible. Il s’agit d’un mix entre les deux formes extrêmes. Et c’est cette dernière que nous allons adopter et détailler.

Quelle que soit l’approche adoptée, la planification repose sur deux activités :

définir le plan projet ;
assurer le suivi du plan projet.

Définir le plan projet

La définition d’un plan projet repose sur trois grandes étapes :

identifier les tâches à réaliser ;
organiser les tâches identifiées ;
affecter les tâches.

Pour chacune de ces étapes, il est nécessaire de suivre un certain nombre de principes que nous allons détailler au fur et à mesure.

Identifier les tâches à réaliser

Principes d’identification des tâches d’un projet Afin d’identifier les actions à réaliser, une technique simple consiste à procéder au découpage du projet en grandes phases et/ou en fonction des principaux livrables. Puis, à partir de ces livrables, d’identifier pour chacun d’eux les principales actions nécessaires pour leur réalisation. Cette technique va permettre de découper le projet en actions de plus ou moins haut niveau. Une fois organisées, elles seront affectées aux membres de l’équipe projet qui auront alors la charge de détailler le travail à réaliser pour chacune...