Name: Microsoft 365 au quotidien Mises en situation, conseils et bonnes pratiques (2e édition)
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Produire et travailler en mobilité

Enjeux

Le travail en mobilité est souvent associé à des métiers ou des fonctions nécessitant des déplacements fréquents : commerciaux, consultants, cadres dirigeants, etc. En réalité, il concerne tous les collaborateurs. Par exemple, qui n’a pas eu l’occasion ou le besoin de répondre à ses e-mails professionnels dans les transports ou bien en salle de réunion ?

Microsoft 365 a justement été conçu pour répondre à ces besoins. Il s’agit de mettre à disposition des collaborateurs d’une organisation de multiples applications et services digitaux leur permettant de travailler sans contraintes de temps et de lieux et d’utiliser l’ensemble des données qui leur sont accessibles depuis n’importe quel terminal (PC, Mac, smartphone, tablette...).

Dans les faits, le travail en mobilité peut prendre différentes formes, que ce soit en dehors de son bureau, mais dans les locaux de l’entreprise ou bien à l’extérieur, dans les transports, au domicile, en clientèle, avec les terminaux de l’entreprise ou bien tout simplement avec ses propres appareils mobiles.

Besoins

Produire et travailler en mobilité nécessite de disposer des mêmes outils que ceux utilisés lorsque nous ne sommes pas nécessairement...

Construire un environnement de travail adapté à la mobilité

Quels que soient les terminaux qui seront utilisés, pour être en mesure de travailler en mobilité, il est nécessaire de préparer et mettre en place un environnement de travail adapté. Cela passe par le choix et l’installation des bonnes applications et leur mise en service sur les différents terminaux concernés.

Installer les applications Microsoft 365 sur ses terminaux mobiles

Avant d’installer toutes les applications mobiles Microsoft 365 sur ses terminaux, il est nécessaire en amont de se pencher sur ses besoins et modes de fonctionnement de manière à sélectionner les seuls outils qui vous seront réellement utiles en mobilité.

Sélectionner les applications à installer

En règle générale, n’importe quel professionnel se trouvant en situation de mobilité peut être amené à devoir :

envoyer, recevoir et gérer ses e-mails ;
gérer son agenda ;
gérer ses tâches ;
consulter, modifier et créer des documents bureautiques ;
prendre des notes ;
communiquer et participer à des réunions à distance ;
collaborer avec des collègues ;
rechercher et s’informer.

Le tableau suivant présente pour chaque type de besoin les outils Microsoft 365 les mieux adaptés.

Types de besoin	Outil(s) Microsoft 365
Envoyer, recevoir et gérer ses e-mails	Outlook
Gérer son agenda	Outlook
Gérer ses tâches	To Do
Consulter, modifier et créer des documents bureautiques	OneDrive + Suite Office
Prendre des notes	OneNote
Communiquer et participer à des réunions à distance	Teams
Collaborer avec des collègues	Teams
Rechercher et s’informer	Office Delve

Les outils Microsoft 365 les mieux adaptés au travail en mobilité

Bien entendu, en fonction de vos propres besoins et modes de fonctionnement, vous pouvez décider de ne pas installer certaines applications. Par exemple, si vous n’avez pas pour habitude de gérer vos tâches quotidiennement, il n’est pas nécessaire d’installer To Do.

Une fois les applications identifiées...

Produire, modifier et accéder à ses documents à tout moment

Que vous soyez fréquemment en déplacement ou que cela soit occasionnel, il est parfois nécessaire de consulter des documents pour, par exemple, relire une présentation PowerPoint avant un rendez-vous important chez un client, revoir un rapport d’activité avant une réunion de direction, etc.

Cette consultation de documents peut vous amener à vouloir les modifier pour corriger d’éventuelles erreurs ou bien encore compléter un contenu qui ne vous semblait pas assez précis. Le besoin peut même aller jusqu’à vouloir créer de nouveaux documents en complément.

Qu’il s’agisse d’accéder en mobilité à des documents existants, de les modifier ou d’en créer de nouveaux, toutes ces activités doivent pouvoir se faire en ligne, mais aussi en partie hors ligne si vous ne disposez pas de connexion Internet.

Consulter et modifier des documents en mobilité

Avant de pouvoir consulter et modifier des documents en mobilité, il est nécessaire de les rendre disponibles pour un accès en mobilité.

Préparer ces documents pour travailler en mobilité

Pour consulter un document en déplacement, quel que soit le terminal mobile utilisé, OneDrive est l’outil indispensable. Mais pour pouvoir accéder à un document en mobilité, encore faut-il que vous l’ayez préalablement mis sur votre espace OneDrive.

Pour cela, allez sur votre espace OneDrive Entreprise à partir de la page d’accueil de Microsoft 365, cliquez sur Charger puis sur Fichiers et choisissez le fichier que vous souhaitez consulter en déplacement.

Chargement d’un fichier dans votre espace OneDrive

Attendez que le fichier soit effectivement chargé sur votre espace OneDrive et vous pourrez maintenant y accéder en ligne à partir de n’importe quel terminal à condition...