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Extrait - Microsoft 365 (7e édition) Travaillez en ligne avec OneDrive, SharePoint, Teams, Planificateur, Outlook et Viva Engage
Extraits du livre
Microsoft 365 (7e édition) Travaillez en ligne avec OneDrive, SharePoint, Teams, Planificateur, Outlook et Viva Engage Revenir à la page d'achat du livre

Plans Planner

Introduction

Les plans regroupent les différentes tâches d’un projet ou d’un événement. Un plan peut être public afin que tous les membres d’une organisation puissent prendre connaissance des étapes d’avancement du projet et y prendre part ou il peut être privé et réservé à certains membres. Ces plans sont soit personnels, soit partagés.

Des outils d’analyse sont mis à disposition pour consulter l’avancement et l’organisation des tâches d’un plan sous forme de graphiques et sur un calendrier.

Chaque plan partagé est relié à un groupe Microsoft 365 auquel est attribué une adresse e-mail spécifique qui sera utilisée pour envoyer des e-mails de la part des membres du plan et recevoir des e-mails destinés à ce groupe. Un site SharePoint avec une bibliothèque de documents partagés est également associé à chaque plan créé afin de stocker les fichiers joints aux tâches. Les membres du plan disposent également d’un bloc-notes partagé.

Planner peut être ajouté à Teams. Cette application s’appelle Planificateur (cf. Chapitre Planificateur, l’application Planner pour Teams).

Créer un nouveau plan

 Pour créer un plan, depuis la page d’accueil Planner, cliquez sur Nouveau plan dans le volet de navigation.

La fenêtre Créer s’ouvre :

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Vous pouvez alors choisir de créer un plan soit à partir de zéro, soit à partir d’un modèle proposé.

Si vous disposez d’un abonnement Premium à Planner, vous disposerez d’un nombre plus important de modèles et un accès à Copilot pour Planner.

Créer un nouveau plan à partir de zéro

 Depuis la fenêtre créer, cliquez sur l’option De base - Commencer par une liste et un tableau.

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 Saisissez le nom à donner au plan dans la zone Nom.

 Pour ajouter ce nouveau plan à la rubrique Épinglée du volet de navigation de Planner, cochez l’option Ajouter à mes plans épinglés.

Par défaut, Planner crée un plan personnel, c’est-à-dire un plan qui n’est visible et accessible qu’à vous seul.

Un plan personnel peut être partagé ultérieurement avec d’autres personnes. Ce partage se fait au travers d’un groupe. Celui-ci peut être créé spécifiquement ou bien le plan partagé peut être ajouté à un groupe existant.

Lors de la création d’un nouveau plan, vous avez...

Créer un plan à partir d’un groupe Microsoft 365

 Depuis la page d’accueil Planner, cliquez sur Nouveau plan dans le volet gauche.

 Choisissez de créer le plan à partir de zéro ou à partir d’un modèle.

 Saisissez son nom dans la zone Nom.

 Ouvrez la liste Ajouter à un groupe (facultatif).

 Dans la liste des groupes Microsoft 365 qui s’affiche, cliquez sur le groupe à associer au plan. Si le groupe auquel vous souhaitez ajouter le plan n’est pas proposé dans la liste, tapez le groupe dans la zone Rechercher un groupe puis sélectionnez le groupe.

 Cliquez ensuite sur Créer.

Ouvrir un plan

 Depuis la page d’accueil Planner, sélectionnez Mes plans dans le volet de navigation.

 Cliquez sur le nom du plan à ouvrir dans le volet principal.

Vous pouvez également cliquer sur le plan dans la liste Épinglée dans le volet de navigation. 

Description de la fenêtre d’un plan

images/21RB06.png

Nom du plan : en cliquant sur le nom du projet, vous accédez aux détails du projet qui s’ouvre dans le volet droit.

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À droite, l’outil images/21RB08.png permet d’accéder à diverses options :
images/602RB100.png

Détails du plan : permet d’accéder aux détails du plan, de modifier le nom du plan et de le supprimer.

Copier le lien vers le plan : permet de copier le lien d’accès direct vers le plan.

Copier le plan (uniquement disponible dans les plans partagés) : permet de dupliquer le plan en sélectionnant les éléments qui seront copiés.

Ajouter un plan au calendrier Outlook : permet d’autoriser les membres de l’équipe à accéder aux tâches du plan dans Outlook en publiant ce plan dans un flux iCalendar.

L’icône images/21RB10.png indique que le plan est épinglé dans le volet de navigation et il permet également de le détacher du volet en cliquant dessus.
Vues : la vue Grilleimages/21RB11.png affiche les tâches sous la forme d’une grille, ce qui permet de faciliter l’édition des tâches. La vue Tableau images/6-16RB03.png, active, correspond au tableau de bord du plan qui affiche l’organisation des tâches dans leur compartiment.
images/602RB101.png
La vue Planning images/6-16RB05.png affiche les tâches sur un calendrier ; seules les tâches pour lesquelles une date de début...

Partager un plan

Lors de la création d’un plan, si vous ne l’avez pas ajouté à un groupe existant, celui-ci est personnel. Il n’est alors visible que de l’utilisateur qui l’a créé.

 Ouvrez le plan auquel vous souhaitez ajouter des membres (cf. Ouvrir un plan).

 Pour partager un plan personnel, cliquez sur le bouton images/21RB15.png.

La fenêtre Inviter des membres s’affiche :

images/21RB16.png

La création d’un nouveau groupe est proposée.

En cliquant sur l’onglet Ajouter au groupe existant, vous avez la possibilité de choisir un groupe auquel ajouter le plan (cf. Créer un plan).

Par défaut, le nom du groupe est le même que celui du plan et le groupe est Privé.

 Cliquez sur l’outil images/21RB17.png pour modifier le nom du groupe et ajouter une description.

images/21RB18.png

 Cliquez sur l’outil images/21RB17.png pour modifier le nom du groupe et ajouter une description.

 Cliquez sur la liste Confidentialité pour modifier le niveau de confidentialité du groupe à Public si vous le souhaitez.

 Pour ajouter des membres au nouveau groupe, tapez les premières lettres de leur nom dans la zone Ajoutez des membres pour créer un nouveau groupe, puis sélectionnez le membre dans la liste proposée. Répétez cette action pour chaque nouveau membre à ajouter.

 Cliquez sur le bouton Créer un groupe.

Ajouter des membres à un plan partagé

 Ouvrez le plan partagé auquel vous souhaitez ajouter des membres (cf. Ouvrir un plan).

 Cliquez sur le bouton images/21RB15.png.

 Cliquez dans la zone Entrer le nom et saisissez le nom de la personne ; lorsque son nom s’affiche dans la liste, sélectionnez-le.

 Utilisez cette même procédure pour ajouter les autres membres.

 Cliquez sur le bouton Inviter.

 Pour supprimer un des membres ajoutés, pointez le membre puis cliquez sur l’outil images/21RB19.png.

Épingler un plan

Les plans épinglés apparaissent dans le volet de navigation dans la rubrique Épinglée, ce qui permet d’y accéder plus rapidement.

 Pour épingler un plan, depuis Mes plans ou le tableau de bord du plan, cliquez sur l’outil Épinglerimages/6-16RB10.png correspondant au plan.

images/21RB20.png

 Pour retirer un plan épinglé, cliquez sur l’outil Détacher images/6-16RB14.png.

Filtrer la liste des tâches d’un plan

 Ouvrez le plan concerné (cf. Ouvrir un plan).

 Dans la barre des commandes, ouvrez la liste Filtres.

 Pour filtrer la liste des tâches par date d’échéance, pointez Date d’échéance et choisissez une des options proposées :

images/21RB21.png

 Pour filtrer la liste selon la priorité, pointez Priorité et choisissez une des options proposées : Urgent, Important, Moyen ou Minimum.

 Pour filtrer les tâches selon leur Progression, Étiquettes, Compartiment ou Affectation, pointez ces options et choisissez un des filtres proposés.

Par exemple, il peut être intéressant d’afficher uniquement les tâches auxquelles aucun membre n’a été affecté en choisissant l’option Non attribuées du cadre Affectation

 Fermez ensuite la liste Filtres en cliquant à l’extérieur.

Vous pouvez appliquer plusieurs filtres. Le nombre de filtres appliqués est visible en regard de la liste images/5IC-171.png.

 Pour effacer un filtre, ouvrez la liste Filtre et resélectionnez le filtre pour le désactiver. 

 Pour effacer tous les filtres, ouvrez la liste Filtre et cliquez sur le lien Effacer tout.

Regrouper les tâches d’un plan par critère

Par défaut, les tâches sont regroupées par compartiment.

 Ouvrez le plan concerné (cf. Ouvrir un plan).

 Dans la barre des commandes, ouvrez la liste Regrouper par Compartiment.

 Choisissez un des critères proposés : Attribuée à, Avancement, Date d’échéance, Étiquettes ou Priorité.

Copier un plan

Seuls les plans partagés peuvent être copiés. Cette fonctionnalité n’est pas disponible pour les plans personnels.

Lors de la copie d’un plan, une partie des éléments et paramètres sont copiés. Les éléments et paramètres conservés sont les suivants :

  • les paramètres de confidentialité mais il vous sera possible de les modifier ;

  • le nom et l’ordre des compartiments ;

  • l’ordre des tâches ;

  • le nom et la description des tâches ;

  • les listes de contrôle ;

  • les étiquettes de tâches.

Les éléments et paramètres non conservés sont les suivants :

  • les membres du plan ;

  • la progression des tâches, elles sont redéfinies en non démarrée ;

  • les commentaires des tâches.

Il est cependant possible de copier certains éléments liés aux tâches :

  • priorité ;

  • dates ;

  • description ;

  • liste de contrôle ;

  • étiquettes.

 Ouvrez le plan concerné (cf. Ouvrir un plan).

 Cliquez sur l’outil images/21RB08.png à droite du nom et sélectionnez l’option Copier le plan.

Par défaut, le plan copié est nommé Copie de suivi du nom du plan d’origine :

images/21RB22.png

 Modifiez éventuellement le nom du plan copié....

Supprimer ou quitter un plan

Vous pouvez choisir de supprimer le plan et ses tâches sans supprimer le groupe Microsoft 365 auquel il appartient ou de choisir de le supprimer également ; dans ce dernier cas, tous les éléments du groupe (la boîte aux lettres du groupe, le site SharePoint, le calendrier, etc.) seront supprimés.

Seul le propriétaire d’un plan peut le supprimer. Si des membres ne souhaitent plus appartenir à un plan, ils peuvent le quitter ; le plan ne sera alors plus proposé dans Mes plans.

Les propriétaires de plan peuvent également quitter un plan au lieu de le supprimer mais ils doivent au préalable désigner un autre propriétaire (cf. Gérer les membres d’un groupe du chapitre Groupes Microsoft 365 ou Quitter une équipe du chapitre Équipes et membres).

 Ouvrez le plan à supprimer (cf. Ouvrir un plan).

Supprimer un plan sans supprimer le groupe Microsoft 365

 Cliquez sur le nom du plan.

 Cliquez sur le lien Supprimer ce plan qui se trouve tout en bas du volet Détails du plan.

Le message de confirmation suivant s’affiche :

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 Cochez l’option J’accepte que ce plan et que l’ensemble de ses tâches soient supprimés de façon définitive puis cliquez sur Supprimer.

Supprimer un plan et le groupe Microsoft...

Exporter un plan vers Excel

Cette procédure exporte dans un nouveau classeur Excel la liste des tâches d’un plan ainsi que les informations de chacune des tâches :

  • le compartiment dans lequel elles sont classées ;

  • leur progression ;

  • leur priorité ;

  • les membres affectés ;

  • leur propriétaire ;

  • leurs dates de début et d’échéance ;

  • les tâches en retard ;

  • les listes de contrôle ;

  • les étiquettes.

 Ouvrez le plan à exporter (cf. Ouvrir un plan).

 Cliquez sur l’outil images/21RB08.png à droite du nom du plan et choisissez l’option Exporter le plan vers Excel.

 Selon le navigateur internet utilisé, choisissez d’ouvrir le classeur Excel ou de l’enregistrer. 

Pour modifier le classeur Excel, lorsque ce dernier est ouvert, cliquez au préalable sur le bouton Activer la modification.