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Travail de groupe
Introduction
PowerPoint permet à plusieurs utilisateurs de travailler simultanément sur une même présentation, chaque utilisateur voyant en temps réel les modifications effectuées par les autres co-éditeurs. Pour ce faire, le propriétaire de la présentation doit l’avoir enregistrée au préalable dans un espace de stockage en ligne tel que OneDrive personnel ou professionnel ou, si vous disposez de Microsoft 365, d’une bibliothèque SharePoint ou d’une équipe Teams.
Les fichiers placés sur un espace OneDrive peuvent être consultés ou modifiés par d’autres utilisateurs à condition que vous les partagiez.
Les fichiers placés dans une bibliothèque SharePoint ou une équipe Teams sont accessibles par tous les utilisateurs du site d’équipe ou de l’équipe Teams. Vous pouvez également partager un fichier avec un utilisateur externe à votre organisation si l’administrateur Microsoft 365 l’a autorisé.
Partager une présentation dans PowerPoint 2024
Cette fonctionnalité permet de partager un fichier situé sur un espace OneDrive (personnel ou professionnel) afin qu’un ou plusieurs utilisateurs faisant partie ou pas de votre organisation puissent y accéder. Pour utiliser cette fonctionnalité, vous devez être connecté à votre compte Microsoft et, si besoin, pouvoir accéder, depuis PowerPoint, à votre espace partagé en ajoutant le service à votre liste d’emplacements (cf. section Ajouter ou supprimer un service du chapitre Gestion des comptes).
Ouvrez la présentation à partager située sur votre espace OneDrive.
Cliquez sur le bouton 
(visible en haut de la fenêtre, à droite
de la barre d’onglets) puis sur l’option Partager ou cliquez sur l’onglet Fichier puis sur l’option Partager.
Si le fichier à partager n’a pas été enregistré dans un espace de stockage en ligne, PowerPoint le signale :
Cliquez dans ce cas sur le bouton de l’espace de stockage en ligne à utiliser.
Lorsque la présentation a été ajoutée à l’espace de stockage, la fenêtre Partager s’actualise :
La fenêtre propose plusieurs modes de partage que nous décrivons ci-après.
Envoyer un lien de partage
La première section de la fenêtre permet d’envoyer un lien de partage directement par e-mail.
Partager une présentation dans PowerPoint Microsoft 365
Les manières de partager une présentation dans PowerPoint Microsoft 365 sont similaires à celles disponibles dans PowerPoint 2024, mais les interfaces et les options diffèrent légèrement.
Ouvrez la présentation à partager.
Cliquez sur la liste du bouton 
puis sur l’option Partager.
Vous pouvez également utiliser la commande Fichier - Partager.
La fenêtre Partager s’affiche. Si le fichier à partager n’a pas été enregistré dans un espace de stockage en ligne, PowerPoint le signale :
Cliquez dans ce cas sur le bouton de l’espace de stockage en ligne à utiliser.
Lorsque la présentation a été ajoutée à l’espace de stockage, la fenêtre Partager s’actualise :
Envoyer un lien de partage
Remplissez le champs Nom, groupe ou e-mail avec les noms ou les adresses e-mail des utilisateurs avec qui la présentation doit être partagée.
Cliquez sur la liste à côté du nom et choisissez une modalité de droits de modification :
-
Peut modifier pour autoriser les utilisateurs à voir, télécharger et modifier la présentation ;
-
Consultation possible pour autoriser la visualisation et le téléchargement mais pas la modification du fichier ;...
Gérer les accès à une présentation partagée
À tout moment, vous pouvez ajouter ou supprimer des utilisateurs, ou modifier le type d’accès au fichier.
Cliquez sur la liste du bouton et sélectionnez l’option Gérer l’accès.
L’onglet Personnes affiche les utilisateurs qui ont accès à la présentation et leurs droits.
L’onglet Groupes affiche les groupes avec qui le fichier est partagé.
L’onglet Liens affiche les différents liens générés et les éventuels utilisateurs avec qui ils ont été partagés :
Les possibilités de gestion ne sont pas les mêmes selon que le lien de partage au moment de sa génération a donné accès à Tout le monde ou à Des personnes spécifiques (cf. section Partager une présentation).
Modifier l’accès à une personne spécifique
Dans l’onglet Personnes (ou Groupes), cliquez sur l’utilisateur dont l’accès doit être modifié.
Une liste décrit les droits de modification de l’utilisateur sélectionné (Peut modifier ou Consultation possible). Pour modifier ses droits d’utilisation, ouvrez la liste, puis ouvrez la liste du bouton qui apparaît :
L’option Nous ne pouvons pas télécharger...
Co-éditer une présentation
Dès lors qu’une présentation a été partagée avec d’autres utilisateurs (cf. Partager une présentation), les utilisateurs disposant d’un droit de modification peuvent ouvrir et travailler simultanément sur la présentation. Avec PowerPoint 2024, pour co-éditer une présentation, tous les utilisateurs doivent y accéder via l’application en ligne PowerPoint pour le Web. Avec PowerPoint Microsoft 365, il est possible de co-éditer une présentation directement dans l’application de bureau ainsi que via l’application en ligne. Pour rappel, les fichiers placés dans une bibliothèque SharePoint ou une équipe Teams sont accessibles par tous les utilisateurs du site d’équipe ou de l’équipe Teams.
Lorsqu’un utilisateur reçoit le lien d’une présentation partagée par e-mail, il doit alors cliquer sur ce lien ou sur le nom de la présentation pour afficher la présentation.
Si la présentation a été envoyée à l’adresse de messagerie du compte Microsoft de l’utilisateur, ce dernier a aussi accès à cette présentation dans la liste Partagés de son espace de stockage OneDrive :
Si l’utilisateur est connecté à son compte Microsoft et s’il...
Insérer des commentaires
Cette technique vous permet d’annoter une présentation en associant des commentaires à une diapositive ou à un élément d’une diapositive. Les commentaires sont surtout utilisés dans une présentation qui est mise à disposition de plusieurs utilisateurs puisque toutes les personnes avec lesquelles la présentation est partagée pourront laisser des commentaires et y répondre.
Créer des commentaires
Affichez le volet Commentaires en
cliquant sur le bouton 
dans la barre
d’état ou en cliquant sur la partie supérieure
du bouton Afficher les commentaires du
groupe Commentaires de l’onglet Révision.
Le volet Commentaires s’affiche à droite de la fenêtre.
Affichez la diapositive à annoter et, si besoin, sélectionnez l’élément (texte ou sélection de texte, forme, image…) à annoter ; pour annoter l’ensemble de la diapositive, ne sélectionnez aucun élément.
Cliquez sur le bouton Nouveau du volet Commentaires ou, sur l’onglet Révision, cliquez sur le bouton Nouveau commentaire du groupe Commentaires.
Saisissez le texte du commentaire dans la zone
de saisie qui s’affiche dans le volet et validez en appuyant
sur les touches CtrlEntrée ou en cliquant
sur 
.
Une bulle de commentaire...
Marquer une présentation comme étant finale
Lorsque vous avez terminé les modifications dans une présentation et que vous souhaitez l’envoyer par messagerie électronique afin de la soumettre à d’autres utilisateurs, vous pouvez "protéger" cette présentation afin d’en empêcher les modifications.
Ouvrez, si besoin, la présentation concernée.
Cliquez sur l’onglet Fichier puis sur l’option Informations. Dans le volet central, cliquez sur le bouton Protéger la présentation puis sur l’option Marquer comme final.
PowerPoint vous indique que la présentation va être enregistrée.
Cliquez sur le bouton OK du message.
PowerPoint affiche une boîte de dialogue expliquant la finalité de cette fonctionnalité.
Pour ne plus afficher cette boîte de dialogue, activez l’option Ne plus afficher ce message puis cliquez sur le bouton OK.
Le libellé Lecture seule apparaît dans la barre de titre. Le ruban est automatiquement masqué. Si vous l’affichez, les commandes des différents onglets sont grisées donc indisponibles. La saisie est également impossible. Le message de la barre d’informations qui apparaît sous la barre d’onglets vous informe de l’état de la présentation.
Comparer des présentations
Si vous disposez de plusieurs versions d’une présentation, vous pouvez ensuite comparer les différentes copies pour afficher les modifications effectuées et, si besoin, les accepter pour les intégrer à la présentation d’origine (cf. Accepter ou refuser les modifications).
Ouvrez la présentation originale.
Cliquez sur l’onglet Révision puis sur le bouton Comparer du groupe du même nom.
Dans la boîte de dialogue qui s’affiche, double cliquez sur le nom du fichier avec lequel vous souhaitez le comparer.
Le volet Révisions s’affiche à droite de la fenêtre, l’onglet DÉTAILS est, par défaut, actif. Dans le cadre Modifications des diapositives de ce volet, sont listées les modifications apportées à la diapositive active ; dans le cadre Modifications de la présentation, ce sont les modifications de la présentation qui sont répertoriées, telles que l’application d’un thème, la suppression ou l’insertion d’une diapositive par exemple.
Les modifications sont également symbolisées par des balises présentes sur la diapositive active et dans le volet des Diapositives. Si une modification concerne plusieurs diapositives, une balise apparaît dans la partie supérieure...
Accepter ou refuser les modifications
Ouvrez la présentation originale et comparez-la à une de ses copies (cf. Comparer des présentations).
Pour accepter individuellement une modification, accédez à la diapositive concernée par la modification et cliquez sur la balise correspondante ou cliquez sur la modification dans le volet Révisions. Cliquez ensuite sur la case à cocher qui précède le détail de la modification ou cliquez sur le bouton Accepter du groupe Comparer de l’onglet Révision.
.Pour annuler une modification qui a été acceptée, cliquez sur la balise correspondante puis cliquez sur sa case à cocher pour la désactiver ou cliquez sur le bouton Refuser du groupe Comparer de l’onglet Révision.
Pour accepter toutes les modifications de la diapositive active, ouvrez la liste associée au bouton Accepter du groupe Comparer de l’onglet Révision et sélectionnez l’option Accepter toutes les modifications de cette diapositive.
Pour refuser toutes les modifications acceptées de la diapositive active, ouvrez la liste associée au bouton Refuser du groupe Comparer de l’onglet Révision et sélectionnez l’option Refuser...
