SharePoint, l'environnement Microsoft dédié aux intranets, est utilisé par des centaines de millions de personnes. Il couvre des usages très différents d'une entreprise à une autre et fait travailler ensemble des métiers multiples.

Ce support s'adresse à toute personne chargée d'une mission de pilotage d'un projet intranet qui doit maitriser les bases de la conception et comprendre les possibilités fonctionnelles de SharePoint : le travail collaboratif, monde du partage et de l'organisation, la gestion documentaire, monde du classement et de l'automatisme et la publication, monde de la communication unidirectionnelle où les rôles sont définis entre auteur et lecteur. Il couvre la version 2016 de Sharepoint Server mais également la version Online intégrée à Office 365 (version de mai 2017).

Si SharePoint n'est pas encore déployé dans l'entreprise, quelle édition choisir en fonction du projet visé ? À l'inverse, si SharePoint est implanté dans l'entreprise, quelles contraintes seront imposées si le projet à mettre en place est un sous-niveau d'une collection de sites ? Ce livre a comme objectif de vous donner toutes les informations nécessaires à la mise en place et au suivi d'un tel projet et aidera les organisateurs, animateurs d'un site ou responsables d'une bibliothèque, à dialoguer avec le service informatique, administrateurs et développeurs, acteurs indispensables de ce type de projet. Mais il intéressera également l'informaticien qui doit, au-delà de son univers technique, comprendre les possibilités de cet outil à facettes multiples et proposer aux utilisateurs les fonctionnalités les plus utiles, les méthodes les plus pertinentes.

Tout au long de cet ouvrage, vous découvrirez :
- les fondamentaux : architecture des conteneurs d'information et gestion des autorisations,
- la mise en place des fonctions les plus simples permettant de créer des sites collaboratifs légers et d'utiliser le réseau social de SharePoint,
- la mobilisation de fonctionnalités d' « entreprise » pour organiser une GED ou un site de publication ainsi que les workflows pour dynamiser la circulation de l'information.

Cet ouvrage veut à la fois apporter un éclairage sur les fonctionnalités (ce que l'on peut faire), expliquer en pratique les bases de la conception (comment faire) et conseiller sur les choix d'organisation les plus efficaces.

Téléchargements

• Extrait du livre

Introduction

1. A. Préliminaires
2. B. À qui s’adresse ce livre ?
3. C. Objectifs d’un intranet collaboratif
   1. 1. Définitions
   2. 2. Enjeux
   3. 3. Outils qui peuvent entrer dans le cadre d’un intranet collaboratif
4. D. Au-delà du collaboratif
5. E. Présentation de SharePoint
   1. 1. Définition
   2. 2. Fonctionnalités officielles
   3. 3. Scénarios d’utilisation
6. F. Métiers et profils autour de SharePoint
   1. 1. Concepteur
   2. 2. Utilisateur
   3. 3. Informaticien
7. G. Horizon de cet ouvrage
   1. 1. Objectifs
   2. 2. Limitations
   3. 3. Étapes de découverte

Comprendre l'architecture et organiser son espace SharePoint

1. A. Partir de zéro ?
   1. 1. Si votre espace vous est imposé
   2. 2. Standard, Entreprise, Online : quelle édition ?
   3. 3. Acquérir un environnement SharePoint interne ou s’abonner à un service hébergé
   4. 4. Identifier les utilisateurs
2. B. Arborescence des conteneurs
   1. 1. Les applications web et les collections de sites
   2. 2. Espaces de rangement : les bibliothèques
   3. 3. Outils d’organisation : les listes
3. C. Les autorisations
   1. 1. Mécanisme
   2. 2. Les groupes d’utilisateurs
      1. a. Créer un groupe SharePoint
      2. b. Paramétrer le groupe
      3. c. Usage des groupes standards
   3. 3. Personnaliser les autorisations
      1. a. Accéder à la page de gestion des autorisations
      2. b. Personnaliser les autorisations
      3. c. Vérifier les autorisations réelles
   4. 4. Les niveaux
4. D. Structurer l’environnement
   1. 1. Créer des espaces de test
   2. 2. Organisation hiérarchique ou fonctionnelle
5. E. Navigation
   1. 1. Le volet Lancement rapide et la barre de liens
   2. 2. Le ruban
   3. 3. Les listes de liens
   4. 4. Les liens dans les pages
6. F. Les évolutions 2016

Créer un site collaboratif simple

1. A. Le site d’équipe et ses possibilités par défaut
   1. 1. Introduction
   2. 2. Démarrer avec un site d’équipe standard
   3. 3. Créer un site secondaire (sous-site)
   4. 4. Découvrir la bibliothèque de documents
   5. 5. Stocker et partager un document
      1. a. Ajouter un ou plusieurs documents
      2. b. Enregistrer un fichier
      3. c. Ouvrir avec l’Explorateur de fichiers
      4. d. Connecter Outlook
      5. e. Synchroniser une bibliothèque sur son poste
      6. f. Co-éditer un document
      7. g. Extraction et archivage
   6. 6. Utiliser les listes
      1. a. Créer une liste
      2. b. Calendrier
      3. c. Tâches
      4. d. Contacts
      5. e. Enquête
      6. f. Liens
      7. g. Suivis de problèmes
      8. h. Discussions
2. B. Organiser une bibliothèque
   1. 1. Paramétrer l'approbation et les versions d'un document
   2. 2. Paramétrer les colonnes
      1. a. Ajouter une colonne dans une bibliothèque
      2. b. Modifier/supprimer une colonne
   3. 3. Listes de référence
      1. a. Création d’une liste de référence
      2. b. Import d’une liste préexistante
      3. c. Utilisation d'une liste de référence dans une bibliothèque
   4. 4. Exemple d’utilisation des propriétés
   5. 5. Affichages
      1. a. Les types d'affichage
      2. b. Créer un affichage
      3. c. Autres options d'un affichage
3. C. Classement : bons et mauvais usages des dossiers
   1. 1. Découverte des dossiers
   2. 2. Affichage groupé
   3. 3. Affichage sans dossiers
   4. 4. Exemples d'utilisation et contraintes
      1. a. Utilisation en bibliothèque
      2. b. Utilisation en liste
4. D. Page d’accueil et navigation
   1. 1. Démarche
   2. 2. Manipulation
      1. a. Affichage de la liste des pages
      2. b. Modifier une page
      3. c. Créer une nouvelle page d'accueil
      4. d. Organiser la disposition de la page
      5. e. Insérer des images et documents joints
   3. 3. Utiliser les composants WebPart
   4. 4. Propriétés générales des composants WebPart
      1. a. Contenu
      2. b. Apparence
      3. c. Paramètres avancés
   5. 5. Les composants d'application
      1. a. Affichage d'un composant WebPart
      2. b. Quelques cas de composants WebPart de type Liste
      3. c. Quelques cas de composants WebPart d'une bibliothèque
   6. 6. Gérer les liens de navigation
      1. a. La navigation automatique
      2. b. La navigation automatique adaptée
      3. c. Les listes de liens
      4. d. Les liens manuels
5. E. Quelques outils complémentaires
   1. 1. Listes personnalisées
   2. 2. Alertes
      1. a. Poser une alerte
      2. b. Gérer les alertes
   3. 3. Se connecter et exporter
      1. a. Connexion à Outlook
      2. b. Connexion à Office
      3. c. Exporter vers Excel
      4. d. Ouvrir dans Access ou dans Project
6. F. Apparence du site
   1. 1. Logo
      1. a. Logo global
      2. b. Logo commun à tout votre espace
      3. c. Logo personnalisé par sous-site
   2. 2. Couleurs et présentation
7. G. Organiser l'approbation de contenu
   1. 1. Paramétrer l’approbation pour une bibliothèque
   2. 2. Mise en place
8. H. Réseau social d'entreprise
   1. 1. L'espace personnel
      1. a. Se présenter et afficher des éléments d'activité
      2. b. Stocker son contenu personnel et le partager
      3. c. Suivre l'activité des autres et évaluer les contenus
      4. d. Être trouvé par le moteur de recherche
   2. 2. Le modèle de site communautaire
9. I. Récapitulatif

Enrichir et dynamiser les sites

1. A. Introduction
2. B. Les flux de travail (workflows)
   1. 1. L’outil Flux
   2. 2. Disponibilité des processus de travail standards
   3. 3. Automatiser le circuit d'approbation avec le workflow standard
   4. 4. Appliquer le flux de travail à un document
   5. 5. Options des flux de travail
3. C. La gestion documentaire
   1. 1. Les types de contenu
   2. 2. Ensembles de documents
   3. 3. Les métadonnées gérées
      1. a. Créer un ensemble de termes
      2. b. Exploiter l’ensemble de termes dans une bibliothèque
      3. c. Renseigner un terme dans un document
      4. d. Utiliser l’ensemble de termes comme critère de filtre
      5. e. Résultat
      6. f. Option de l'ensemble de termes
   4. 4. L'organisateur de contenu
   5. 5. Stratégies de gestion de l'information
      1. a. Affecter une stratégie à un type de contenu
      2. b. Affecter une stratégie à une bibliothèque
4. D. Publication rapide : annonces, blogs et pages Wiki
   1. 1. Usages comparés
   2. 2. Liste d’annonces
      1. a. Saisie
      2. b. Affichage
   3. 3. Blog
   4. 4. Bibliothèque de pages Wiki
      1. a. Usages et concepts
      2. b. Créer une bibliothèque Wiki
      3. c. La page d'accueil du site
      4. d. Structurer la navigation dans la bibliothèque
5. E. Le portail de publication
   1. 1. Usages et concepts : division des rôles
   2. 2. Le site
   3. 3. Aspect et navigation
   4. 4. Les pages
   5. 5. Circuit de publication
6. F. Filtrer et rechercher
   1. 1. Filtres
      1. a. Le volet Filtre
      2. b. Les composants WebPart de filtre
      3. c. Connexion de liste
      4. d. Autres composants WebPart de filtre
      5. e. Formulaire InfoPath
   2. 2. Recherche
      1. a. L'indexeur
      2. b. Le requêteur
      3. c. Manipulation
   3. 3. Remontée de contenu
7. G. Décisionnel
   1. 1. Excel Services
   2. 2. Tableaux de bord et reporting
8. H. Boîtes aux lettres
   1. 1. Adresse mail de bibliothèque
   2. 2. Boîte aux lettres de site d’équipe
      1. a. Créer la boîte aux lettres
      2. b. Utilisation
      3. c. Gérer les pièces jointes
   3. 3. Groupes Office 365

Synthèse

1. A. Les bonnes pistes
   1. 1. Encadrer sans verrouiller
   2. 2. Sous-sites ou bibliothèques multiples
2. B. Mobilisez vos informaticiens
   1. 1. Administration
      1. a. Extranet
      2. b. Applications Web Apps, OneDrive Pro et usage mobile
      3. c. Audiences et niveaux d’autorisation
   2. 2. Développements
      1. a. PowerApps
      2. b. Formulaires InfoPath
      3. c. Design
      4. d. Développements applicatifs
3. C. Accompagnez vos collaborateurs
   1. 1. Procédez par étapes
   2. 2. La formation et l’assistance
   3. 3. Réseau social et espace personnel
   4. 4. Le rôle de la direction générale
   8. Index