Aujourd'hui, plus que jamais, la chaîne de traitement de l'information est une chaîne à forte valeur ajoutée. Elle doit être pensée et organisée de manière fonctionnelle et rationnelle. Cette chaîne suit plusieurs étapes : l'export/import des données entre les divers logiciels, la mise à jour en temps réel de ces données, le traitement pertinent et harmonieux des données et enfin, la création d'affichages efficients selon le type de données à analyser.

Ce support s'adresse aux cadres, décideurs, dirigeants...à toute personne ayant à piloter des informations par l'intermédiaire de tableaux de bord pertinents en vue de faciliter la prise de décision et le suivi des activités. Il a été rédigé avec la version 2016 d'Excel.

Vous commencerez par découvrir l'approche méthodologique liée à la mise en place d'un tableau de bord, nous détaillerons ensemble ses composantes essentielles que sont les indicateurs : comment construire des indicateurs et comment les rendre vivants et intelligibles. Nous verrons dans le détail le travail de préparation sur les données sources : quelles sont les données nécessaires, comment les importer et les rendre exploitables puis comment concevoir le tableau de bord en choisissant un type de navigation et une disposition efficace des éléments.

Ensuite vous approfondirez vos connaissances en construisant plusieurs exemples de tableaux de bord basés sur des cas réels issus de divers secteurs d'activité : le tableau de bord comptable et financier, celui de l'activité commerciale, le tableau de bord de l'activité logistique, des ressources humaines (suivi des heures)...

Pour finir, nous ferons une présentation rapide de PowerPivot pour vous montrer comment travailler sur des fichiers d'origines différentes et nous vous présenterons des techniques basées sur les macro-commandes et le langage VBA qui vous permettront d'automatiser la gestion des données et la conception de vos tableaux afin de réduire, plus encore, les temps de traitement.

Vous mettrez ainsi en pratique de nombreuses fonctionnalités avancées d'Excel qui vous permettront de traiter et synthétiser en temps réel les différentes informations relatives à votre structure afin de prendre, en toute connaissance de cause, les bonnes décisions.

Les fichiers nécessaires à l'élaboration des tableaux de bord sont disponibles en téléchargement sur le site des Editions ENI, www.editions-eni.fr.

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Définir le tableau de bord

1. A. Rôle du tableau de bord
   1. 1. Quelle est la place du tableau de bord dans la stratégie ?
   2. 2. Le rôle du tableau de bord : définir et suivre des objectifs
2. B. Organisation du tableau de bord
   1. 1. Types d’organisation d’un classeur
   2. 2. Les onglets type d’un classeur bien structuré
3. C. Comment alimenter le tableau de bord ?
   1. 1. Exploiter les données existant dans l’entreprise (données internes)
   2. 2. Collecter les données par la saisie ou autre moyen
      1. a. Type de traitement (part du « mécanique » et place de l’humain)
      2. b. Estimer l’effort : coût de mise en œuvre
      3. c. La saisie des données
   3. 3. Récupérer des données provenant de sources externes
4. D. Diffusion du tableau de bord
   1. 1. Qui doit y avoir accès ?
      1. a. Le tableau de bord personnel
      2. b. Le tableau de bord par département
   2. 2. Où stocker le tableau de bord ?
   3. 3. Quel type d’accès ?
5. E. Mise à jour du tableau de bord
   1. 1. Quand ?
   2. 2. Comment ?
6. F. Quelques conseils

Définir les indicateurs de réussite

1. A. Identifier les différents besoins
   1. 1. Où se placent les indicateurs dans la stratégie ?
2. B. Principales caractéristiques des indicateurs
   1. 1. Pertinence
   2. 2. Formulation dans Excel
   3. 3. Définir des priorités
   4. 4. Quelle est la plage de variation optimale de chaque indicateur ?
   5. 5. Quelle est la fréquence de suivi des indicateurs ?
3. C. Construire des indicateurs vivants et intelligibles
   1. 1. Indicateurs et alertes
   2. 2. Choisir la meilleure mise en forme
      1. a. Avec la mise en forme conditionnelle
      2. b. Sans mise en forme conditionnelle
      3. c. Les compteurs et vumètres
      4. d. Les thermomètres et jauges
      5. e. Les graphiques

Les données

1. A. Les données sources
   1. 1. Définitions
   2. 2. Fiabilité
   3. 3. Quelles sont les données nécessaires à l'élaboration de mon tableau de bord ?
   4. 4. Exemple des données sources
   5. 5. Recommandations
   6. 6. La préparation des données
2. B. Importer des informations à partir de sources diverses
   1. 1. Présentation de quelques types de fichiers
   2. 2. Comment convertir les données au format Excel ?
      1. a. À partir d’un fichier CSV
      2. b. À partir d’un fichier texte délimité
      3. c. À partir d’un fichier texte fixe
      4. d. À partir d’une base de données Access
      5. e. À partir d’un fichier Adobe Acrobat (PDF)
      6. f. À partir d’un fichier XML
3. C. Préparer vos données pour utiliser des éléments conformes
   1. 1. Préparer ses données, pourquoi ?
      1. a. Dissocier des codes postaux
      2. b. Transformer en nombres des valeurs stockées sous forme de textes
      3. c. Mettre en forme des codes postaux importés
      4. d. Mettre en forme des numéros de téléphone importés
      5. e. Séparer les noms et prénoms
      6. f. Être efficace avec les données de type Date
      7. g. Éliminer les doublons
4. D. La saisie des données
   1. 1. Contrôler les données saisies
   2. 2. Utiliser un formulaire de saisie

Élaboration du tableau de bord

1. A. Introduction
2. B. Créer le sommaire du tableau de bord à l’aide de liens hypertextes
   1. 1. Créer un lien vers une page web
   2. 2. Créer un lien vers une adresse e-mail
   3. 3. Créer un lien vers une autre feuille du classeur
   4. 4. Insérer un bouton pour revenir au sommaire
   5. 5. Première mise en forme du sommaire
   6. 6. Créer un lien vers un dossier de l’Explorateur Windows
   7. 7. Créer un lien vers un autre classeur
   8. 8. Créer un lien vers un signet
3. C. Utiliser la fonction LIEN_HYPERTEXTE()
   1. 1. Liens vers des disques durs et des dossiers
   2. 2. Liens vers un onglet dans le classeur courant ou dans un autre classeur
   3. 3. Liens variables
4. D. Récupérer le contenu de certaines cellules
5. E. Optimiser le sommaire
   1. 1. Créer des zones par thème ou par département d’entreprise
   2. 2. Des liens toujours accessibles
   3. 3. Des liens iconographiques

Le tableau de bord comptable et financier

1. A. Introduction
2. B. Consolider des données financières de plusieurs entités
   1. 1. Objectif
   2. 2. Les données
   3. 3. Les formules « 3D »
   4. 4. Les actions
   5. 5. Évolutions possibles
3. C. Simplifier la récupération de données cycliques de la comptabilité
   1. 1. Objectif
   2. 2. Les données
   3. 3. Les fonctions utilisées
   4. 4. Les actions
      1. a. Mettre en place le compte de résultat mensuel
      2. b. Mettre en place des données manquantes de la ventilation
      3. c. Mettre en place le découpage analytique
      4. d. Mettre en place les comptes mensuels
      5. e. Effectuer les calculs dans le compte de résultat cumulé
   5. 5. Les évolutions possibles
4. D. Récupération cyclique des données (import)
   1. 1. Objectif
   2. 2. Les données
   3. 3. Les formules
      1. a. Les formules de contrôle de l’existence des onglets
      2. b. Les formules nb.si et somme.si.ens dans les feuilles d’analyse mensuelle
      3. c. Les formules de navigation du sommaire
   4. 4. Les actions
   5. 5. Les évolutions possibles

Tableau de bord de suivi commercial

1. A. Présentation
   1. 1. Les données sources
   2. 2. Présentation de l’objectif à atteindre
2. B. Conception du tableau de bord
   1. 1. Travail préparatoire
   2. 2. Les formules de calcul de la feuille TB
   3. 3. Les indicateurs graphiques de comparaison objectif/réalisé
   4. 4. Insertion du smiley
   5. 5. Affichage des noms des meilleurs commerciaux
   6. 6. Mise en évidence du domaine d‘intervention le plus important
3. C. Conclusion

Le tableau de bord de l'activité logistique

1. A. Présentation
   1. 1. Objectif
   2. 2. Productions et pertes totales
   3. 3. Productions mensuelles par produit
2. B. Utilisation des fonctions de synthèse multicritères
   1. 1. Production totale réelle
   2. 2. Insérer de l'indicateur graphique
   3. 3. Utilisation du calcul matriciel
      1. a. Production totale mensuelle réelle par produit
   4. 4. Insérer des mini graphiques dans la colonne B

Les tableaux croisés dynamiques

1. A. Introduction
2. B. Créer un tableau croisé dynamique simple
   1. 1. Les données sources
   2. 2. Conception du tableau croisé
   3. 3. Mise en forme du tableau croisé
   4. 4. Rajouter le nombre total de colis livrés
   5. 5. Insérer un champ calculé
   6. 6. Supprimer un champ calculé
   7. 7. Modifier un champ calculé
   8. 8. Filtrer un tableau croisé
3. C. Mettre à jour un tableau croisé dynamique
   1. 1. Cas 1 : La plage source a le même nombre de lignes
   2. 2. Cas 2 : Le nombre de lignes de la plage source a été modifié
4. D. Créer un tableau croisé utilisant des données horaires
   1. 1. Insérer le tableau
   2. 2. Appliquer une mise en forme conditionnelle
5. E. Créer un tableau de bord utilisant plusieurs tableaux croisés dynamiques
   1. 1. Objectif
   2. 2. Préparation
   3. 3. Chiffre d’affaires par client
   4. 4. Dépenses par type
   5. 5. Calcul de la marge
   6. 6. Top 5 des clients
   7. 7. Calcul de la part du chiffre des cinq plus gros clients par rapport au chiffre d’affaires total
   8. 8. Insérer une chronologie pour filtrer les tableaux croisés
6. F. Conclusion

Tableau de bord avancé suivi des heures

1. A. Présentation
   1. 1. Les données sources
   2. 2. Nombre d'heures mensuelles travaillées sur chaque chantier
   3. 3. Indicateurs graphiques
2. B. Le tableau de bord
   1. 1. Présentation
   2. 2. Tableaux préparatoires
   3. 3. Les graphiques
   4. 4. Affichage des heures et du taux
3. C. Navigation dans les feuilles
   1. 1. Les boutons de la feuille TB
   2. 2. Le bouton de la feuille StatMens
4. D. Protection des tableaux
   1. 1. Intérêt
   2. 2. Protéger la feuille TB
   3. 3. Protéger la feuille StatMens

Optimisation du pilotage et impression

1. A. Introduction
2. B. Pilotage par des contrôles de formulaires
   1. 1. Les différents contrôles
      1. a. Toupie
      2. b. Barre de défilement
      3. c. Case à cocher
      4. d. Case d’option
      5. e. Zone de liste
      6. f. Bouton
      7. g. Étiquette
   2. 2. Mise en application des contrôles
      1. a. Choix d’une année à l'aide d'un contrôle Toupie
      2. b. Choix d’un mois à l'aide d'une liste déroulante
      3. c. Variation de pourcentage à l'aide d'un contrôle Toupie
      4. d. Affichage d'une liste code postal et ville à l'aide d’une barre de défilement
      5. e. Erreur sur la barre de défilement
      6. f. Afficher certains contrôles sur commande
3. C. Autres exemples d’utilisation des contrôles de formulaire
   1. 1. Suivi de la fréquentation d’un site Web
   2. 2. Pyramide par tranche d’âge et par département
4. D. L’impression

Power Pivot

1. A. Introduction
2. B. Importation des sources de données
3. C. Création d'un tableau croisé dynamique

Les techniques avancées d’automatisation

1. A. Introduction
2. B. Utiliser des macros
3. C. Les macros indispensables au tableau de bord
   1. 1. Historisation
   2. 2. Liste des onglets du classeur
   3. 3. Liste des noms d'un classeur
   4. 4. Lister les fichiers du dossier actif
4. D. Les macros de retraitement
   1. 1. Sur des dates
   2. 2. Sur des noms/prénoms
5. E. Classer vos données
6. F. Envoi d'une feuille du tableau de bord par Outlook
7. G. En conclusion
10. Index