Recherche et découverte de connaissances et Microsoft 365

Définition

Un dispositif de recherche et de découverte de connaissances est conçu pour faciliter l’accès, la découverte et l’exploitation optimale des informations et des savoirs au sein d’une organisation.

Ce dispositif s’appuie sur un ensemble de processus, d’outils, de méthodologies et de technologies avec pour objectif principal de transformer des éléments bruts ou des informations éparses en connaissances pertinentes et exploitables.

Pour ce faire, il utilise souvent des techniques d’analyse avancées, telles que l’analyse de données, l’apprentissage automatique et l’intelligence artificielle.

Ce type de dispositif de KM repose sur deux dimensions complémentaires mais avec des spécificités propres :

La recherche offre un chemin pour accéder rapidement à des informations connues, tandis que la découverte ouvre la voie à l’innovation, à l’apprentissage et à l’évolution en identifiant des connaissances nouvelles ou cachées. Ensemble, elles forment un continuum dynamique qui alimente et renforce la base de connaissances d’une organisation.

Différents types de dispositif de recherche et de découverte de connaissances

Du fait des deux dimensions sur lesquelles repose un tel dispositif et la dualité entre recherche et découverte, on peut identifier trois types de dispositifs de recherche et de découvertes de connaissances généralement mis en œuvre dans les organisations :

Processus de recherche et de découverte de connaissances

Pour faire fonctionner un dispositif de recherche et de découverte de connaissances, plusieurs processus sont nécessaires :

Processus du dispositif de recherche et de découverte de connaissances

Il est à noter que ces processus doivent être considérés comme un ensemble récursif et cyclique. Chaque étape peut déclencher une répétition d’une étape précédente ou influencer la manière dont une étape ultérieure est menée. De plus, avec les retours d’expérience et les nouvelles connaissances acquises, le système s’adapte et évolue, renforçant ainsi cette nature cyclique.

En effet, la première étape consiste à rassembler des contenus de différentes sources. Cependant, à mesure que de nouveaux contenus sont créés ou identifiés, ils doivent être régulièrement collectés et agrégés pour actualiser la base de données.

Une fois les contenus collectés et agrégés, ils sont indexés pour faciliter leur recherche ultérieure. Mais chaque fois qu’il y a une nouvelle collecte, il y a une nouvelle nécessité d’indexation.

Les utilisateurs effectuent des recherches pour accéder à des informations pertinentes. Cependant, les besoins de recherche évoluent avec le temps et en fonction des nouvelles connaissances découvertes, rendent le processus récursif.

En se basant sur les résultats de recherche et sur les données indexées, il est possible de découvrir de nouvelles connaissances ou des tendances....

Instance de gouvernance

Tout comme pour la localisation d’expertise, le Knowledge Manager peut avoir la responsabilité du pilotage du dispositif de recherche et de découverte des connaissances.

Mais, bien que le Knowledge Manager soit idéalement placé pour superviser et guider la mise en œuvre d’un dispositif de recherche et de découverte, la complexité et l’envergure d’un tel projet peuvent nécessiter une instance dédiée. Cette instance pourrait travailler en étroite collaboration avec le Knowledge Manager, tout en ayant des membres spécialisés pour gérer les différents aspects du dispositif.

Encore une fois, la taille et la structure de l’organisation, ainsi que les ressources disponibles, joueront un rôle crucial dans cette décision.

Une telle instance pourrait être composée de représentants de différentes parties prenantes de l’organisation, chacune jouant un rôle spécifique dans la mise en œuvre et la gestion du dispositif :

Cette instance aurait pour responsabilité de :

Sponsorship/leardership

L’engagement des leaders et des sponsors est fondamental pour le succès du dispositif dans la mesure où ils jouent un rôle crucial dans l’obtention de l’adhésion des équipes et dans l’impulsion du changement.

Pour la phase de collecte et agrégation, les leaders doivent souligner l’importance de la qualité des données. Ils doivent également mettre en avant la nécessité d’une mise à jour régulière des informations pour garantir la pertinence du système.

Lors de l’indexation, l’importance de la précision et de la rigueur doit être mise en avant.

Dans la phase de recherche, l’accent devra être mis sur l’efficacité de la recherche comme un avantage compétitif.

L’analyse et la découverte devront être vues comme une opportunité d’innovation, et pour la maintenance, l’importance de la mise à jour et de l’amélioration continue devrait...

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