Localisation d'expertise et Microsoft 365

Définition

Un dispositif de localisation d’expertise est un système qui permet aux collaborateurs d’une organisation de trouver des experts ou des groupes (équipes ou communautés) en fonction de leurs compétences, de leur expérience et de leur disponibilité. Il s’appuie sur un ensemble de processus et d’outils pour :

Un dispositif de localisation d’expertise n’est pas qu’une sorte d’annuaire dynamique qui s’adapte et se met à jour en fonction des nouvelles compétences, des projets réalisés, des publications, des formations suivies, etc. Il permet également de faciliter les interactions en proposant des experts à la fois compétents mais aussi et surtout disponibles pour être sollicités.

Par ailleurs, les différentes interactions entre utilisateurs et experts recèlent de nombreuses connaissances qu’il peut être utile de mettre à disposition du reste de l’organisation. Un système complet de localisation d’expertise doit donc permettre de capitaliser les connaissances importantes et pouvant être utiles...

Différents types de localisation d’expertise

En pratique, la localisation d’expertise se matérialise au travers de trois grands types de dispositifs :

Processus de localisation d’expertise

Pour fonctionner, un dispositif de localisation d’expertise repose sur plusieurs processus :

Processus du dispositif de localisation d’expertise

Après la mise en œuvre initiale et le fonctionnement courant du dispositif, les retours d’expérience permettent d’identifier les points d’amélioration. Ces améliorations peuvent alors influencer la manière dont les experts sont identifiés, comment les profils sont créés et maintenus, ou comment les échanges sont capitalisés, relançant ainsi le cycle. 

Par ailleurs, ces processus sont étroitement liés et interdépendants. L’identification des experts est essentielle pour créer des profils d’expertise pertinents. Une fois les profils établis, ils facilitent la mise en relation. La qualité de cette mise en relation a une incidence sur la nature des échanges et, par conséquent, sur la capitalisation des connaissances. Enfin, la capitalisation effective des échanges et les retours d’expérience dépendent de la qualité des trois premiers processus.

Le caractère cyclique de ces processus assure une amélioration continue, tandis que l’imbrication garantit la robustesse et la cohérence du système dans son ensemble.

Identification des experts

L’identification des experts est la première étape pour localiser et mobiliser efficacement les expertises au sein de l’organisation. Cette étape est essentielle pour assurer la pertinence et l’efficacité du dispositif.

Ce processus repose sur les étapes suivantes :

Instance de gouvernance

Un dispositif de localisation d’expertise n’a pas forcément besoin d’être piloté par une instance spécifique. Le Knowledge Manager pourrait parfaitement tenir ce rôle.

Cependant, il pourrait être bénéfique d’avoir une instance dédiée compte tenu de ses défis uniques.

Tout d’abord, la mise en œuvre d’un tel dispositif peut être complexe. Identifier précisément l’expertise d’une personne nécessite souvent des algorithmes avancés, des métriques et des feedbacks continus.

De plus, il peut y avoir des préoccupations liées à l’éthique et la confidentialité concernant la manière dont les données sur les compétences et expertises des individus sont collectées, stockées et partagées.

Enfin, il peut être nécessaire de convaincre les experts potentiels de s’inscrire, de mettre à jour leurs profils et de répondre aux demandes. Cela peut nécessiter des efforts de communication et de marketing ciblés.

La décision de mettre en place ou non une instance dédiée dépendra de la taille de l’organisation, de la complexité du dispositif envisagé, et des ressources disponibles.

Si une telle instance devait être mise en place, celle-ci aurait intérêt à fédérer des représentants :

Elle aurait pour responsabilités :

Sponsorship/leardership

La valorisation des experts est primordiale pour leur engagement. En leur offrant des reconnaissances, des avantages ou des incitatifs, leur investissement dans le dispositif est renforcé. Les leaders d’équipes ont un rôle déterminant : ils doivent identifier et recommander activement des experts potentiels parmi leurs collaborateurs.

Concernant les utilisateurs finaux, il est impératif que les responsables encouragent l’utilisation du dispositif, instaurant une culture où la recherche d’un expert est instinctive. 

Les gestionnaires du dispositif sont le pilier de cette initiative, et leur engagement nécessite le soutien inconditionnel de la direction. Ces derniers, reconnaissant le rôle crucial des gestionnaires, doivent leur garantir les moyens nécessaires pour une gestion optimale.

Communication

La clarté dans la communication est essentielle. Pour les experts, cela passe par des informations précises sur leurs rôles et responsabilités, au travers par exemple de la création et la distribution...

Présentation de Delve et de Viva Engage

Delve

Microsoft Delve est un outil de gestion de profil, de recherche et d’organisation et de découverte d’informations basé sur l’intelligence artificielle (IA).

Il offre une variété de fonctionnalités pour aider les utilisateurs à trouver les informations et les personnes dont ils ont besoin. Ces fonctionnalités comprennent :

• gestion du profil Microsoft 365 : Delve permet à chaque utilisateur Microsoft 365 de se présenter, de mettre en avant ses atouts et d’expliquer sur quoi il travaille actuellement ;

• recommandations : Delve recommande aux utilisateurs des informations et des profils d’autres utilisateurs pertinents en fonction de leur profil et de leurs activités ;

• recherche intelligente : Delve comprend une recherche intelligente qui permet aux utilisateurs de trouver des informations et des personnes pertinentes ;

• filtrage : Delve permet aux utilisateurs de filtrer les résultats de la recherche en fonction de critères tels que le type de contenu, la date de création ou la source ;

• partage : Delve permet aux utilisateurs de partager des informations facilement avec d’autres personnes.

De manière concrète, Delve met à disposition de chaque utilisateur un espace personnel.

Delve est alimenté par Microsoft Graph qui étudie la manière de travailler de l’utilisateur et propose sur sa page de profil le contenu le plus approprié à son activité comme les derniers fichiers en ligne utilisés et des fichiers partagés par lui ou par d’autres.

Cette page donne également accès aux pages de profil des personnes qu’il contacte régulièrement et aux fichiers partagés sur lesquels ils travaillent.

Depuis sa page de profil, l’utilisateur a également la possibilité d’effectuer des recherches de fichiers ou de contacts, d’organiser ses fichiers et de mettre à jour son profil.

Exemple de recommandations de documents dans l’entourage de l’utilisateur