Dans toute structure, le volume des données produites ne cesse de croître : données R.H., comptables, commerciales, financières ou données relatives à la qualité, à la productivité... Cette masse de données n'a d'intérêt que si elle est exploitée comme source à des tableaux de synthèse afin de mettre en évidence certains indicateurs pertinents utiles au gestionnaire.

Une feuille de calcul Excel peut contenir plus d'un million de lignes. Obtenir des statistiques pertinentes et si besoin est, en temps réel sur une telle masse de données est inconcevable sans outils adaptés. Mais comme pour un artisan, disposer d'un bon outil ne suffit pas, il faut aussi et surtout savoir s'en servir. Que vous ayez besoin dans votre fonction d'analyses journalières, hebdomadaires ou mensuelles, Excel dispose d'outils puissants pour faciliter l'analyse de données.

Ce support, rédigé avec Excel 2016, s'adresse à toute personne dont la fonction nécessite de manière régulière et fréquente l'importation, le traitement et l'analyse de grandes masses de données. Il va vous permettre d'aborder les différentes techniques utilisables au quotidien, de l'utilisation des tables de données jusqu'au calcul matriciel. Sera aussi abordée la conception de tableaux de bord mettant en évidence des indicateurs graphiques et chiffrés.

Les premiers chapitres expliquent comment importer différents types de données et comment les préparer afin de permettre des analyses efficaces. Vous verrez ensuite comment les filtrer, les classer et synthétiser les données de nombreuses feuilles en tableaux de synthèses pertinents en utilisant parfois des fonctions méconnues d'Excel. Vous utiliserez ensuite les outils permettant de mettre en forme ces données pour en faciliter l'analyse : les mises en forme conditionnelles et les graphiques proposés par Excel. Vous irez plus loin dans l'analyse grâce aux outils de simulation, aux tableaux croisés dynamiques. Pour terminer, vous concevrez des tableaux de bord pour le suivi de vos données et découvrirez PowerPivot.

Les exemples présentés dans ce livre sont disponibles en téléchargement sur le site des Editions ENI www.editions-eni.fr.

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Introduction

1. A. Introduction
   1. 1. Préliminaires
   2. 2. L’obtention des données sources
   3. 3. La préparation des données sources
   4. 4. Les outils d’analyse et de simulation
   5. 5. Les outils de présentation des informations
2. B. Les données
   1. 1. Définitions
   2. 2. Fiabilité
   3. 3. Phase préparatoire
   4. 4. Exemple de données sources
   5. 5. Recommandations

Importation et préparation des données

1. A. Importer des informations à partir de sources diverses
   1. 1. Présentation de quelques types de fichiers
   2. 2. Comment convertir les données au format Excel
      1. a. À partir d’un fichier CSV
      2. b. À partir d’un fichier texte délimité
      3. c. À partir d’un fichier texte fixe
      4. d. À partir d’une base de données Access
      5. e. À partir d’un fichier Adobe Acrobat (PDF)
      6. f. À partir d’un fichier XML
      7. g. À partir d’une page Web
2. B. Préparer vos données pour utiliser des éléments conformes
   1. 1. Préparer ses données, pourquoi ?
      1. a. Transformer des valeurs stockées sous forme de textes en nombres
      2. b. Mettre en forme des codes postaux importés
      3. c. Préparer et adapter les textes à vos besoins
      4. d. Être efficace avec les données de type date
      5. e. Éliminer les doublons

Techniques de travail sur des grands ensembles de données

1. A. Trier les informations
   1. 1. Classer les données sur un niveau
      1. a. Trier des textes par ordre alphabétique
      2. b. Trier des valeurs numériques par ordre décroissant
      3. c. Trier des dates de la plus ancienne à la plus récente
      4. d. D’autres méthodes de tris
      5. e. Trier une colonne sans modifier l’ordre des autres colonnes
   2. 2. Classer les données sur plusieurs niveaux
      1. a. Trier sur trois critères
      2. b. Trier sur deux critères en respectant la casse
   3. 3. Classer les données horizontalement
2. B. Filtrer les données
   1. 1. Préliminaires
   2. 2. Filtrer une base de données
      1. a. Par valeur de liste
      2. b. Par couleur
      3. c. Par icône de cellules
      4. d. Filtres textuels
      5. e. Filtres numériques
      6. f. Filtres chronologiques
      7. g. À l’aide de segments
      8. h. Vers un autre emplacement

Réaliser des calculs sur des ensembles de données

1. A. Effectuer vos premières synthèses
   1. 1. À l’aide de formules
   2. 2. Insérer des sous-totaux puis organiser les résultats à l’aide du mode plan
2. B. Maîtriser les fonctions de calcul importantes
   1. 1. Quelles fonctionnalités et fonctions utiliser pour des synthèses simples ?
      1. a. Présentation
      2. b. Les fonctions nb.si, somme.si et moyenne.si
   2. 2. Synthèses multicritères, les fonctionnalités à maîtriser
      1. a. Présentation
      2. b. Comment utiliser des listes déroulantes pour filtrer vos synthèses calculées
      3. c. Construire un tableau quadridimensionnel
   3. 3. Obtenir une information ciblée dans une base de données
      1. a. Présentation
      2. b. Comment utiliser la fonction RechercheV pour rechercher une information exacte
      3. c. Simplifier les calculs qui utilisent des tranches de valeurs
   4. 4. Maîtriser les fonctions de base de données afin de combiner les critères complexes
      1. a. Présentation
      2. b. Mettre en œuvre les fonctions de base de données
      3. c. Quelques exemples de critères utilisables
      4. d. Rechercher une information en fonction de plusieurs critères
3. C. Gérer les problèmes complexes grâce au calcul matriciel
   1. 1. Principe
   2. 2. Appliquer cette technique à quelques exemples concrets
      1. a. Nombre d'hommes âgés de plus de 30 ans
      2. b. Totaliser uniquement les parties entières d’un ensemble de valeurs
      3. c. Obtenir une statistique pour un type de client
      4. d. Calculer le nombre moyen de salariés absents pour chaque jour de la semaine
      5. e. Obtenir la dernière valeur correspondant à un critère dans une liste
4. D. Consolider les données issues de plusieurs feuilles
   1. 1. Intérêt
   2. 2. Synthèses multifeuilles
      1. a. Totaliser les données de plusieurs feuilles à l’aide de formules
      2. b. Totaliser les données de plusieurs feuilles sans utiliser de formules

Mise en forme des résultats

1. A. Introduction
2. B. Statistiques de dépenses de sections de club
   1. 1. Mise en forme des valeurs
   2. 2. Insertion d'un graphique sparkline
3. C. Dépenses personnelles
   1. 1. Mise en forme des valeurs
   2. 2. Conception d'un graphique en barres
4. D. Suivi de commerciaux
   1. 1. Mise en forme des valeurs
   2. 2. Conception d'un histogramme avec axe secondaire
   3. 3. Afficher la série des pourcentages
      1. a. Recouvrement partiel des barres
      2. b. Modification de l'échelle des pourcentages
      3. c. Affichage des points uniquement
      4. d. Affichage des étiquettes à proximité des points
5. E. Gestion d'heures
   1. 1. Présentation
   2. 2. Paramétrage du format horaire
   3. 3. Appliquer une mise en forme conditionnelle en fonction des durées
6. F. Suivi de chantier de construction
   1. 1. Présentation
   2. 2. Insérer une barre de données dans les cellules
   3. 3. Intégrer un indicateur visuel de dépassement du prévisionnel

Utiliser les utilitaires d'analyse et de simulation

1. A. Introduction
2. B. Les tables de données
   1. 1. Créer une table de données à une variable
   2. 2. Créer une table de données à deux variables
   3. 3. Aller plus loin avec les tables de données
3. C. Obtenir des prévisions
   1. 1. Principe
   2. 2. Effectuer une simulation dans l’avenir à partir de données antérieures connues
      1. a. DROITEREG
4. D. Concevoir un diagramme de Pareto à partir de vos données
   1. 1. Construire un diagramme de Pareto, dans quel but ?
   2. 2. Présentation
   3. 3. Mise en pratique
      1. a. Conception du premier tableau.
      2. b. Conception du deuxième tableau
      3. c. Réalisation du graphique
5. E. Effectuer des simulations
   1. 1. À l'aide de la valeur cible
      1. a. Calcul d'un taux de marge
      2. b. Calcul d'un capital à emprunter en fonction de notre capacité de remboursement
      3. c. Calcul d'une quantité de produits à vendre pour dégager une marge précise
      4. d. Calcul d'une note pour arriver à une certaine moyenne
   2. 2. Réaliser des simulations avancées avec le solveur
      1. a. Placement financier
      2. b. Seuil de rentabilité

Les tableaux croisés dynamiques

1. A. Introduction
   1. 1. Préliminaires
   2. 2. Objectif
   3. 3. Schéma de principe
2. B. Les tableaux croisés dynamiques
   1. 1. Définitions
   2. 2. Les limites des tableaux croisés dynamiques
   3. 3. Les données sources
   4. 4. Recommandations
   5. 5. Analyse
   6. 6. Les différentes zones d’un tableau croisé dynamique
      1. a. Illustration des différentes parties
   7. 7. Dans quels cas utiliser un tableau croisé dynamique ?
3. C. Notre premier tableau croisé dynamique
   1. 1. Les données sources
   2. 2. Première synthèse
4. D. Mettre en forme le tableau croisé
   1. 1. Modifier la disposition du tableau croisé dynamique
   2. 2. Modifier le format des nombres
   3. 3. Modifier le titre du tableau
   4. 4. Modifier les étiquettes de lignes et de colonnes
   5. 5. Calculer les montants des plus petites et plus grosses ventes par secteur
   6. 6. Mettre à jour les données
   7. 7. Calculer des pourcentages
5. E. Statistiques sur un fichier de salariés
   1. 1. Fonctions standards
      1. a. Effectif par service et par sexe
      2. b. Ancienneté mini, maxi et moyenne par statut et sexe
6. F. Les tableaux croisés dynamiques recommandés
   1. 1. Objectif
   2. 2. Utilisation

Tableaux de bord et indicateurs

1. A. Objectif
2. B. Présentation
3. C. Conception du premier tableau de bord
   1. 1. Indicateur du taux de refus moyen
   2. 2. Indicateur du délai de livraison moyen
   3. 3. Indicateur du délai de règlement moyen
   4. 4. Indicateur de l’objectif des menuiseries Alu
   5. 5. Graphique du chiffre d’affaires cumulé
4. D. Tableau de bord relatif aux chiffres d’affaires
   1. 1. Graphique des chiffres d’affaires mensuels
5. E. Tableau de bord relatif aux règlements clients et aux taux de refus des produits
   1. 1. Taux de refus
   2. 2. Délais

Power Pivot

1. A. Introduction
2. B. Importation des sources de données
3. C. Création d'un tableau croisé dynamique
6. Index