Gestion des accès externes et des invités

Introduction

La collaboration externe est un sujet important que tout administrateur ne doit pas négliger. Qu’elle soit sous forme d’invitation ou de partage direct, elle fait partie intégrante d’un environnement cloud.

Longtemps, les systèmes informatiques étaient étroitement cloisonnés. Du fait de leur architecture (infrastructure hébergée sur site), la gestion des accès vers l’extérieur nécessitait des solutions temporaires ou difficilement traçables. Il fallait donc utiliser divers moyens comme :

Même si certains de ces moyens sont encore utilisés, leur usage a grandement diminué avec l’arrivée du cloud et des outils collaboratifs comme SharePoint, Microsoft Teams ou encore OneDrive. Ces plateformes ont certes permis de simplifier le partage de données, mais il est indispensable que les administrateurs mettent en place une gouvernance liée aux accès invités et au partage externe, afin de garder un œil sur les échanges et d’éviter de potentielles fuites de données.

En 2016, Microsoft intègre...

Configuration des accès externes

Dans l’environnement de Microsoft 365, les organisations sont de plus en plus amenées à collaborer avec des utilisateurs externes. Microsoft propose deux méthodes de partage : l’accès externe et le compte invité. Chacune de ces deux méthodes répond à des cas d’usage différents et possède des configurations et des contrôles spécifiques.

1. Accès externe vs compte invité

Pour être en mesure de définir une gouvernance liée à l’accès externe, il est important de bien comprendre les différents processus de fonctionnement.

Un accès externe est la méthode qui permet à un utilisateur d’un tenant de collaborer avec d’autres utilisateurs et ce, peu importe leur identité, qu’elle provienne de Microsoft ou d’un autre fournisseur cloud. Un compte invité est une identité externe ajoutée au sein du tenant Microsoft 365. Ce compte invité ne possède pas de compte interne au sein de l’organisation, mais est en mesure d’avoir un accès contrôlé à certaines ressources grâce à une identité externe. 

Pour mieux comprendre la différence entre un accès externe et un compte invité dans Microsoft 365, l’environnement Microsoft 365 peut être comparé au fonctionnement d’un bâtiment sécurisé, où chaque niveau d’accès correspond au niveau d’autorisation accordée aux personnes extérieures.

L’accès externe est une interaction entre deux personnes, l’une à l’intérieur d’un bâtiment et l’autre à l’extérieur. Il peut s’agir d’une simple conversation, d’un appel ou du partage d’une information sans que la personne extérieure ne franchisse la porte du bâtiment.

Voici la représentation d’un accès externe :

Dans Microsoft 365, cela correspond à une collaboration dans Microsoft Teams. C’est ce qu’on appelle une fédération entre tenants. Pendant cette interaction, l’utilisateur externe continue d’utiliser son environnement Microsoft Teams...

Gestion des comptes invités

Comme il s’agit de comptes qui ouvrent une brèche vers l’extérieur, une gouvernance des comptes invités est indispensable. Sans cela, il existe un risque que les administrateurs se retrouvent à gérer des comptes inutilisés depuis plusieurs mois ainsi que des données exposées à des utilisateurs externes qui ne devraient plus y accéder.

Conclusion

Qu’elle soit interne ou externe, la collaboration fait partie des nombreuses fonctionnalités que propose Microsoft 365. L’intégration des utilisateurs externes permet d’étendre cette collaboration et de gagner en productivité.

Cependant, cette ouverture vers l’extérieur, si elle n’est pas correctement gérée, peut représenter un risque de sécurité au sein de l’organisation. Ce risque est d’autant plus important que la gestion des accès externes et des invités repose sur différents portails d’administration. En effet, même si Microsoft Entra ID est le point d’entrée en matière de gestion d’identité, les centres d’administration de Microsoft 365, Exchange, Microsoft Teams, SharePoint Online et OneDrive disposent de certaines fonctionnalités d’accès externe.

L’entrée des utilisateurs externes dans le tenant doit faire l’objet d’une étude afin de déterminer un processus d’intégration adapté. Ce processus peut être manuel, en masse, ou via une inscription en libre-service, permettant aux utilisateurs de s’enregistrer eux-mêmes. Une fois présents dans l’environnement, les administrateurs peuvent surveiller leurs accès grâce aux révisions...