Excel n’est pas la solution à tout, pensez à Lists

Un champ, c’est quoi ?

Toujours dans l’idée de faire un parallèle avec Excel, un champ, c’est l’équivalent d’une colonne. Mais la comparaison s’arrête là ! En effet, Excel vous permet de formater légèrement vos cellules en utilisant des formats prédéfinis (date, devise) mais en laissant à l’utilisateur toute la liberté d’y saisir à peu près n’importe quoi. Avec Lists, vous allez harmoniser la saisie : vous limitez la liberté de l’utilisateur en lui imposant un format unique de saisie, en guidant ses actions.

Par exemple : vous demandez à un utilisateur : « Quand es-tu disponible cette semaine ? ». Voici quelques exemples de réponses :

En substance, la réponse est la même. Cependant, impossible pour vous de recouper l’information de manière automatique.

Voyons comment les différentes options de colonnes de Lists vous permettent de contourner cette problématique.

Les champs de texte

Il existe deux types de champs de texte : Texte (une ligne de texte) et Plusieurs lignes de texte. Commençons par le premier.

C’est un champ de base, le principe est le même que pour Excel : on saisit ce que l’on veut, sur une seule ligne (soit par défaut 255 caractères, espaces compris).

Vous serez amené à utiliser ce champ lorsque l’utilisateur doit apporter une réponse personnalisée ou que les possibilités sont trop nombreuses pour utiliser un menu déroulant (vous n’allez pas, par exemple, lister tous les prénoms existants et leurs différentes orthographes). 

Ce champ est très simple, il est donc l’occasion d’établir les bonnes pratiques :

Les formulaires

Comme nous l’avons brièvement abordé lors de l’introduction, la création d’une colonne génère la création d’un champ. Mis bout à bout, ces champs permettent de générer des formulaires pour permettre aux utilisateurs de créer et de modifier les données.

Il existe tout d’abord un formulaire de base, présent dans toutes les listes. Il est disponible pour créer un nouvel élément (via le bouton Nouveau situé en haut à gauche de la liste) ou en double cliquant sur un élément de liste pour l’ouvrir et le modifier.

Pour ces formulaires, vous pouvez choisir les colonnes disponibles ainsi que leur position dans le formulaire (par cliquer-déplacer).

Sur les formulaires classiques, les champs obligatoires sont signalés par un astérisque rouge. Si ce(s) champ(s) n’est/ne sont pas complété(s), il sera impossible d’enregistrer les modifications.

Si vous avez ajouté une description à une colonne, ces informations seront disponibles en dessous du champ.

Vous avez également la possibilité de créer des formulaires personnalisés via le bouton Formulaires, situé dans le menu en haut de votre écran. Ces derniers ont pour vocation à être partagés avec des interlocuteurs internes. Cela vous permet d’accorder le droit de créer des lignes dans votre liste à tous les utilisateurs de votre organisation sans devoir leur donner accès à votre site ou à votre liste.

Vous avez la possibilité de créer plusieurs formulaires pour chaque liste, ce qui vous permet de recueillir des informations différentes selon l’interlocuteur concernés.

Restrictions des formulaires :

Créer une règle

L’une des premières manières d’exploiter vos données est de leur imposer des règles de traitement. En effet, c’est l’un des principaux atouts de Lists vis-à-vis d’Excel : sa capacité à avoir des réactions préprogrammées.

Ainsi, vous pouvez créer des règles en quelques clics. Il existe trois types de déclencheurs pour les règles :

Voici deux exemples concrets d’application de ces règles :

Générer une application mobile en quelques clics

Un autre avantage de l’utilisation des listes est que ce type de bases de données est parfaitement interfacé à l’ensemble de ce que Microsoft appelle la Power Platform. Nous y reviendrons plus en détail dans le dernier chapitre de ce livre.

Parmi les outils présents dans la Power Platform, on retrouve Power Apps, qui est un concepteur d’application low code. Pour faire simple, il permet de générer des applications web et mobile à partir d’un concepteur visuel au lieu de passer par une interface de code classique.

Power Apps est nativement intégré à Lists, sans surcoût de licence. Il permet notamment de transformer votre liste en application mobile en quelques clics.

Cette fonctionnalité est particulièrement utile lorsque vous travaillez avec des utilisateurs nomades ou ne disposant pas d’ordinateur.

L’accès à votre application ne pourra se faire qu’à ces conditions :

Pour créer une application à partir d’une liste, quelques clics suffisent :

Excel : le retour !

De la même manière qu’Excel peut vous servir de base pour créer votre liste, vous avez la possibilité d’exporter celle-ci ensuite vers Excel pour retraiter et analyser les données recueillies.

Il existe pour cela deux options :

Cette deuxième option génère un fichier Power Query, une base de données dynamique, reliée directement à la liste, que vous pourrez ensuite actualiser et retraiter. Attention, ce lien est à sens unique : les données modifiées dans Lists remonteront dans Excel lors de l’actualisation, mais les données que vous aurez modifiées dans Excel seront écrasées par les données de la liste, elles ne « redescendront » pas.

Je vous recommande de stocker cette base dans une feuille de calcul dédiée et de retravailler les données dans un ou plusieurs onglet(s) distinct(s) afin de ne pas perdre votre travail lorsque vous actualisez les données.

Pour rappel : Excel est un outil parfaitement adapté aux analyses chiffrées. C’est dans cet objectif que vous pouvez exporter vos données.

Pour exporter vos données dans Excel :

Définir le niveau de partage

Il existe plusieurs niveaux de partage pour les listes SharePoint.

Nativement, une liste est partagée avec les propriétaires, membres et visiteurs du site selon les paramètres du site SharePoint. Par défaut, les propriétaires et les membres peuvent modifier le contenu et la structure de la liste, et les visiteurs ne peuvent qu’en visualiser les différents éléments.

Vous pouvez également partager une liste avec des personnes ou des groupes qui n’appartiennent pas à votre site. Selon les paramètres de votre organisation, vous pouvez même la partager avec des personnes externes à votre organisation.

Pour les partages externes, l’utilisateur devra non seulement se connecter via son lien de partage, mais aussi s’identifier avec l’adresse électronique utilisée pour le partage et un code à usage unique qu’il recevra sur cette même adresse e-mail lorsqu’il ouvrira le lien.

Ce partage peut-être un partage en lecture seule, en lecture/écriture ou en lecture/écriture/modification de la liste.

Vous pourrez alors non seulement effectuer un nouveau partage, mais aussi suivre la liste des personnes et groupes qui ont accès à votre liste.

Vous pouvez enfin décider de partager des éléments de manière unitaire :

Dans cet exemple, je partage la fiche de Muche au vétérinaire afin qu’il puisse y ajouter ses conclusions et éventuellement le passer à l’adoption.

Toutes les modifications effectuées dans la liste par des personnes externes (au site SharePoint ou à votre entreprise) seront tracées dans l’historique...