PI Planning

Introduction

Ne confondez pas le PI Planning et le PI ! Le PI Planning sert à préparer le PI et est inclus dans celui-ci. Le PI Planning occupe 2 jours sur le dernier sprint du PI. Pour rappel, ce dernier sprint du PI se nomme IP (Iteration & Planning).

Pour préparer cet événement, le RTE doit s’assurer de la qualité des Features qui lui sont fournies par les Product Managers et System Architects, de la logistique de la salle, des fournitures, de la présence des parties prenantes, de l’agenda des différentes interventions… une telle mobilisation de moyens humains ne peut être freinée par un détail de logistique ; rien ne doit être laissé au hasard. Préparer un PI Planning nécessite une vraie anticipation !

Vous l’avez compris, le but du PI Planning est de planifier tout ce qui devra être réalisé durant les 10 prochaines semaines.

On va d’abord découvrir ce qui se passe durant ces 2 jours de PI Planning. Ensuite, on reviendra sur la façon de préparer concrètement ce PI Planning, puis on observera ce qui se passe durant le PI.

Voici pour l’instant les inputs (entrées) et outputs (livraisons) d’un PI Planning :

Les entrées du PI Planning vont être regroupées sur un support, par exemple PowerPoint, où chaque partie...

Rendez-vous au PI Planning

Nous vous avons trouvé des invitations, rejoignons le PI Planning. En voici la feuille de route pour les deux jours :

Le RTE ouvre la session. Dans la salle de réunion, nous sommes 134 personnes, toutes les équipes du train se trouvent dans la salle de conférence, chacune installée à sa table. La journée commence par une présentation du contexte métier ; ce sont les différents Business Owners, sponsors ou séniors du métier qui réalisent cette présentation afin de sensibiliser les invités aux nouveaux besoins des utilisateurs et à la stratégie globale de l’entreprise. Les slides que le RTE fait défiler à l’écran ont bien entendu été préparés avant ce PI Planning par les différents orateurs. Le RTE a ensuite regroupé tous les slides, par exemple dans un fichier PowerPoint pour le bon déroulement de la séance.

Ces ténors du métier descendent dans l’arène pour responsabiliser les équipes autour de ce qui compte pour l’entreprise, son contexte, son ambition, ses objectifs, mais aussi autour des problèmes à résoudre pour mieux avancer. Cette session est marquante, elle donne du sens à tout ce qui va suivre ; c’est toujours un grand moment édifiant qui va tonifier les équipes. Au fur et à mesure des présentations, le RTE déroule les slides PowerPoint. Ce moment imprime de suite dans la conscience de chacun les enjeux de l’entreprise. Suite à cette première présentation, les équipes agiles sont désormais sensibilisées aux attentes du métier.

La première présentation étant finie, c’est au tour du Product Management et/ou Solution Management d’intervenir. Ils présentent la vision produit et solution du moment à travers une Roadmap. Sont alors évoqués le contexte métier, les jalons, et les principaux objectifs. Si nous sommes dans une configuration avec plusieurs produits, chaque PM de chaque équipe présente sa vision produit. Ils peuvent aussi rapidement parler de ce qui a été réalisé au PI précédent.

Dans notre agenda...

Le COVID-19 ne nous arrêtera pas !

Au regard du contexte sanitaire actuel (au moment de l’écriture de ce livre), il est évident qu’on ne peut rassembler une centaine de personnes dans un même lieu lors du PI Planning. Qu’à cela ne tienne, des outils nous permettent de réaliser notre PI Planning « en remote », autrement dit de manière isolée, chacun chez soi. Un outil comme Klaxoon, accompagné d’un autre comme Google Meet, Skype ou Microsoft Teams, par exemple, peut nous aider à réaliser totalement un PI Planning en toute sérénité. Le principe est simple : dans Klaxoon, nous disposons d’une zone de travail partagée dans laquelle on peut afficher nos différents tableaux du PI Planning. L’outil propose des modèles, il n’y a plus qu’à créer nos Post-its et remplir les différents tableaux. Tout ce qu’on fait en présentiel, on peut donc le faire dans l’application web Klaxoon où tout le monde a la possibilité de se connecter sur la même zone de travail. Ainsi, cette dernière étant commune, pendant que vous placez vos propres étiquettes, vous voyez celles des autres équipes se déplacer aussi.

Tout le monde est donc connecté sur Klaxoon et aussi, en parallèle, via Skype sur le meeting....

Bien préparer le PI Planning (PIP)

Nous l’avons déjà précisé, mais c’est un fait, si vous êtes mal préparé, le PI Planning tournera à la catastrophe. On ne gère pas 200 personnes sur 2 jours sans une préparation rigoureuse. Le plus important est que les futurs participants sachent exactement ce qu’ils doivent faire durant le PI Planning.

Il est absolument nécessaire que le RTE avec les PM, les coachs agiles, les Scrum Masters et les architectes collaborent avec les équipes pour bien préparer les Features du prochain PI. Afin d’être prêts avant le prochain PI Planning, nous allons voir comment nous organiser pour garantir le succès de cet événement qui constitue le cœur de SAFe. Si ce cœur bat mal, la crise cardiaque du business de l’entreprise ne sera pas loin.

Voici une règle d’or, que nous pensons universelle à toute préparation : on ne s’y prend jamais au dernier moment ! Cela peut sembler évident mais j’ai vu des équipes débarquer dans leur premier PI Planning sans trop savoir comment occuper les deux jours ! D’autres encore se préparaient la veille de l’événement ! La préparation du PI Planning n+1 doit être un processus continu durant l’exécution du PI n. Le grand secret pour réussir sa préparation est de synchroniser tous les Backlogs des différents niveaux de SAFe au fur et à mesure que le temps passe et, bien sûr, une belle collaboration entre les niveaux et les équipes est primordiale.

Une nouvelle Epic du niveau Portfolio doit rapidement descendre de niveau jusqu’à arriver au niveau du PO, c’est-à-dire au niveau Team. Les hauts responsables, notamment le RTE, doivent absolument s’assurer que toute la stratégie et tous les objectifs du prochain PI ont bien été retranscrits aux différents niveaux.

Ce qui caractérise vraiment l’agilité à grande échelle, c’est que nous allons retrouver un Backlog à chaque niveau. Cette organisation de Backlogs répartis à différents niveaux est ce que l’on appelle dans SAFe l’Enterprise Backlog...