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Se préparer à faire de la veille
Introduction
Pour démarrer une activité de veille il est nécessaire de s’y préparer en réalisant un certain nombre d’actions en amont.
En effet, comment fournir des résultats de veille pertinents si vous n’avez pas défini précisément les besoins, si vous ne connaissez pas l’existant ou bien si vous ne savez pas quel dispositif mettre en place ?
L’objectif de ce chapitre est de présenter de manière détaillée l’ensemble des actions à entreprendre avant de se lancer dans la mise en œuvre opérationnelle de la veille.
Cadrer les besoins
Vue d’ensemble
Le cadrage des besoins a pour vocation d’identifier la ou les veilles à réaliser et d’en définir les premiers contours notamment en termes de dispositif et de moyens à mettre en œuvre. Le fruit de ces travaux permettra de définir plus précisément la ou les veilles à réaliser au travers d’un ou plusieurs plans de veille.
Pour réaliser ce cadrage, il est nécessaire d’entreprendre plusieurs activités. Celles-ci sont représentées ci-dessous et sont détaillées dans les sections suivantes.
Démarche pour cadrer les besoins
Il est évident que suivant les besoins et le contexte, le contenu de ces actions de cadrage des besoins sera différent.
Si vous souhaitez mettre en place une veille pour vos propres besoins, le cadrage des besoins sera simple et rapide. En revanche, si vous devez le faire pour le compte d’autres services ou directions dans votre entreprise, il y aura nécessairement plus d’interlocuteurs à impliquer et les actions à mener seront plus nombreuses.
Dans le cadre de cet ouvrage, nous allons présenter l’ensemble des actions qu’il est possible de réaliser, quels que soient les besoins et le contexte. Une adaptation pourra donc être nécessaire suivant les cas.
Définir les objectifs et le périmètre
L’objet de cette première activité est de répondre à trois questions essentielles :
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Quels sont les objectifs métiers que l’on souhaite atteindre grâce à la veille ?
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Quels sont les sujets ou thématiques d’intérêt ?
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Quel périmètre ?
Les réponses à ces questions pourront alimenter le tableau suivant :
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OBJECTIFS |
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Objectifs métiers |
Objectifs de veille |
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PERIMÈTRE |
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Périmètre métier |
Périmètre géographique |
Périmètre linguistique |
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Chaque bloc de ce tableau est présenté ci-dessous.
Objectifs métiers et objectifs de veille
Les objectifs métiers sont les finalités visées en termes d’activité. Ils peuvent également être nommés objectifs opérationnels....
Définir un plan de veille
Les besoins ayant été cadrés et les premiers contours du dispositif de veille définis, il convient maintenant de définir précisément le plan de veille pour chaque veille à déployer.
L’objectif d’un plan de veille est de définir précisément les besoins en information ainsi que les moyens pour les adresser. De manière plus précise, il s’agit de construire un document opérationnel sur la base des éléments définis lors du cadrage et contenant les éléments suivants :
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objectifs de la veille ;
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axes de veille ;
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acteurs à surveiller ;
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sources d’information ;
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livrables.
Il s’agit d’un élément essentiel pour la bonne réalisation d’une activité de veille. En aucun cas, la définition du plan de veille ne doit être éludée.
Bien entendu, suivant le contexte et les types de besoin, le niveau de détails et de formalisation du plan de veille sera différent. Par exemple, il est évident que dans le cadre d’une veille stratégique à forts enjeux et impliquant de nombreux acteurs au niveau d’une organisation nécessitera la réalisation d’un plan de veille formel qui pourra être partagé par les différentes parties prenantes. Pour des besoins individuels, le plan de veille pourra être moins formel mais n’en restera pas moins essentiel pour aboutir à des résultats pertinents.
Définir les objectifs de la veille
Description
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Un objectif de veille est la définition précise de ce qui est attendu de la réalisation de la veille. |
Lors du cadrage des besoins, les objectifs de veille ont été établis. Au démarrage d’un projet, ces objectifs peuvent être plus ou moins clairs et précis. Il s’agira donc ici, après avoir réalisé dans son intégralité le cadrage des besoins et avoir échangé avec différents interlocuteurs, de valider et/ou de préciser les objectifs de veille définis lors du cadrage.
Ces objectifs pourront notamment être précisés avec :
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les informations attendues ;
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le périmètre...
Tester le plan de veille
Maintenant que les premiers contours du dispositif de veille sont définis et que les besoins sont formalisés dans un ou plusieurs plans de veille, il est nécessaire de préparer la collecte d’information.
La mise en place de la collecte d’information pour une veille se fait généralement en quatre étapes :
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prendre la mesure de la veille à réaliser ;
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définir les mots-clés pour la mise sous surveillance ;
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identifier des sources pertinentes ;
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mettre sous surveillance les sources identifiées.
Prendre la mesure de la veille à réaliser
À partir du plan de veille, l’action à réaliser est d’utiliser un ou plusieurs moteurs de recherche pour se faire une première idée de la veille qui devra être réalisée.
Il s’agit notamment, au travers de quelques requêtes utilisant des mots-clés issus des axes de veille et des noms des acteurs à surveiller, de voir :
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comment le domaine est traité par les différentes sources d’information ;
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quels sont les mots-clés et expressions utilisées ;
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quelles sont les sources les plus populaires ;
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qui sont les experts du domaine et les principaux acteurs ;
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etc.
Ces premières informations glanées sur le Web via les moteurs de recherche vont permettre de...