Microsoft 365 et Teams pour gérer un projet

Présentation générale

Microsoft 365 peut être défini comme étant une plateforme mettant à disposition un ensemble d’outils, qu’il s’agisse d’applications ou de services, disponibles dans le cloud et dédiés à la communication, la collaboration et à la productivité.

Page d’accueil de Microsoft 365

Cette plateforme présente un certain nombre de caractéristiques qu’il est important d’avoir en tête afin de bien comprendre la philosophie et le fonctionnement de Microsoft 365 ainsi que les bénéfices pouvant en être tirés.

Principales caractéristiques

Microsoft 365 n’est pas seulement une collection de logiciels agissant indépendamment les uns des autres. C’est une plateforme intégrée. Au cœur de cette intégration se trouve l’Office Graph, une infrastructure sous-jacente qui analyse les interactions et les comportements des utilisateurs à travers les différents services de Microsoft 365. Cette technologie permet non seulement aux divers outils de Microsoft 365 de communiquer entre eux, mais elle facilite aussi le repérage, la cartographie et la mise en relation des connaissances dispersées à travers l’organisation. Elle offre une compréhension approfondie de la manière...

Les différents plans

Microsoft 365 est disponible pour les particuliers, les PME, les grandes entreprises et l’éducation sous la forme d’une souscription qui peut être mensuelle ou annuelle.

Il existe différents plans destinés à des cibles et des besoins différents. Il ne s’agit pas ici de décrire dans le détail ces différents plans qui évoluent fréquemment, mais simplement d’en rappeler les grands principes.

De manière simplifiée, plusieurs catégories de plans peuvent être identifiées comme illustré dans le tableau suivant :

Suite Office

La suite Office est constituée des applications Word, Excel, PowerPoint, OneNote, Access, Publisher et Outlook qui peuvent être installées en local sur plusieurs terminaux différents (ordinateurs, tablettes ou smartphones).

Un abonnement à Microsoft 365 permet de disposer d’une mise à jour en continu de ces applications, mais aussi d’un accès aux versions en ligne de cinq d’entre elles : Word pour le Web, Excel pour le Web, PowerPoint pour le Web, OneNote pour le Web et Outlook pour le Web.

Ces logiciels en ligne sont équivalents aux applications installées en local, du moins pour les principales fonctionnalités, mais ils sont accessibles depuis un simple navigateur web, quel que soit le terminal utilisé. Les modifications apportées sont enregistrées en continu et le document peut être édité par plusieurs utilisateurs simultanément.

Dans la mesure où, comme nous l’avons expliqué précédemment, Microsoft 365 est une plateforme intégrée, les applications de la suite Office sont également intégrées à d’autres outils comme Teams. Cela signifie qu’il est par exemple possible d’éditer un document partagé dans une équipe avec Word directement depuis l’interface...

Exchange Online

Exchange Online propose les mêmes fonctionnalités que Microsoft Exchange Server, mais sous forme de service dans le cloud accessible avec la version classique d’Outlook ou bien avec la version online. Il s’agit de fonctionnalités classiques de serveur de messagerie :

Cependant, à ces quatre fonctionnalités classiques s’ajoute la notion de groupe Microsoft 365 qui permet de créer un espace dédié pour faciliter la collaboration entre plusieurs personnes.

De manière pratique, ces groupes sont constitués d’un espace de travail partagé au sein duquel les membres de ce groupe peuvent :

Exemple de groupe Microsoft 365 depuis Outlook pour le Web

Toujours dans la logique de plateforme intégrée, à chaque groupe Microsoft 365 est associé d’autres applications ou services.

En pratique, un groupe Microsoft 365 est un objet dans Azure Active Directory avec une liste de membres et un couplage à des outils associés, notamment un site d’équipe SharePoint, une boîte aux lettres Exchange partagée, un plan...

SharePoint Online

SharePoint Online est un service en ligne permettant de créer et de gérer des sites dédiés au travail en groupe :

Par ailleurs, SharePoint Online offre également la possibilité de déployer un portail intranet afin de pouvoir créer, publier et diffuser des informations à l’ensemble des collaborateurs d’une organisation.

Plus qu’un simple outil, SharePoint Online est une véritable plateforme extrêmement riche fonctionnellement et permettant de répondre à des besoins complexes de travail collaboratif autour de documents. En plus d’une gestion documentaire poussée, SharePoint Online offre des fonctionnalités de gestion de formulaires et de workflow très avancées.

Exemple de site SharePoint

Au-delà de l’application SharePoint Online, il est important de noter que les bibliothèques SharePoint sont au cœur de Microsoft 365. Par exemple, à chaque équipe Teams est associée une bibliothèque SharePoint qui organise et stocke les documents partagés au sein de l’équipe.

Teams

Microsoft présente Teams comme étant la plateforme de travail en équipe de Microsoft 365. Elle offre en effet toutes les fonctionnalités...

Delve

Delve est un outil permettant à chaque utilisateur d’accéder aux contenus pertinents. Il s’agit de déterminer, pour chaque utilisateur, quels sont les contenus produits et/ou partagés dans son entourage professionnel susceptibles de l’intéresser.

Delve affiche des informations en fonction des contenus sur lesquels chaque utilisateur travaille et des personnes avec lesquelles chaque utilisateur collabore, tout en respectant les autorisations définies.

Delve

Delve repose sur l’utilisation de techniques d’intelligence artificielle exploitant Microsoft Graph.

Microsoft Graph est l’API unifiée qui permet d’accéder aux données issues de Microsoft 365, Windows et Entreprise Mobility + Security.

Microsoft Graph prend en compte les différentes activités qui sont réalisées par les utilisateurs sur Microsoft 365 afin de construire un graphe des relations entre les utilisateurs et entre les utilisateurs et les contenus. Par exemple lorsque deux utilisateurs conversent sur Viva Engage, Microsoft Graph formalise une relation entre les deux utilisateurs de type conversation. De même lorsque plusieurs utilisateurs éditent simultanément un même document Word, Microsoft Graph crée un lien entre les utilisateurs de type travail de groupe par exemple.

Avec Microsoft Graph...

Power Apps

Microsoft Power Apps est un service cloud de création, de partage et de gestion d’applications web et mobiles.

De manière plus précise, Power Apps permet aux utilisateurs de concevoir, développer, partager et gérer des applications permettant de manipuler des données provenant de Microsoft 365 ou du système d’information de leur organisation ou bien encore d’autres services cloud tiers comme DropBox, Salesforce, etc.

Ces applications peuvent être utilisées sur des terminaux mobiles, smartphones et tablettes, en tirant parti de leurs spécificités, par exemple l’utilisation de la caméra ou du GPS. Il est également possible d’utiliser ces applications sur des postes de travail via un simple navigateur web.

Power Apps est un service Low Code, c’est-à-dire que la conception et le développement des applications ne nécessitent pas de compétences particulières en programmation. Tout passe par des assistants.

Écran d’accueil de Power Apps

Power Apps est un des modules de la Power Platform qui permet de déployer rapidement des applications métiers prenant appui sur l’environnement Microsoft avec notamment Microsoft 365, Azure et Dynamics 365 ainsi que sur des applications tierces.

Vue d’ensemble de Power Platform

La Power Platform est composée de cinq modules :

À ces cinq modules s’ajoutent trois services complémentaires :

Viva Engage (anciennement Yammer)

Viva Engage est le logiciel de réseau social d’entreprise de Microsoft. Viva Engage remplace Yammer. L’application permet de faciliter les interactions sociales entre utilisateurs au sein d’espaces dédiés appelés communautés :

Viva Engage a pour vocation de faciliter la communication transversale et l’engagement des collaborateurs au travers de la participation à des communautés au sein d’une même organisation.

Exemple de communauté Viva Engage

Viva Learning

Viva Learning est une solution d’apprentissage intégrée à Microsoft Teams. Cette application, qui fait partie de Microsoft Viva, vise non seulement à optimiser l’expérience employé, mais aussi à promouvoir une culture d’apprentissage dynamique au cœur des entreprises.

Agissant comme un hub d’apprentissage centralisé, Viva Learning permet une intégration fluide de l’apprentissage et du développement des compétences à l’outil d’usage quotidien qu’est Teams.

Au sein de ce hub, les équipes peuvent explorer, partager, recommander et s’instruire à partir de riches bibliothèques de contenu...

Enjeux et défis

Les sections précédentes ont mis en lumière toute la richesse fonctionnelle de Microsoft 365, permettant aux entreprises de mettre à disposition de leurs collaborateurs un véritable environnement digital contribuant à renforcer le travail collaboratif, à améliorer la productivité et même leur engagement.

D’une manière générale, Microsoft 365 a le potentiel de transformer radicalement la manière dont les entreprises gèrent leurs projets. En effet, avec sa capacité à couvrir l’intégralité des processus et besoins de gestion de projet dans un cadre digital cohérent, la plateforme de Microsoft offre des avantages non négligeables. De plus, Microsoft 365 s’aligne parfaitement avec les principes d’une approche de gestion de projet plus collaborative

Cependant, Microsoft 365 présente des spécificités qui peuvent, si elles ne sont pas correctement appréhendées, entraver les pratiques optimales et cohérentes de gestion de projet au sein d’une organisation.

Microsoft 365 est une plateforme complexe et sa richesse peut parfois semer la confusion parmi les utilisateurs.

En effet, le chevauchement des fonctionnalités entre les applications Microsoft 365 n’est pas rare, bien au contraire. Par exemple, un chef de projet qui souhaite disposer d’un espace pour collaborer facilement avec son équipe au travers de discussions et de partage de fichiers se retrouve confronter à un grand nombre de possibilités :

Ce même problème de choix du meilleur outil Microsoft 365 à utiliser se pose également lorsqu’il s’agit d’échanger avec une ou plusieurs personnes, de partager des fichiers ou bien encore de travailler en mobilité.

Mais s’il est effectivement possible d’utiliser en théorie plusieurs outils Microsoft 365 pour un seul et même besoin...