Découvrir le travail en équipe

Durant l’ensemble de ce chapitre, nous allons utiliser la fonction Drive de votre compte Google personnel.

Pour comprendre la notion de travail d’équipe, il nous faut d’abord définir deux notions de base :

le cloud ;
le partage et le travail en équipe.

Comprendre le concept du cloud (« nuage »)

Faisons un bond dans le temps

Avant la création de la première disquette, les programmes étaient d’abord stockés sur fiche perforée ou sur bande numérique.

Concrètement comment fonctionne une fiche perforée ?

Les fiches perforées, aussi appelées cartes perforées, étaient un moyen ancien de stocker et de traiter l’information, utilisé dès la fin du XIX^e siècle jusqu’aux débuts de l’informatique moderne. Chaque fiche, faite de carton rigide, comportait une grille de positions dans lesquelles des trous pouvaient être percés. Ces perforations représentaient des données : par exemple, une ligne pouvait correspondre à une lettre, un chiffre ou une instruction. Les machines conçues pour lire ces fiches détectaient la présence ou l’absence de trous à des emplacements précis, traduisant ainsi les motifs en informations exploitables.

Le fonctionnement était relativement simple, mais ingénieux. Lorsqu’une fiche était insérée dans une machine, des aiguilles ou des contacts électriques passaient à travers les trous, activant des mécanismes ou envoyant des signaux électriques. Ce système permettait aux entreprises de traiter automatiquement de grandes quantités de données — comme des recensements, des fiches de paie ou des statistiques. Bien que rudimentaires par rapport aux disques durs actuels, les fiches perforées ont été les bases de la programmation et du traitement automatisé de l’information.

À cette étape, le problème majeur est la manière de stocker et d’utiliser l’information efficacement...

Partager et travailler en équipe

L’usage en entreprise a évolué et a fait évoluer les façons de travailler grâce à l’ordinateur. Avant les années 1950, les entreprises employaient du personnel et chaque personne travaillant dans les bureaux possédait une machine à écrire et un gros stock de ramettes de papier.

Le travail en équipe s’est articulé de quatre façons depuis la création des ordinateurs après la Deuxième Guerre mondiale.

Les années 1950 : les ordinateurs centraux calculent les bénéfices des entreprises

Les chefs d’industries vont s’emparer des ordinateurs pour se donner un avantage compétitif et investir dans l’avenir.

Le principal avantage est l’automatisation et la vitesse des calculs pour l’ensemble des opérations mathématiques de comptabilité et de paye.

Les informaticiens entrent officiellement dans les équipes de direction et les comités exécutifs.

Niveau travail d’équipe, c’est le travail chiffré qui est la priorité. Les prix mis entre parenthèses sont en euros et convertis en prenant en compte l’inflation et la valeur de la monnaie au cours de l’euro en 2024.

En 1955, l’industriel avait deux choix :

soit acheter un IBM 650 pour environ 500 000 dollars (6 100 000 €) ;
soit investir dans l’UNIVAC I pour 1 million de dollars (10 519 000 €).

Ce qui fait un coût moyen de huit millions d’euros par unité.

Les années 1960 : un ordinateur adapté aux petites et moyennes entreprises

Grace Hopper, en développant le COBOL, permet à l’informatique de pouvoir s’installer dans des secteurs nouveaux ou des entreprises innovantes.

C’est une innovation pour les entreprises : la base de données relationnelle permet de mettre en liaison l’ensemble des différents départements d’une entreprise.

Cela marque le début du service client qui a la puissance et la capacité de stocker des informations complexes et de pouvoir, en appliquant le bon algorithme, faire du profilage de leur clientèle.

Les bases de données offrent un confort d’utilisation...

Stocker les fichiers dans le cloud

L’accès au service de stockage en ligne Google Drive est gratuit jusqu’à une capacité de 15 Go, partagée entre Google Drive, Gmail et Google Photos. Pour les utilisateurs ayant besoin de plus d’espace, Google propose des abonnements via Google One, avec des forfaits comme 100 Go pour 19,99 € par an ou 2 To pour 99,99 € par an (tarifs TTC).

De son côté, Microsoft propose un service équivalent nommé OneDrive, intégré à l’écosystème Microsoft 365. Par défaut, OneDrive offre 5 Go de stockage gratuit. Pour augmenter cette capacité, il est nécessaire de souscrire à un abonnement :

Microsoft 365 Business Standard : environ 140 € HT par an et par utilisateur, offrant 1 To de stockage OneDrive professionnel, en plus de l’accès complet à la suite Microsoft Office (Word, Excel, Outlook, Teams, etc.).
Microsoft 365 Famille : 129 € TTC par an, permet de créer jusqu’à 6 comptes, chacun disposant de 1 To de stockage personnel, soit 6 To au total.

Présentation de l’interface de travail

Après avoir double-cliqué sur l’icône Google Chrome se trouvant sur le bureau, vous accédez à la page d’accueil de Google :...

Réaliser et partager un document

Maintenant que le fichier est sur votre Drive, voici comment le partager avec la réalisatrice.

Cliquez sur l’icône Autres actions images/RB524.png associée au fichier à partager.

Cliquez sur l’option Partager.

Vous pouvez choisir entre deux options : Partager ou Copier le lien.

Pour notre exemple, cliquez sur Partager.

La fenêtre Partager apparaît : elle affiche le nom du fichier qui sera partagé.

Inscrivez l’e-mail de la personne avec qui vous souhaitez partager le fichier.

Le nom du destinataire s’affiche ensuite.

La deuxième étape, importante pour partager un dossier ou un fichier à un utilisateur, est la définition de niveau d’accès. Il existe trois niveaux d’accès ou rôle pour Google Drive que l’utilisateur peut attribuer à un autre.

Le Lecteur est l’accès de base puisque vous ne pouvez pas modifier le fichier. Ce rôle est utile pour protéger le fichier. Pour comprendre comment cela fonctionne, le règlement intérieur est un document administratif important que personne ne doit pouvoir modifier à sa guise. En le partageant en mode Lecteur, l’utilisateur s’assure que son fichier reste intact.
Le Commentateur est l’accès moyen et a une seule fonction : l’évaluation du document....

La synchronisation

Comment garder vos fichiers accessibles partout et en toute sécurité ?

À l’heure où nos documents, photos et vidéos circulent entre smartphones, tablettes et ordinateurs, la synchronisation des fichiers est devenue un outil essentiel du quotidien. Google propose des solutions simples et efficaces pour sauvegarder automatiquement vos données, les rendre accessibles à tout moment et sur tous vos appareils, tout en assurant leur sécurité. Que vous souhaitiez protéger vos souvenirs ou collaborer à distance, comprendre le fonctionnement de cette technologie vous permettra d’en tirer pleinement parti.

Qu’est-ce que la synchronisation ?

La synchronisation est un mécanisme qui permet de mettre à jour automatiquement des fichiers ou des données entre plusieurs appareils connectés à Internet. Par exemple, si vous modifiez un document sur votre ordinateur, cette modification sera instantanément visible sur votre téléphone ou votre tablette, sans intervention manuelle. Cela évite d’avoir plusieurs versions différentes d’un même fichier et permet de travailler en continu, quel que soit l’appareil utilisé. La synchronisation repose sur le cloud (un espace de stockage en ligne) qui agit comme un pont invisible entre vos appareils. En clair, au lieu de sauvegarder...