Structurer et gouverner le projet

Quatre phases pour la gestion d’un projet

Un projet est caractérisé par quatre grandes phases dont la première est la phase d’avant-projet qui conduit à la décision effective de lancer ou pas le projet (décision de type Go-No Go). Considérer que cette phase est une phase du cycle de vie projet peut porter à discussion… puisqu’il s’agit d’une phase d’avant-projet. Nous considèrons ici que c’est le cas.

Une fois la décision prise de lancer le projet, la phase de lancement (deuxième phase du projet) correspond globalement à un travail précis de planification physique et financière du projet et à un travail d’organisation de l’équipe projet. Il s’agit de tracer la feuille de route du projet.

La troisième phase consiste à exécuter le projet, c’est-à-dire à emprunter la route qui a été tracée lors de l’étape précédente. Le terme « pilotage de projet » prend alors tout son sens et les travaux à mener pendant cette phase sont essentiellement des travaux de suivi, de contrôle, d’analyse, d’ajustement de la planification et des estimations et, globalement, de management de projet.

Enfin, la dernière phase consiste à clôturer le projet à travers l’établissement d’un document de bilan de fin de projet. L’intérêt de cette dernière phase concerne principalement les projets à venir dans un souci d’amélioration continue des méthodes et techniques de gestion de projet au sein de l’organisation considérée.

Différents cycles de vie d’un projet informatique

Les projets informatiques ne dérogent pas à la règle des quatre phases présentées précédemment (avant-projet, lancement, exécution et clôture). Cependant, la manière d’organiser le travail (l’ordonnancement des activités et tâches) qui est planifiée lors de la phase de lancement, puis exécutée est directement liée à la nature du projet.

Dans le domaine des projets informatiques, deux grands types d’organisations de la démarche de travail existent : un mode séquentiel et un mode itératif. La démarche de travail retenue pour un projet est encore appelée « cycle de vie ».

1. Cycles de vie séquentiels

a. Cascade

Ce cycle est sans doute celui qui est le plus ancien. Il est schématiquement composé de cinq grandes étapes séquentielles :

• L’étape d’expression du besoin vise à exprimer les attentes relatives aux fonctions du futur système. Il s’agit d’exprimer le quoi et non le comment. Cette phase produit un document : le cahier des charges fonctionnel présentant les exigences fonctionnelles du futur système (voir le chapitre Capturer et formaliser le besoin).

• L’étape de conception répond au comment : comment le système qui est envisagé répond au besoin exprimé. Le dossier de conception est le principal livrable de cette phase.

• La phase de réalisation consiste à faire le produit (ensemble des livrables de la PBS). Concrètement, il peut s’agir d’installer, de configurer, de programmer, etc. Le système est donc créé et mis en œuvre au cours de cette étape. Généralement, différents dossiers techniques accompagnent le produit (manuels d’installation, de configuration, etc.).

• La phase de test permet de contrôler si le produit répond bien au dossier de conception et aux exigences fonctionnelles (expression du besoin).

• La phase de déploiement est à comprendre au sens large : il s’agit de l’installation de l’ensemble du système et des différentes actions qui l’accompagnent (voir le chapitre Tester et mettre en service...

Gouvernance du projet

Une fois le projet structuré selon les quatre phases et selon un cycle de vie déterminé par le chef de projet, il convient de définir la structure de gouvernance de ce projet.

La gouvernance concerne la façon dont le projet est dirigé, et son exécution contrôlée et la façon dont les résultats attendus sont évalués. La gouvernance recouvre donc l’ensemble des règles et des processus collectifs, formalisés ou non, par lesquels les acteurs concernés participent à la décision et à la mise en œuvre du projet. Il s’agit donc aussi définir les rôles et responsabilités des acteurs du projet. Les notions de maîtrise d’ouvrage et de maîtrise d’œuvre sont très précisément relatives aux responsabilités des acteurs au sein d’un projet.

1. Maîtrise d’ouvrage et maîtrise d’œuvre

a. Définition et principes

Le maître d’ouvrage (MOA) est selon la norme AFNOR X50-108 « la personne qui sera propriétaire de l’ouvrage et qui en assumera les risques ».

Le maître d’ouvrage est donc le donneur d’ordre au profit duquel l’ouvrage est conçu puis réalisé. Le maître d’ouvrage a trois obligations :

• Il définit les objectifs à atteindre, exprime les besoins et résultats attendus. L’expression des besoins et contraintes du projet est donc de la responsabilité du maître d’ouvrage à travers la mise au point d’un cahier des charges.

• Le maître d’ouvrage a la responsabilité de payer les acteurs de la réalisation du projet.

• Il est responsable de la vérification des livrables du projet et de la décision de déploiement du projet.

Enfin, si elle n’en a pas confié la responsabilité à un tiers, la maîtrise d’ouvrage pilote et coordonne les activités du projet.

La norme AFNOR définit le maître d’œuvre (MOE) comme "la personne physique ou morale qui, pour sa compétence technique, est chargée par le maître de l’ouvrage, ou par la personne responsable du marché, de diriger et de contrôler les travaux...