Objet du chapitre

La gestion des achats recouvre les activités d’acquisition de produits et services par l’entreprise maître d’ouvrage.

Le processus d’acquisition est composé des étapes suivantes :

Déterminer puis planifier les travaux d’acquisition.
Mettre au point les documents de consultation.
Identifier des fournisseurs et évaluer les réponses.
Contractualiser et gérer les contrats.

Du point de vue du cadre général de travail proposé dans cet ouvrage, ce chapitre est relatif au domaine de gestion achats.

Détermination puis planification des travaux d’acquisition

1. PBS et gestion des achats

La structure de décomposition du produit (PBS) référence l’ensemble des livrables du projet. De plus, chaque livrable fait l’objet d’une description qui doit être précise. Le chapitre Capturer et formaliser le besoin décrit la nature des travaux à mener pour effectuer une description précise du besoin, donc des livrables attendus (description et gestion des exigences).

Dès lors, la question qui se pose au chef de projet pour chaque livrable, groupe de livrables et de manière extensive pour l’ensemble du projet est la suivante : est-il plus efficace de faire ou d’acheter ces livrables ?

2. Rôle du planning

Le macro-planning du projet est très utile comme outil d’aide à la décision en matière d’achats pour deux raisons principales :

Il permet d’identifier les dates auxquelles les principaux livrables du projet doivent être livrés, ce qui influe directement sur la décision d’achat versus la décision de faire (sait-on faire dans les temps ou est-il préférable d’acheter ?).
Il permet de tester les impacts de la décision d’achat sur le planning lui-même (le fait d’acheter plutôt que de faire peut réduire ou, au contraire, allonger les délais du projet).

3. Contraintes humaines

Les ressources humaines disponibles en interne (en quantité et en termes de compétences) sont des éléments aussi importants. Est-on capable de faire en interne dans les contraintes de qualité définies ? Dispose-t-on du personnel nécessaire ?

4. Décision d’achat

La décision d’achat est guidée essentiellement par une question d’efficacité : est-il plus efficace de faire ou d’acheter ces livrables ? Les Anglo-Saxons utilisent ici le terme "make-or-buy analysis". Ce type d’analyse couvre plusieurs dimensions comme :

La dimension de la valeur ajoutée.

Le livrable peut-il être produit par l’équipe projet interne ?
Dispose-t-on...

Mise au point des documents de consultation

Le document central de consultation est le cahier des charges (voir le chapitre Capturer et formaliser le besoin, et l’annexe 1 pour le détail des éléments types d’un cahier des charges).

La partie qui suit se concentre sur les aspects liés aux activités d’achat et autres éléments contractuels.

1. Éléments types

Le cahier des charges, indispensable à la consultation, est enrichi avec des contenus types et des documents types comme : des éléments de contrat de nature juridique, financière, etc. Des exemples d’articles sont proposés en annexe 2 du présent chapitre sans pour autant que ces éléments soient exhaustifs.

Les articles proposés sont à considérer comme des exemples, chaque organisation devant développer ses propres outils dans le domaine.

2. Format des offres

Dans un souci d’efficacité lors du travail d’analyse des offres, il est très utile de contraindre les réponses des fournisseurs dans un format défini.

Bordereau des prix

Il est par exemple très difficile de comparer des prix de manière transparente sans une ventilation des coûts par poste de charge. Dans ce cadre, la mise au point d’un bordereau de prix, dont la structure doit être absolument respectée par les prestataires...

Identification des fournisseurs et évaluation des réponses

1. Identification des fournisseurs

L’identification des fournisseurs potentiels relève d’un travail continu. Une liste de fournisseurs par nature de produits et services est ainsi tenue à jour au sein des organisations. Pour cela, l’entreprise peut exploiter plusieurs sources d’informations dont, par exemple, les bilans des projets passés.

Une observation continue du marché est aussi très utile, par exemple, en répondant favorablement aux sollicitations des fournisseurs afin de présenter leurs offres.

On peut, bien entendu, susciter des réponses de fournisseurs en publiant une annonce dans la presse ad hoc ou encore organiser des conférences de présentation de la consultation aux fournisseurs potentiels.

2. Évaluation des réponses

Les critères d’évaluation des réponses sont sollicités pour l’établissement d’un score par critère et par offre comme présenté ci-dessous. L’utilisation d’un outil de type tableur peut être très utile.

Le score obtenu pour chaque offre n’a de réelle valeur que dans la mesure où ce score est partagé par les différentes parties prenantes du maître d’ouvrage. Il est donc recommandé d’envisager un processus participatif...

Contractualisation et gestion des contrats

1. Contractualisation

Une fois le prestataire sélectionné, il convient d’établir le contrat entre les parties.

Une phase de négociation avant la signature est alors souvent nécessaire afin de :

Clarifier certains éléments quant à la structure et au contenu du futur contrat (préciser les clés de paiement et le prix par exemple).
Préciser des éléments de vocabulaire et expliciter le sens de certaines clauses si nécessaire.
Rappeler le cadre juridique et réglementaire du contrat.
Souligner les rôles et responsabilités de chacun, etc.

Le contrat est alors mis au point à l’issue de la phase de sélection. Pour des cas complexes, le chef de projet ne doit pas hésiter à faire appel à des compétences expertes dans le domaine des achats, dans le domaine juridique, etc.

La mise en place d’un processus de revue et de validation interne du contrat est recommandée.

2. Gestion des contrats

Gestion courante

La gestion du contrat consiste à s’assurer que le fournisseur remplit ses obligations contractuelles comme :

Le respect du planning et des obligations d’information (reporting).
La livraison de tous les livrables dans le respect des objectifs qualité fixés (mise en place d’actions de contrôle de la qualité)....

Annexe 2 : éléments contractuels types d’un cahier des charges

ARTICLE 1 : OBJET ET DURÉE DU MARCHÉ

Le présent marché a pour objet une prestation [...]. Le titulaire devra [...].

Le présent marché est conclu pour une durée d’une année non reconductible.

Le marché devra être réalisé dans un délai maximum de x mois à compter de la date de notification du marché. La prestation devra débuter dans les 30 jours à compter de la notification du marché et se déroulera dans les locaux [...].

ARTICLE 2 : CONDITIONS D’ENVOI DES CORRESPONDANCES DU MARCHÉ

Toute correspondance relative au présent marché sera adressée par courrier électronique obligatoirement assortie d’un accusé de réception, confirmée par lettre recommandée avec demande d’avis de réception.

ARTICLE 3 : RÉSILIATION DU MARCHÉ

Le marché peut être résilié dans les conditions suivantes : [...].

La société X, maître d’ouvrage, peut résilier le marché aux torts du titulaire après mise en demeure préalable restée infructueuse pendant 15 jours et sans autre formalité que l’envoi d’une lettre recommandée avec accusé de réception, en cas de révocation du chef de projet du titulaire en cours d’exécution du marché, ou de non-acceptation du nouveau chef de projet proposé par le titulaire.

L’exécution des prestations aux frais et risques du titulaire peut être mise en œuvre pour tous les cas de résiliation décrits ci-avant.

ARTICLE 4 : PROPRIÉTÉ INTELLECTUELLE

Tous les droits de propriété intellectuelle ou industrielle, en cela compris les droits de marque, les droits de propriété littéraire et artistique, notamment les droits d’exploitation, de reproduction, de représentation, d’adaptation, d’arrangement, et de transformation, les droits sur les logiciels ou fichiers informatiques sont cédés à titre exclusif à la société X qu’ils soient exploités ou non par cette dernière.

La cession prévue aux alinéas précédents...