Organiser les réunions

Introduction

Si ce point n’est pas fortement impacté par l’agilité, il est important d’en rappeler les fondements ou de les préciser à ceux qui ne les auraient abordés que de manière empirique.

Les réunions Scrum

Trois des cinq évènements Scrum peuvent être structurés par différentes réunions successives :

1 - La planification de Sprint

Cet évènement est généralement décomposé en trois réunions permettant d’identifier l’objectif du prochain Sprint, puis les moyens permettant d’atteindre cet objectif et enfin d’identifier les tâches à réaliser pour mettre en œuvre les moyens préalablement identifiés.

2 - La revue de Sprint

Cet évènement est généralement lui aussi scindé en plusieurs réunions, chacune visant à atteindre un objectif particulier. Echanger de l’information entre les membres de l’équipe, entre l’équipe et les parties prenantes (dont le directeur de projet), faire tous ensemble le point sur la situation actuelle et enfin envisager l’avenir ou faire de la prospective.

3 - La rétrospective de Sprint

Cet événement est également souvent scindé en plusieurs réunions visant à mesurer la performance de l’équipe, faire le bilan sur les nouvelles méthodes ou pratiques et leur efficacité concrète, envisager des solutions aux problèmes récurrents rencontrés, identifier des moyens permettant d’accroître...

Les différents types de réunions

Tout le monde a au moins une fois dans sa vie participé à une réunion. Elles prennent des formes très variées et ont des objectifs différents. Entre la réunion de famille et le meeting politique à la veille d’une élection nationale, il existe des dizaines de manières d’organiser, d’animer et de participer efficacement à une réunion.

Seuls quatre grands types de réunions nous intéressent particulièrement : la détente, l’information, la gestion et la décision.

1. La réunion de détente

Du petit déjeuner à la soirée arrosée en passant par le buffet campagnard, la réunion de détente peut prendre plusieurs formes plus ou moins élaborées. Réunir plusieurs personnes pour partager un moment agréable peut sembler être la forme de réunion la plus facile à organiser, mais il faut cependant prendre certaines précautions et respecter deux articles du Code du travail :

« Aucune boisson alcoolisée n’est autorisée sur le lieu de travail. Le vin, la bière et le poiré sont tolérés (art. R. 4228-20) ».
« Il est interdit de laisser entrer ou séjourner des personnes en état d’ivresse dans l’entreprise (art. R. 4228-21) ».

De plus, un salarié en état d’ivresse, suite à la consommation d’alcool sur son lieu de travail, causant un préjudice à un tiers entraînera la responsabilité civile de son employeur. Le fait que l’employeur ait fourni de lui-même à ses employés les boissons alcoolisées est une circonstance aggravante pouvant engendrer des poursuites pénales. L’article L. 4741-1 stipule qu’une amende de 3750 € peut être infligée par personne ivre dans l’entreprise et l’étend à 9000 € plus un an d’emprisonnement en cas de récidive (NB : l’amende est cumulative pour chaque infraction).

En résumé, si vous organisez une fête à l’intérieur de l’entreprise, ne prévoyez que des boissons faiblement alcoolisées et en quantité...

Préparer la réunion

Au même titre que la réussite d’un match sportif passe par la préparation physique et l’entraînement, la réussite d’une réunion est le fruit d’un travail de préparation sérieux et organisé.

1. Préparation matérielle

Même si cela semble une évidence, il est toujours utile de le rappeler : il faut vérifier que la salle de réunion est réservée, qu’elle dispose du matériel adéquat et que celui-ci est en état de marche.

S’il faut illustrer un propos au paperboard, il est préférable d’avoir du papier en quantité suffisante et des marqueurs en état de marche. S’il faut projeter des informations sur un écran, il faut vérifier que le rétroprojecteur est compatible avec l’ordinateur sur lequel est stockée la présentation.

Prévoir des feuilles et des crayons n’est pas non plus superflu. Si un des membres de la réunion manque d’organisation, cela lui évitera de courir partout pour y remédier.

2. Préparation des intervenants

Assurons-nous que les intervenants qui doivent exposer des solutions se sont préparés efficacement. S’ils n’ont que dix minutes et prévoient de présenter un PowerPoint de trente pages...

Initier la réunion

Même si la préparation de la réunion a été réalisée avec soin, tous les participants n’ont pas forcément eu cette attention ou n’en ont pas eu la possibilité.

Il est donc important de commencer par s’assurer que tout le monde est au fait de l’ordre du jour. Si ce n’est pas le cas, il faudra reposer rapidement le contexte et l’objectif.

Enfin, vérifier que tout le monde est en phase avec l’ordre du jour et qu’il n’y a pas une situation critique qui amènerait à réviser ce dernier.

Si lors de la réunion précédente tous les sujets n’ont pu être traités et qu’ils l’ont été en petit comité entre les deux réunions, il faut le stipuler si cela n’a pas été fait dans la convocation.

Excusez les absents ou retardataires qui ont eu la courtoisie de prévenir et demandez l’aval des participants pour commencer la réunion si certains d’entre eux ne sont pas ponctuels. Un retardataire peut avoir prévenu un homologue en urgence et lui avoir laissé des consignes.

Identifier le rapporteur de réunion qui se charge d’établir le CR. Cela peut être effectué à tour de rôle pour les réunions récurrentes.

Indiquer les absents...

Animer la réunion

Par essence, une réunion regroupe plusieurs personnes ayant potentiellement d’autres occupations, un emploi du temps, des engagements à respecter et surtout des points de vue, voire des visions différentes d’une même réalité. Le respect de quelques règles de bases permet d’atteindre une meilleure efficacité.

1. Respecter l’ordre du jour

Même si cela semble couler de source, si l’on adresse aux participants un ordre du jour, c’est que l’on a besoin d’aborder avec eux les points évoqués. Sinon, c’est une discussion informelle, une conversation.

Pour être sûr de respecter l’ordre du jour, l’idéal est d’essayer de s’en tenir à la préparation chronologique qui a été effectuée au préalable. S’il est établi qu’une demi-heure serait consacrée au premier sujet, répartie en 10 minutes de présentation, 15 minutes de débat et 5 minutes de vote, il faut intervenir dès que le débat s’enlise pour rappeler l’ordre du jour. Certains logiciels de présentation comportent des dispositifs de gestion du temps, mais dans le cas contraire, un simple minuteur suffit à gérer les dérives.

2. Gérer chaque sujet

Avant d’aborder un sujet, présentez...

Gérer les cas difficiles

Gérer efficacement une réunion, c’est gérer des personnalités et donc faire preuve de psychologie. Plusieurs études visent à mettre des gens dans des cases pour pouvoir indiquer ensuite comment gérer cette case. Si l’entreprise est audacieuse, elle n’est jamais exhaustive. Il arrive toujours qu’une personnalité hors norme sorte des sentiers battus et que son comportement devienne imprévisible, rendant sa gestion complexe. Mais dans la majeure partie des cas, des règles de bon sens et le fruit des études précédemment évoquées permettent de gérer les cas complexes les plus fréquents.

1. Monsieur je-sais-tout

Il a un avis sur tous les sujets et est capable d’argumenter pendant des heures, simplement pour exprimer aux autres qu’il a raison. Si l’ordre du jour est clair, il suffit de lui rappeler son périmètre et d’ultérieurement faire en sorte qu’il s’exprime en fin de réunion. Ce genre de personnage est plus difficile à arrêter quand il est chaud, aussi faut-il intervenir le plus rapidement possible.

2. Le silencieux

Au contraire de Monsieur je-sais-tout, il n’a jamais rien à dire et semble même parfois se désintéresser totalement de la situation. Il peut s’agir d’un manque de confiance, ou d’un réel désintérêt pour le sujet. Amenez-le à s’exprimer sur un sujet qu’il maîtrise pour le mettre en confiance, mais restez vigilant à ce type de comportement car dans certains cas, cette attitude peut révéler une rétention d’informations (cf. section suivante : Le saboteur).

3. Le saboteur

Lorsque le silencieux est remis en zone de confiance mais ne participe toujours...

Clore la réunion

Si l’acte peut sembler anecdotique, son mode d’exécution, s’il est constant, systématique, contribuera à modifier le comportement des intervenants.

1. Terminer à l’heure

Respecter scrupuleusement l’heure de fin de la réunion, quelles que soient les circonstances, de manière systématique donne à l’organisateur un réel ascendant sur les participants. Après quelques séances, ils savent que vous faites ce que vous vous êtes engagé à faire. Bien plus qu’une promesse, c’est un acte par lequel ils perçoivent une personnalité. Cela démontre sans qu’il soit besoin de le dire qui est le patron de la réunion.

Cela nécessite une organisation rigoureuse et une bonne gestion des délais d’intervention de chacun, mais le résultat est redoutablement efficace en termes de crédibilité.

Cela implique de savoir comment traiter ce qui n’a pas pu être abordé si, malgré une gestion rigoureuse, tous les sujets n’ont pu être abordés.

Si ce sont des sujets mineurs, ils peuvent être entérinés en comité restreint et portés à la connaissance des participants via le compte rendu. Si cela n’est pas envisageable, ils peuvent être reportés à la réunion...