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Le suivi des clients
Introduction
Les tableaux de bord des logiciels de facturation et de gestion commerciale présentent systématiquement le montant des factures qui restent à encaisser, le dirigeant de l’entreprise peut ainsi mesurer la trésorerie à percevoir.
De même, à partir de l’outil informatique, il est tout à fait possible de suivre les clients avec le détail des opérations pour chacun.
Les comptes clients
À partir de la facturation, un compte est créé pour chacun des clients, de manière à suivre plus facilement les factures et les règlements et ainsi repérer plus facilement les factures en attente et celles dont la date d’échéance est dépassée.
Le fonctionnement du compte client
Le compte d’un client est alimenté à chaque facture ou avoir et règlements correspondants. Il fait apparaître toutes les références nécessaires au bon suivi des échéances.
Les règlements sont rapprochés des factures par l’opération de « lettrage », ainsi, le repère entre les factures et leur règlement est composé d’un groupe de lettres commençant par AA, ou AAA, puis AB ou AAB, et ainsi de suite.
Certains logiciels prévoient ce traitement dans le module de facturation ou de gestion commerciale. Ce procédé permet au responsable de la TPE de suivre ses clients.
Exemple de compte client sur un logiciel de facturation
Dans cet exemple, il apparaît que toutes les factures sont réglées, il ne subsiste qu’un avoir pour un montant de 150,00 € qui représente le solde.
Pour ce montant, il existe deux solutions :
-
soit l’entreprise effectue le remboursement du montant à son client,
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soit le montant est déduit sur les prochaines factures.
Les modes de paiement
Les modalités de paiement sont fixées dans les accords entre acheteur et vendeur, lors d’une transaction commerciale.
Des délais peuvent être accordés et le dirigeant doit connaître leur impact sur la trésorerie, sur le résultat et sur le bilan en fin d’exercice.
Les moyens de paiement
Le client dispose de plusieurs moyens pour le paiement de ses factures, dont certains sont...
Les impayés
Un impayé désigne le montant qui n’a pas été payé par le client, concernant une ou plusieurs factures. Il peut aussi correspondre à un solde de compte après plusieurs paiements.
La gestion des impayés
Le suivi des clients permet une bonne gestion de la trésorerie, élément central de la survie d’une TPE. La traque aux impayés permet aussi de maintenir une crédibilité auprès des partenaires de l’entreprise.
Le temps consacré à la gestion des impayés entraîne une efficacité de la gestion de la TPE dans sa globalité et donc un gain de performance.
Les clients intègrent le cycle d’exploitation qui doit être le plus régulier possible. Les créances font partie d’un actif « circulant ».
La pratique passe par une bonne connaissance de la législation en matière d’échéances à accorder aux clients, mais aussi des moyens disponibles pour cette gestion au quotidien.
Échéances et impayés
Les conditions de vente sont prévues dans les CGV, mais peuvent faire l’objet d’accords spécifiques entre le vendeur et ses clients ayant une situation privilégiée.
La facture doit préciser les termes d’accords spécifiques et des dates d’échéance en fonction des moyens de paiement.
La date d’échéance est donc celle au-delà de laquelle l’entreprise est en droit d’exiger du client qu’il respecte leurs accords.
Malgré tout le travail réalisé sur le suivi des comptes clients, des factures peuvent rester impayées pour différentes raisons :
-
Oubli par le client, une erreur d’inattention est toujours possible, sans malveillance.
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Chèque revenu impayé par la banque pour défaut de provision sur le compte bancaire du client.
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Prélèvement ou effet arrivé à échéance impossible à honorer pour la même raison.
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Faillite, dépôt de bilan…
Il est important pour l’entreprise de réaliser une gestion efficace des dépassements...
