Formation de vos utilisateurs

Objectifs

La formation des utilisateurs est essentielle pour garantir une adoption réussie des outils. C’est d’autant plus vrai lorsque ceux-ci utilisent une application pendant des années, et qu’ils doivent s’en départir bon gré mal gré.

Les accompagner dans cette migration fait également partie des choses à prévoir, et ce chapitre aborde les outils à votre disposition pour aplanir au mieux les difficultés sur cette thématique.

Utilisateur historique et nouvel utilisateur

Avant toute chose, il est important de souligner ici que la formation dont il est question ici ne se réduit pas à la seule migration dont l’ouvrage vante les mérites, mais bien de prévoir du matériel, des procédures et des interventions. Cela vaut aussi bien pour les utilisateurs qui ont utilisé vos applications Excel ou Access et vont être amenés à utiliser vos applications Power Apps, que pour les nouveaux employés qui devront apprendre à utiliser les outils, sans avoir de version antérieure sur laquelle baser une expérience d’utilisation.

Une fois que les applications Office migrées vers la Power Platform, la formation des anciens utilisateurs est essentielle pour garantir une transition réussie et maximiser l’adoption de la nouvelle plateforme.

Compréhension des besoins et des objectifs

Avant de démarrer une formation, il est crucial de comprendre les besoins spécifiques des utilisateurs, et les objectifs d’affaires (objectifs professionnels qui sont ceux pour lesquels l’application existe au sein de l’entreprise, comme la gestion des commandes, les relances des clients, etc.) des applications Power Apps qui seront mises à leur disposition.

Plus les applications auront évolué, plus la réticence pourra être grande, car les habitudes ont la vie dure, et les utilisateurs devront être en confiance à la fin des ateliers pour pouvoir utiliser correctement les outils.

Une analyse approfondie permettra de concevoir une formation qui répond précisément aux besoins de chaque groupe d’utilisateurs, selon des scénarios d’utilisation classique.

Découpez la formation entre des moments de présentation à haut niveau, et ceux plus concrets, proposant des cas d’usage dans lesquels les utilisateurs retrouvent leurs marques, comprennent les enjeux et peuvent se projeter dans leur travail.

Si jamais vos utilisateurs sont amenés à utiliser les outils sur une tablette ou un téléphone, pensez à aborder comment trouver et lancer l’application sur ces supports.

Formation personnalisée

Au-delà des hyperliens accessibles pour vous autoformer, il est primordial dans le cadre des formations que vous mettrez en place de prévoir des groupes de niveaux selon les compétences et les rôles des utilisateurs. Assurez-vous que la formation couvre les concepts de base de Power Apps, tels que le lancement de l’application, le comportement général dans le navigateur. Le cas échéant abordez les subtilités qui seraient à prendre en compte lorsque les utilisateurs doivent travailler depuis une tablette ou un téléphone cellulaire.

Formation pratique et super-utilisateurs

La pratique active est un excellent moyen de renforcer l’apprentissage de nouvelles compétences, c’est également le cas pour les formations liées aux applications informatiques. Le fait de pouvoir essayer dans un cadre de formation un nouvel outil permet aux utilisateurs de ne pas ressentir de stress indésirable et d’être en confiance, de pouvoir poser des questions au formateur.

Dans le cas de nouvelles recrues, il n’est pas toujours possible de faire intervenir un formateur, et un des moyens souvent utilisés dans les entreprises est d’avoir des superutilisateurs.

Ces personnes sont souvent des employés qui ont des facilités avec les outils informatiques, et disposent d’expérience pour transmettre leurs compétences.

Il est pertinent de prévoir des formations spécifiques pour ces supers-utilisateurs, couvrant de façon plus large, et plus approfondie les fonctionnalités des outils mis en place, pour les outiller de façon adéquate pour accueillir et accompagner les nouvelles recrues dans l’apprentissage des outils de l’entreprise.

Support continu

Il est important de garder en tête qu’une fois la formation terminée, les utilisateurs auront toujours besoin de support, qu’il s’agisse de questions à poser, d’erreurs ou de bugs à signaler.

Il vous faut donc que les utilisateurs aient accès à un support continu après la formation initiale. Cela peut inclure un support technique, des sessions de questions-réponses, des forums de discussion en ligne ou des groupes d’utilisateurs locaux.

Conclusion autour de la formation des utilisateurs

En résumé de ce chapitre, former les anciens utilisateurs d’applications Office une fois les applications migrées dans la Power Platform est essentiel pour garantir une transition réussie, maximiser l’adoption de la nouvelle plateforme et permettre aux utilisateurs de tirer pleinement parti des fonctionnalités avancées offertes par la Power Platform.

Mais construire du matériel d’apprentissage pour les nouveaux utilisateurs est tout aussi important. Révisez régulièrement le contenu de formation, pour garder des exemples et captures d’écran à jour.

Construire des parcours de formation est une activité qui prend du temps, et qui est malheureusement souvent négligée en entreprise. Profitez de l’occasion de la migration pour prendre de bonnes décisions sur les méthodes d’intégration des nouveaux employés vis-à-vis des applications que vous mettez en place. Cela facilitera énormément pour ces recrues leur montée en charge au sein de l’entreprise.