Les applications bureautiques Office

Objectifs

Comme vous avez fait l’acquisition de cet ouvrage, vous disposez très probablement d’une ou plusieurs applications sous Office, qu’il s’agisse d’applications simples ou plus élaborées. Dans ce chapitre, vous verrez quelques rappels sur ce que permettent les outils Excel et Access, avec leurs particularités. Le langage VBA dans le cadre de ces applications sera ensuite abordé.

Généralités

Les applications Excel et Access font partie de la suite Office de Microsoft. Elles ont chacune fait l’objet de plusieurs ouvrages dédiés, aussi ce chapitre n’a pas vocation à vous apprendre à les utiliser, mais plus simplement d’évoquer les termes de vocabulaire qui pourront vous servir, hors et durant vos migrations à venir.

Il existe une grande similarité, tant du point de vue du stockage des données, de leur représentation au travers des formulaires que de la façon de les obtenir, les transformer entre les applications bureautiques et la Power Platform.

Les applications Excel

L’outil Excel est probablement l’outil bureautique le plus utilisé dans le monde avec le traitement de texte Word, aussi il est possible que cela soit la source de plusieurs de vos applications en VBA, créées et modifiées au fil des années.

Les données

Les objets Excel sont des classeurs composés de feuilles (de calcul). Chaque feuille est composée de plusieurs colonnes et de plusieurs lignes. À l’intersection de ces colonnes et lignes, se trouve une cellule.

Les cellules peuvent stocker plusieurs types de données, comme du texte, des valeurs numériques, des dates ou encore des formules ou des références à d’autres cellules.

Les données dans Excel peuvent provenir de différentes sources, telles que des entrées manuelles, des imports à partir d’autres fichiers, des bases de données externes ou des connexions à des sources de données en ligne. Excel peut également être utilisé pour analyser de grandes quantités de données en effectuant des opérations telles que des tableaux croisés dynamiques, des analyses de scénarios et des simulations.

Il est possible d’afficher les données dans des formats prédéfinis ou personnalisés, pour mettre en avant une information en particulier (une date, une heure...

Les applications Access

Système de gestion de base de données de la suite Office, Access est utilisée par beaucoup d’entreprises pour les interfaces (formulaires utilisateurs) qu’il est possible de créer pour afficher et mettre en forme les données d’entreprise.

Les données

Les données que permet de stocker Access se trouvent dans des tables, comportant plusieurs champs, et chaque enregistrement peut être relié aux autres enregistrements de la base. Cette structure vous permet de stocker l’intégralité des données qui pourront être saisies et manipulées au travers des outils développés.

Les champs peuvent contenir plusieurs types de données, similaires à ceux d’Excel. Vous pouvez également stocker des fichiers ou encore des hyperliens.

Les données sont ensuite accessibles par requête, regroupées, jointes aux autres données, filtrées, pour en afficher les éléments qui doivent être exploités et qui servent à votre activité.

Le langage SQL appliqué dans ces requêtes comporte des fonctions natives d’Access, qui seront réplicables dans les formules Power Fx.

Les formulaires

Les formulaires sous Access sont le moyen privilégié pour afficher et manipuler les données de votre base, avec une interface facile...

L’utilisation du langage VBA

Sans qu’il soit nécessaire pour vous que le langage VBA soit un langage de programmation qui vous est familier depuis de nombreuses années, vous aurez durant la migration un moment à passer pour comprendre son utilisation dans vos outils Excel et Access, pour trouver son utilité, son équivalence voire son évolution avec la Power Platform.

Que vous manipuliez des données dans des feuilles ou des tables, vous constaterez qu’en bout de ligne, vous effectuerez toujours les mêmes quatre types d’actions : création, lecture, modification, suppression. Cet ensemble se nomme CRUD en anglais (pour Create, Read, Update et Delete), et quel que soit votre secteur d’activité, ce point commun à l’ensemble des applications dans le monde de l’entreprise vous permettra d’évoluer vers les solutions proposées dans la Power Platform.

La migration de vos applications dans la Power Platform nécessitera donc une transformation des instructions, des modules de classe ou encore des API VBA que vous aviez utilisés jusqu’à présent, au profit d’un ensemble d’équivalences ou d’alternatives dans les outils de la Power Platform, qu’il s’agisse de formules Power FX, de flux Power Automate ou encore de scripts Office Script.

Les macros VBA

Le langage VBA peut servir à...