Cas de migration

Introduction

Afin de mieux vous projeter dans les opportunités qui s’offrent à vous lors de la migration d’applications Excel et Access vers la Power Platform, voici trois exemples concrets de migrations réussies, dans des secteurs divers, qui pourront vous donner des idées sur le potentiel que ces migrations vous permettront d’atteindre.

Le premier cas de migration est une migration d’une application de gestion de patientèle, réalisée en deux temps. D’une application Microsoft Access vers, dans un premier temps, une application Power Apps Canevas avec des listes SharePoint Online en stockage, puis dans un second temps vers une Power Apps Model-Driven avec des tables Dataverse. Ce cas illustre bien les possibilités pour vous d’envisager une migration vers une des combinaisons parmi toutes celles disponibles dans la Power Platform.

Le deuxième cas consiste en une migration depuis Microsoft Excel, avec des données issues de SQL Server. Il s’agit d’une migration vers une application Power Apps Canevas. Les données sont stockées dans des tables Dataverse.

Le troisième enfin, est une migration depuis une application Excel de gestion de feuille de temps vers une Power Apps Canevas. Les données sont cette fois-ci stockées dans des tables Dataverse for Teams.

Pour chacun des cas, un contexte applicatif est donné, sorte...

Cas 1 - Access - Gestion de patientèle

Dans le cadre de son activité de diététicienne-nutritionniste, la cliente utilisait une base de données Access pour suivre ses rendez-vous de patients, ainsi que pour suivre les factures émises lorsque nécessaire. Lorsqu’un départ en congé maternité l’a obligée à transférer à une autre personne sa patientèle, les options de partage dont disposait la cliente ne permettaient pas un accès concurrent sur deux machines n’étant pas sur un même réseau d’entreprise. La piste de la migration vers la Power Platform a été la solution choisie.

Contexte applicatif

L’application originale était une base de données Access installée et accessible sur une seule machine, séparée en deux fichiers d’extension .accdb : un fichier contenant l’application (front-end) et un fichier stockant les données uniquement (back-end).

Dans la demande de migration vers la Power Platform, deux versions ont été successivement mises en place.

Dans un premier temps, les données ont été migrées dans des listes SharePoint, avec une application de type Power Apps Canevas.

Cette version avait l’avantage de ne pas nécessiter de licences supplémentaires pour la cliente, les solutions Power Apps Canevas combinées aux listes SharePoint étant prises en charge avec les licences Microsoft Business Standard dont disposait la cliente, pour elle et la personne qui la remplaçait.

À la suite de premiers essais et d’une utilisation sur quelques semaines, la cliente a souhaité avoir une version avec Power Apps Model-Driven. Dans cette seconde version, les données ont été stockées dans des tables Dataverse. Il a fallu acquérir des licences Premium pour les flux Power Automate qui ont évolué également.

La migration a pris en tout huit semaines de travail avant la mise en production, et des ajouts de nouvelles fonctionnalités ont depuis été effectués en intégrant la gestion documentaire dans SharePoint Online.

Besoin de migration

Le point de départ du besoin de migrer l’application Access a été la difficulté...

Cas 2 - Excel - Gestion de devis

Dans le cadre de son activité de reconditionnement d’équipements informatiques, le client utilisait une application Excel pour générer des devis liés aux prestations effectuées auprès de ses clients. Étant une branche semi-autonome d’un groupe plus large, elle dépendait de la maison mère pour la gestion des clients, mais était autonome sur la gestion des devis et factures.

À la suite de l’acquisition d’un compétiteur, le client a souhaité revoir ses applications développées au fil des années pour repartir sur une solution unique, pour utiliser des applications cloud. Le client disposait déjà d’une expérience précédente avec la Power Platform et Dynamics 365.

Plutôt que d’acquérir des licences pour utiliser les applications Dynamics 365 dans cette situation, le client a préféré privilégier une migration vers la Power Platform uniquement, avec Dataverse.

Plus de six applications ont été revues et migrées au cours de plusieurs phases, toutes vers la Power Platform.

Cette étude de cas se concentrera sur la migration de l’application de gestion des devis et factures.

Contexte applicatif

L’application originale était un fichier Excel, disponible sur un réseau local, mais dont une seule personne était à la fois le créateur, effectuait le support, et était également l’utilisateur principal.

Les données liées aux clients sont accessibles depuis une base de données SQL Server, alimentée depuis la maison mère, et en lecture seule pour le client. Cette source de données est imposée, aussi elle sera gardée, et sera intégrée comme table virtuelle dans Dataverse.

Le développement VBA effectué jusqu’à présent répondait aux besoins de l’utilisateur final, créant des fichiers PDF envoyés par la suite aux clients.

Approche de migration

Lorsque plusieurs des outils du client ont été revus par l’équipe d’analystes et d’architectes, il était nécessaire de repenser la centralisation des données du client, en gardant les éléments...

Cas 3 - Excel - Gestion de feuilles de temps

Dans le cadre de son activité de conseil en architecture au Québec, le client utilisait un fichier de feuille de temps avec Excel pour suivre les interventions des salariés chez ses clients, pour ensuite émettre des factures récapitulatives. Après plusieurs années d’utilisation de ce fichier, le client a souhaité évoluer vers une solution Cloud, permettant notamment à ses salariés de renseigner les horaires effectués depuis leur téléphone. Le client a ainsi décidé de migrer depuis le fichier Excel de chacun vers la Power Platform.

Contexte applicatif

L’application originale était composée d’un fichier Excel d’extension .xlsm que chaque utilisateur devait télécharger depuis un dossier partagé sur le réseau.

Les données étaient ensuite envoyées par mail avec un fichier plat csv, importé par la suite dans un fichier Excel de regroupement des horaires de chaque employé.

Dans le cadre de la migration, deux applications Power Apps ont successivement été mises en place pour remplacer le fichier Excel. L’envoi de courriel a été aboli dès la première phase de migration, les données étant directement stockées dans un emplacement unique.

Le client a souhaité dès le départ utiliser le stockage de données Dataverse for Teams, car il en avait entendu parler, et a choisi ce type de stockage pour ne pas avoir besoin d’acquérir des licences pour l’ensemble de ces employés (une dizaine lors de la migration).

La première migration a pris un total de quatre semaines, le développement de la seconde application Power Apps Canevas étant effectuée sur deux autres semaines par la suite.

Besoin de migration

L’application Excel mise en place, représentant une interface de saisie, et un processus de génération de fichier envoyé par mail, était rudimentaire, mais plutôt complexe à maintenir, les nombreux clients et projets étant mis à jour jusqu’à plusieurs fois par semaine. Le fait d’avoir un fichier central était une bonne chose, mais très fréquemment, les utilisateurs...

Conclusion de la migration

Le client est très satisfait des moyens de relance mis à disposition de ses gestionnaires, réduisant de façon conséquente les relances manuelles. De plus, les employés peuvent dès lors renseigner leurs dates de vacances et congés.

Les outils de recherche des différentes données dans les interfaces facilitent grandement la saisie des détails des projets et des temps impartis.

Un tableau de bord Power BI a été créé directement par le client suite à la bascule dans la Power Platform, représentant notamment les projets qui seraient en dépassement des temps impartis.