Objets de base de données

Les objets d’une base de données Access

Un fichier de base de données contient un ensemble d‘objets qui vont vous permettre d’exploiter les informations de votre base de données. Certains de ces objets concernent l’entrée des données dans la base (table, formulaire), d’autres concernent la restitution des données (requête, état).

Modifier l’affichage/l’ordre des objets

L’affichage sélectionné s’applique à tous les groupes du volet de navigation.

Rechercher un objet

Une base de données pouvant contenir un grand nombre d’objets, Access met à votre disposition une zone de recherche permettant de trouver rapidement un objet.

La zone Rechercher est désormais visible sous le menu du volet de navigation.

Le résultat de la recherche s’affiche au fur et à mesure que vous saisissez le texte ainsi, seuls les objets correspondant à la recherche restent visibles dans le volet de navigation. Access masque les groupes ne contenant aucun objet correspondant à la recherche.

Ici, sept objets correspondent au texte saisi dans la zone de recherche. Si aucun des objets de votre base de données ne correspond à la recherche, le volet de navigation est vide.

Vous pouvez aussi supprimer le texte visible dans la zone Rechercher.

Gérer les objets

L’objet s’ouvre et affiche son contenu dans un volet auquel est associé un onglet reprenant le nom de l’objet. Si plusieurs objets sont ouverts, vous visualisez les onglets correspondants dans le volet.

Si vous ne visualisez pas les onglets, vous devez les afficher. Pour cela, reportez-vous à la remarque située à la fin du titre.

Gérer les catégories et les groupes personnalisés

Vous pouvez créer vos propres catégories et groupes personnalisés dans lesquels vous ajouterez les raccourcis des objets souhaités ; les catégories et les groupes créés apparaîtront dans le volet de navigation.

Créer une catégorie personnalisée

 Cliquez avec le bouton droit de la souris sur le menu situé en haut du volet de navigation puis cliquez sur l’option Options de navigation.

 Cliquez sur le bouton Ajouter un élément visible sous la zone Catégories.

La Catégorie personnalisée 1 s’affiche dans la zone Catégories.

 Saisissez le nom de la nouvelle catégorie puis appuyez sur la touche Entrée.

Vous visualisez le groupe Objets non attribués dans la zone Groupes pour « nom de la catégorie personnalisée ». Ce groupe contient tous les objets de la base de données et est ajouté automatiquement lors de la création d’une catégorie personnalisée. 

 Cliquez sur le bouton OK.

La nouvelle catégorie est désormais visible dans le menu situé en haut du volet de navigation.

Utiliser les thèmes

À chaque thème sont associés un ensemble de couleurs (quatre couleurs de texte et d’arrière-plan, six couleurs accent et deux couleurs de lien hypertexte) et deux polices (une police de titre et une police de corps de texte). Access met à votre disposition de nombreux thèmes prédéfinis. Par défaut, le thème Office est associé à chaque nouveau formulaire ou état créé.

Appliquer un thème à un formulaire ou un état

Attention, même si vous avez accès aux thèmes, leurs effets ne sont pas visibles sur les formulaires ou les états créés dans les versions antérieures à Access 2010 même si la base de données correspondante a été convertie.

 Affichez le formulaire ou l’état auquel vous souhaitez appliquer un nouveau thème en mode Création ou en mode Page : clic droit sur le nom de l’objet puis option Mode création ou Mode Page.

 Dans l’onglet Création, cliquez sur le bouton Thèmes visible dans le groupe Thèmes.

 Si vous n’êtes pas fixé sur le thème à appliquer, pointez successivement les thèmes proposés afin de visualiser l’effet correspondant dans votre formulaire ou état.

Les thèmes proposés par Access sont visibles dans la zone Office. La zone Dans cette base de données affiche le thème appliqué à l’objet actif.

Il est possible qu’en plus des thèmes prédéfinis, vous visualisiez d’autres thèmes dans la zone Personnalisé, correspondant aux thèmes...

Afficher des informations sur les dépendances entre les objets

Dans une base de données Access, pour créer un formulaire, une requête ou un état, vous devez utiliser une ou plusieurs tables ou requêtes. Nous dirons donc qu’un objet utilise un ou plusieurs autres objets (par exemple, la requête Liste des clients utilise la table Clients) mais également qu’un objet est utilisé par un ou plusieurs autres objets (par exemple, la table Clients est utilisée par la requête Liste des clients, par le formulaire Saisie des clients et par l’état Clients). Access va vous permettre d’afficher les informations relatives aux dépendances entre les objets de votre base de données et ainsi vous faire gagner du temps et réduire le nombre de vos erreurs. En effet, si par exemple vous souhaitez supprimer une requête, afficher les dépendances d’objets vous permettra de savoir si d’autres objets de la base de données l’utilisent.

Enregistrer un objet au format PDF ou XPS

Les formats de fichiers PDF et XPS sont des formats de fichier qui permettent la diffusion de documents électroniques (documents transmis par messagerie). Ces formats conservent toutes les caractéristiques de mise en forme d’un objet tel qu’il a été créé dans son application d’origine. Un utilisateur peut afficher, partager et imprimer des fichiers PDF s’il dispose du logiciel Acrobat Reader (disponible gratuitement sur le site Web d’Adobe) et des fichiers XPS s’il dispose de Microsoft .NET Framework (disponible gratuitement sur le site Microsoft). Cependant, si vous travaillez sous l’environnement Windows 10, celui-ci met à votre disposition le Lecteur permettant d’ouvrir les fichiers PDF et XPS ainsi que la Visionneuse XPS permettant d’ouvrir les fichiers XPS.