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Événements
Créer un rendez-vous/un événement
Un rendez-vous ou un événement correspond à toute activité pour laquelle vous souhaitez bloquer du temps sur le calendrier sans pour autant impliquer la convocation d’autres personnes ou l’utilisation de ressources supplémentaires contrairement à une réunion.
Il existe deux méthodes pour créer un rendez-vous ou un événement. La première méthode permet de renseigner toutes les informations relatives à un rendez-vous ou événement tandis que la seconde méthode permet de le créer plus rapidement en renseignant seulement son titre et ses horaires.
Première méthode
Si la date du rendez-vous ou de l’événement est visible sur le calendrier, faites un double clic dessus sinon cliquez sur le bouton Créer puis sélectionnez Événement ou appuyez sur la touche C.
Le formulaire de création d’un nouvel événement s’affiche.
Dans la zone Ajouter un titre, saisissez l’objet du rendez-vous et dans les zones situées sous le titre, précisez la date et les heures de début et de fin du rendez-vous.
Immédiatement au-dessous du titre se trouvent les différents types d’évènement : Événement, Moment de concentration, Absent du bureau, Lieu de travail, Tâche et Planning des rendez-vous. Référez-vous au différentes rubriques correspondantes ci-après pour créer et paramétrer ces différents types d’évènement.
Si les listes horaires ne proposent pas l’heure recherchée (par défaut, l’intervalle horaire est...
Créer un événement répétitif
Cliquez sur le bouton Créer puis sélectionnez Événement.
Saisissez l’objet du rendez-vous dans la zone Ajouter un titre.
Précisez la date ainsi que l’heure de début et de fin dans les zones suivantes.
Ouvrez la liste intitulée Une seule fois et choisissez une des fréquences de répétition proposées : Tous les jours, Toutes les semaines, Tous les mois… ou cliquez sur l’option Personnaliser pour définir la périodicité.
Si vous avez choisi l’option Personnaliser, la fenêtre Récurrence personnalisée s’ouvre :
Selon la fréquence de répétition choisie, complétez les informations requises.
Dans la section Se termine, indiquez éventuellement le terme de cet événement
|
Jamais |
L’événement périodique est répété indéfiniment. |
|
Le |
Met fin à l’événement périodique à la date saisie ou sélectionnée dans la zone. |
|
Après n occurrences |
Met fin à l’événement périodique après le nombre d’occurrences spécifié dans la zone de saisie. |
Cliquez sur le bouton Terminé.
Complétez, si besoin...
Modifier un événement
Pour modifier la durée de fin d’un événement (uniquement en affichage Jour, Semaine ou 4 jours), positionnez le pointeur de la souris sur la partie inférieure du cadre de l’événement.
.
Cliquez et faites glisser jusqu’à l’heure de fin souhaitée.
Pour déplacer un événement, faites-le glisser à l’endroit souhaité.
Pour modifier les autres informations d’un événement,
cliquez sur son titre et sur l’outil Modifier l’événement 
ou faites un double clic dessus puis, dans la
fiche de l’événement qui s’affiche,
réalisez les modifications souhaitées.
Cliquez sur Enregistrer.
Supprimer des événements ou les restaurer
Pour supprimer un événement :
dans la fenêtre d’affichage de l’agenda,
cliquez sur le titre de l’événement et,
dans l’info-bulle qui s’affiche, cliquez sur l’outil Supprimer l’événement 
.
Les événements supprimés sont conservés 30 jours dans la corbeille d’un agenda. Avant la fin de ce délai, vous pouvez restaurer un événement supprimé ou le supprimer définitivement.
Affichez la Corbeille en
choisissant l’option correspondante dans le Menu Paramètres 
.
Si vous utilisez plusieurs agendas, sélectionnez l’agenda concerné dans le volet gauche.
Cochez les événements à restaurer
ou à supprimer puis cliquez sur l’outil 
pour les restaurer ou l’outil pour les supprimer définitivement.
Pour supprimer définitivement tous les événements de la corbeille, cliquez sur Vider la corbeille. Cliquez ensuite sur Vider du message de confirmation qui s’affiche.
Cliquez sur l’outil 
pour revenir à l’agenda.
Modifier/supprimer un événement répétitif
Pour modifier une seule ou toutes les occurrences d’un événement répétitif, utilisez les procédures abordées au titre précédent sur l’occurrence à modifier ou sur une des occurrences dans le cas où toute la série est concernée par la modification.
Après validation, la fenêtre suivante s’affiche :
Activez l’option correspondant aux occurrences que vous souhaitez modifier puis cliquez sur OK.
Pour supprimer une ou toutes les occurrences
d’un événement répétitif,
cliquez sur le titre de l’occurrence à modifier
ou sur une des occurrences si tous les événements de
la série doivent être supprimés puis
cliquez sur l’outil dans l’info-bulle.
Dans la fenêtre qui s’affiche, activez l’option correspondant aux occurrences que vous souhaitez supprimer : Cet événement, Cet événement et tous les suivants ou Tous les événements. Cliquez ensuite sur OK.
Copier un événement
Cette technique peut être intéressante si vous souhaitez créer un événement dont les caractéristiques seront sensiblement similaires à un événement existant ou si vous souhaitez copier un événement d’un agenda partagé sur le vôtre ou dans un autre de vos agendas personnels.
Cliquez sur le titre de l’événement qui doit être dupliqué.
Cliquez sur l’outil Options 
.
Pour copier l’événement dans le même calendrier, choisissez l’option Dupliquer.
Pour copier l’événement dans un autre calendrier, choisissez l’option Copier dans suivie du nom du calendrier.
La fiche de l’événement dupliqué apparaît dans la fenêtre.
Apportez les modifications nécessaires (date, horaires, invités…) puis cliquez sur le bouton Enregistrer.
Imprimer un événement
Cliquez sur l’objet de l’événement.
Cliquez sur l’outil Options et l’option Imprimer.
Selon le navigateur et l’imprimante utilisés, la fenêtre qui s’ouvre peut être différente.
Modifiez éventuellement les paramètres de l’impression (le nombre d’exemplaires, l’impression en noir et blanc...).
Cliquez sur le bouton Imprimer.
Joindre un fichier
Lorsqu’un ou plusieurs fichiers sont ajoutés à un événement (rendez-vous ou réunion), ils deviennent alors accessibles par les personnes avec lesquelles vous partagez votre agenda et celles que vous avez invitées à participer à la réunion.
Les fichiers joints peuvent provenir de votre disque dur ou de votre espace Google Drive.
Créez un nouvel événement ou ouvrez un événement existant.
Dans la barre d’outils de la section 
, cliquez sur l’outil Ajouter une pièce jointe Google Drive 
.
La fenêtre Sélectionner dans Google Drive s’ouvre :
Selon l’emplacement du fichier, cliquez sur l’onglet correspondant :
|
Récents |
Si le fichier se trouve dans l’espace Google Drive et qu’il fait partie des fichiers récemment utilisés. |
|
Importer |
Si le fichier est enregistré sur votre ordinateur. Dans ce cas, faites glisser le fichier dans la fenêtre ou cliquez sur le bouton Sélectionner des fichiers sur votre appareil et double cliquez sur le fichier à importer. Vous pouvez Ajouter d’autres fichiers en cliquant sur le bouton correspondant. |
|
Mon Drive |
Si le fichier est stocké dans votre espace Google Drive. |
|
Drive partagés |
Si le fichier est stocké dans un de vos Drive partagés. |
|
Partagés avec moi |
S’il... |
Créer des notes de réunion
Google Agenda permet de créer un document qui sera partagé avec tous les invités, y compris ceux qui ne font pas partie de votre organisation. Ce document pourra servir pour prendre des notes de manière collective.
Créez un nouvel événement ou ouvrez un événement existant.
Dans la barre d’outils de la section 
, cliquez sur Créer des notes de réunion.
Un message indiquant qu’un document Google Docs sera ajouté et partagé avec l’ensemble des invités à l’événement s’affiche :
Cliquez sur Enregistrer pour créer et partager le document.
Le document est alors visible sur l’événement :
Créer un événement de type Moment de concentration
Google Agenda permet de créer des événements dans son agenda afin de ne pas être dérangé pendant que vous travaillez. Ces événements de type Moment de concentration permettent de désactiver les notifications Google Chat et de refuser automatiquement les réunions.
Cliquez sur Créer puis sélectionnez Moment de concentration.
Le formulaire de création d’événement s’affiche avec le type Moment de concentration activé par défaut.
Comme pour les événements « classiques », vous pouvez modifier le titre, la date et les horaires, le lieu, la description, la visibilité et les notifications.
Vous pouvez également activez si besoin, les options suivants :
-
Ne pas déranger (Désactiver les notifications de Chat)
-
Refuser automatiquement les réunions
Cliquez sur Enregistrer pour créer le moment de concentration.
Créer un événement de type Absent du bureau
Google Agenda vous permet de créer une absence de bureau directement dans votre agenda, comme tout autre événement. Ce types d’événement permet de refuser automatiquement des réunions durant votre absence.
Cliquez sur Créer puis sélectionnez Absent du bureau.
Le formulaire de création d’événement s’affiche avec le type Absent du bureau activé par défaut.
Comme pour les événements « classiques », vous pouvez modifier le titre, la date et les horaires.
Vous pouvez également activer si besoin, une option permettant de refuser automatiquement soit :
-
Les invitations aux nouvelles réunions
-
Les réunions nouvelles ou existantes
Un champ Message vous permet de personnaliser le message qui sera envoyé afin de refuser l’invitation de réunion.
Par défaut, une absence de bureau est publique mais vous pouvez la rendre privée.
Cliquez sur Enregistrer.
Créer un événement de type Lieu de travail
L’événement de type Lieu de travail permet d’indiquer à vos collègues l’endroit depuis lequel vous travaillez, afin de faciliter les échanges.
Cliquez sur Créer puis sélectionnez Lieu de travail.
Le formulaire de création d’événement s’affiche avec le type Lieu de travail est activé par défaut.
Comme pour les événements « classiques », vous pouvez modifier la date et les horaires.
Sélectionnez un lieu parmi les propositions : Domicile, Bureau ou Autres lieux. Si vous avez cliqué sur Autres lieux, sélectionnez Autre Bureau ou Autre lieu puis tapez un nom et cliquez sur Ajouter. Cliquez sur Enregistrer pour créer le moment de concentration.
Cliquez sur Enregistrer.
Si le lieu de travail est le même pour une journée entière, c’est-à-dire si vous n’avez pas précisé une plage horaire particulière mais un ou plusieurs jours complets, la fenêtre Modifier le lieu de travail s’affiche :
Indiquez si vous souhaitez modifier le lieu de travail uniquement pour la date et les horaires précisés ou si vous souhaitez le modifier chaque semaine.
Cliquez ensuite sur le bouton OK.
Le lieu de travail s’affiche...
Créer un événement de type Tâche
Vous pouvez créer directement une tâche dans Google Agenda. Celle-ci sera directement ajoutée à Google Tasks.
Cliquez sur Créer puis sélectionnez Tâche.
Le formulaire de création d’événement s’affiche avec le type Tâche activé par défaut.
Comme pour les événements « classiques », vous pouvez modifier le titre, la date et l’heure (date d’échéance et heure d’échéance).
Ajoutez si besoin une description dans le champ Ajouter une description.
Sélectionnez une liste de tâche. Si vous n’avez pas créé de listes dans Google Tasks, la seul liste disponible est Mes tâches.
Cliquez sur Enregistrer.
Pour indiquer une tâche comme étant terminé, cliquez dessus puis sélectionnez Marquer comme terminée.
Créer un événement de type Planning de rendez-vous
La planification de rendez-vous dans Google Agenda permet à vos collègues, clients, partenaires… d’accéder à votre page de réservation personnelle pour choisir un créneau dans votre emploi du temps, directement dans votre agenda, en fonction de vos disponibilités que vous gérez.
Cliquez sur Créer puis sélectionnez Planning des rendez-vous.
Le formulaire de création d’un planning de rendez-vous réservables s’affiche ainsi que les créneaux réservables sur votre agenda :
Ajoutez un titre.
Déterminez la durée de chaque rendez-vous en ouvrant la liste 1 heure et en sélectionnant une option : 15 minutes, 30 minutes, 45 minutes, 1 heure, 1,5 heure, 2 heures ou Personnaliser.
Détaillez ensuite vos disponibilités habituelles.
Par défaut, l’option Toutes les semaines est activée. Il est alors possible de définir des créneaux de disponibilité pour chaque jour.
Utilisez les outils 
pour respectivement : indiquer que
vous n’êtes pas disponible, ajouter un créneau,
dupliquer le créneau sur l’ensemble des jours
de la semaine.
Cliquez sur Période de planification pour limiter la période pendant...
Organiser une réunion
Une réunion est un événement auquel vous conviez des participants, la présence de ces derniers peut être obligatoire ou facultative. Après la création de la réunion, une invitation est envoyée aux participants par e-mail dans laquelle une réponse est sollicitée.
Ajouter des participants
Dans la fenêtre de création ou de modification d’un événement, cliquez dans la zone de saisie Ajouter des invités de l’onglet Invités (à droite du formulaire) puis saisissez l’adresse ou le nom du premier invité.
Dès les premiers caractères saisis, une liste de noms correspondants s’affiche.
Cliquez sur le nom du participant à ajouter si celui-ci apparaît dans la liste sinon continuez la saisie complète de son adresse de messagerie et appuyez sur Entrée pour l’ajouter.
Réalisez cette même procédure pour ajouter tous les participants à convier à la réunion.
Les noms des participants s’affichent les uns à la suite des autres dans la liste de l’onglet Invités.
Si la participation de certains invités
doit être facultative, pointez leur nom et cliquez sur
l’outil Marquer comme facultatif 
.
À l’inverse, pour rendre
obligatoire la présence d’un participant, pointez
son nom puis cliquez sur l’outil Marquer comme obligatoire 
.
Vérifier la disponibilité des participants
Le lien Horaires proposés propose les plages horaires pendant lesquelles tous les participants sont disponibles, si ces derniers font partie de votre domaine ou s’ils utilisent Google Agenda et vous ont accordé les droits de partage de leur agenda. Si l’agenda d’un participant n’a pas pu être examiné, un astérisque apparaît à la suite de son nom ou adresse vous renvoyant à la note Impossible d’afficher l’agenda, ce qui signifie que ses disponibilités ne seront pas prises en compte dans les propositions des plages horaires.
Sur cet exemple, la réunion est planifiée...
Répondre à une invitation
Lorsque vous avez été convié à une réunion, un message, portant l’objet de la réunion précédé de l’intitulé Invitation, arrive dans votre boîte de réception. La proposition de réunion sera également présente dans l’agenda des invités si ces derniers partagent leur agenda ; c’est le cas par défaut pour tous les utilisateurs d’un même domaine. Vous pouvez choisir de répondre à cette invitation via le message reçu ou via l’événement figurant dans votre agenda.
Depuis votre Boîte de réception, cliquez sur l’objet de l’invitation à laquelle vous souhaitez répondre pour ouvrir le message.
Les informations relatives à l’événement apparaissent dans l’encadré du message. Le lien plus d’infos, du deuxième encadré, permet d’ouvrir votre agenda dans une nouvelle fenêtre. Le lien Télécharger visible dans l’encadré des pièces jointes (en bas de la fenêtre) permet de copier, sur votre disque dur, le fichier contenant la liste des participants au format ics.
Les adresses ou noms des participants sont visibles dans la zone Invités si l’organisateur a choisi de vous les montrer, sinon l’intitulé...
Affecter un événement à un tiers
Si vous êtes l’organisateur d’une réunion, par exemple, et si vous souhaitez déléguer cette responsabilité à une autre personne ou s’il s’agit d’un rendez-vous pour lequel vous ne pouvez pas vous rendre disponible, il vous est possible, par cette fonctionnalité, de transférer l’événement à une tierce personne à condition que cette dernière ait accepté de partager son agenda avec vous.
Cliquez sur l’événement
qui doit être transféré à un
tiers puis sur l’outil Options et sur l’option Changer de propriétaire.
Saisissez le nom ou l’adresse de messagerie du Nouveau propriétaire dans la zone correspondante ou, si celui-ci est présent dans la liste contextuelle qui s’affiche, cliquez sur son nom.
Il n’est pas possible de renseigner plusieurs adresses de messagerie dans cette zone, un message d’avertissement s’affichera lorsque vous validerez cette boîte de dialogue.
Modifiez, si besoin, le texte du message dans la zone Message.
Cliquez sur le bouton Changer de propriétaire.
Le nouveau propriétaire recevra un message dans sa boîte de réception dont l’objet reprendra celui de l’événement précédé...
