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Gestion des fichiers Google Drive
Modifier l’affichage des fichiers
Par défaut, les fichiers apparaissent sous forme de listes, c’est le mode d’affichage Disposition en liste qui est appliqué.
Pour afficher les fichiers sous forme de vignettes,
cliquez sur l’outil Disposition grille 
dans la barre de commandes secondaire.
Pour revenir à l’affichage
sous forme de listes, cliquez sur l’outil Disposition en liste 
.
Afficher les informations d’un fichier
Cliquez sur le fichier concerné puis
sur l’outil Afficher les détails 
si celui-ci n’est pas activé.
Le volet des détails s’ouvre à droite de la fenêtre ; il est composé de trois onglets : Détails, Activité et Approbations. Sur cet exemple, l’onglet Détails est affiché :
L’onglet Activité répertorie les différentes actions réalisées sur le fichier.
L’onglet Approbations permet de demander l’approbation, c’est-à-dire la validation d’autres utilisateurs (voir chapitre Collaboration autour de documents Google - Demander une approbation).
Importer des fichiers
Cette procédure vous permet d’ajouter des fichiers stockés sur votre poste de travail dans votre espace de stockage en ligne.
Pour importer des fichiers ou l’ensemble des fichiers d’un dossier, cliquez sur le bouton Nouveau puis sélectionnez l’option Importer un fichier ou Importer un dossier.
Vous pouvez également utiliser les options Importer un fichier et Importer un dossier proposées depuis l’espace Mon Drive après avoir ouvert la liste Mon Drive.
Il est également possible de faire un glisser-déposer directement dans l’espace Accueil ou Mon Drive.
Lorsque la boîte de dialogue Ouvrir s’affiche, accédez à l’emplacement où se trouvent les fichiers ou le dossier à importer puis sélectionnez-les et cliquez sur le bouton Ouvrir si vous importer des fichiers ou sur le bouton Importer si vous avez choisi d’importer un dossier.
La fenêtre Importation s’ouvre et affiche la progression des téléchargements :
visible en regard du nom d’un fichier
indique que le téléchargement de ce dernier est
terminé.Lorsqu’un fichier importé porte le même nom qu’un fichier existant, la fenêtre suivante s’affiche :
Sélectionnez l’option Remplacer le fichier existant...
Créer un dossier ou un fichier
Pour créer un dossier, cliquez sur le bouton Nouveau et choisissez l’option Nouveau dossier ou ouvrez la liste Mon Drive et choisissez l’option Nouveau dossier.
Saisissez le nom du dossier puis cliquez sur le bouton Créer.
Pour ouvrir ensuite un dossier, double cliquez sur son nom.
Lorsqu’un dossier est ouvert, le chemin d’accès du dossier est symbolisé sous forme de fil d’Ariane dans la partie supérieure de la fenêtre, vous pouvez alors cliquer sur un des dossiers parents pour afficher le contenu de ce dossier. Sur cet exemple, le dossier Intelligence Artificielle est un sous-dossier du dossier Formations :
Pour créer un fichier, cliquez sur le bouton Nouveau et sur le nom de l’application que vous souhaitez utiliser pour créer le fichier.
Selon l’application choisie, l’application correspondante se lance.
Reportez-vous aux titres des chapitres Google Docs, Google Sheets et Google Slides pour plus de détails sur l’utilisation de ces applications en ligne.
Afficher l’aperçu d’un fichier ou l’ouvrir
Afficher l’aperçu d’un fichier
Cliquez sur le fichier concerné pour
le sélectionner puis sur l’outil Autres actions 
, dans la barre des commandes secondaire, sélectionnez
l’option Ouvrir avec puis Aperçu.
Vous pouvez également afficher le menu contextuel du fichier (clic droit) et choisir l’option Ouvrir avec puis Aperçu.
L’aperçu du fichier (ici, il s’agit d’un document Word) s’affiche dans la fenêtre :
Vous pouvez faire défiler les pages du fichier en utilisant la molette de la souris ou la barre de défilement vertical.
Depuis cette fenêtre, vous pouvez utiliser les outils proposés pour :
 |
ajouter un commentaire |
 |
imprimer le fichier |
 |
télécharger une copie du fichier sur votre poste |
 |
partager le fichier, le déplacer dans un autre dossier, activer son suivi, le renommer, rechercher, afficher le détail, l’ouvrir dans une nouvelle fenêtre |
Utilisez les outils Suivant 
et Précédent 
pour afficher l’aperçu du
fichier suivant ou précédent.
Pour fermer l’aperçu et revenir à la
liste des fichiers, cliquez sur l’outil Fermer 
.
Ouvrir un fichier
Pour ouvrir un fichier Google (ou converti au format Google), double...
Sélectionner des fichiers/dossiers
Pour sélectionner un fichier ou un dossier, cliquez sur le nom du fichier (affichage Disposition en liste) ou sur sa vignette (affichage Disposition en grille).
Pour sélectionner plusieurs éléments adjacents, cliquez sur le premier élément à sélectionner, maintenez la touche Shift et cliquez sur le dernier élément à sélectionner.
Vous pouvez également, par un cliqué-glissé, tracer un cadre de sélection englobant les éléments à sélectionner.
Pour sélectionner plusieurs éléments non adjacents, cliquez sur le premier élément à sélectionner, maintenez la touche Ctrl et cliquez sur chacun des éléments à sélectionner.
Lorsque des éléments sont sélectionnés, leur nom apparaît sur fond bleu.
Pour retirer un élément de la sélection, maintenez la touche Ctrl et cliquez sur l’élément concerné.
Pour sélectionner tous les fichiers et dossiers de la liste, cliquez sur un des fichiers (ou dossiers) et utilisez le raccourci Ctrl A.
Pour annuler une sélection, cliquez sur n’importe quel élément.
Renommer ou supprimer un fichier/dossier
Pour renommer un fichier ou un dossier, faites
un clic droit sur son nom, ou cliquez sur l’outil Autres actions 
, et choisissez l’option Renommer.
Saisissez le nouveau nom et cliquez sur OK.
Pour supprimer un ou plusieurs fichiers ou
dossiers, sélectionnez le ou les éléments à supprimer
puis cliquez sur l’outil Placer dans la corbeille 
, dans la barre de commandes secondaire
ou bien choisissez l’option Placer dans la corbeille du
menu contextuel de la sélection (clic droit).
Un message s’affiche pour vous indiquer que le fichier va être placé dans la corbeille où il sera conservé 30 jours avant d’être supprimé définitivement.
Cliquez sur le bouton Placer dans la corbeille pour confirmer ou bien sélectionnez Annuler si vous souhaitez ne pas placer le document dans la corbeille.
Pendant un court instant, le message suivant apparaît dans le coin inférieur gauche de la fenêtre :
En cas d’erreur, vous pouvez alors cliquer sur Annuler pour annuler la suppression.
La suppression des fichiers n’est pas définitive, les fichiers supprimés ont été déplacés dans la Corbeille. Il vous est alors possible d’annuler leur suppression et de les restituer à leur emplacement d’origine.
Dans le menu...
Activer le suivi d’un fichier/dossier
Cette procédure permet d’ajouter les fichiers de votre choix (les fichiers importants, les fichiers à finaliser...) à la liste Suivis de Google Drive afin de les retrouver plus facilement.
Sélectionnez le ou les fichiers (ou dossiers) souhaités.
Cliquez sur l’outil Autres actions , sélectionnez Organiser puis
choisissez l’option Ajouter aux favoris.
Vous pouvez également utiliser le menu contextuel (clic droit) de la sélection.
Pendant un court instant, le message suivant apparaît dans le coin inférieur de la fenêtre. Vous pouvez alors cliquer sur Annuler pour annuler la commande.
apparaît en regard du nom
de ces fichiers ou dossiers.Pour afficher la liste des éléments suivis, cliquez sur le lien Suivis dans le menu latéral.
ou dans le menu contextuel de la sélection.Rechercher des fichiers/dossiers
Les fonctionnalités de recherche permettent de retrouver très rapidement un fichier (ou un dossier). La recherche s’effectue à la fois sur le titre des fichiers mais également sur leur contenu (y compris dans les en-têtes et les pieds de page).
Recherche simple
Cliquez dans la zone Rechercher dans Drive.
Les fichiers dont le titre ou le contenu contient le mot clé saisi s’affichent dans la liste.
Si le fichier recherché est proposé dans la liste, sélectionnez-le pour afficher l’aperçu du fichier.
ou appuyez sur la touche Entrée.Pour effacer la recherche et afficher à nouveau tous les fichiers, sélectionnez Mon Drive dans le menu latéral.
Recherche avancée
Les techniques abordées ici permettent de combiner plusieurs critères de recherche et de préciser des critères de recherche élaborés (comme la recherche par date, par propriétaire, etc.).
Cliquez dans la zone de recherche et utilisez les procédures suivantes pour renseigner vos critères de recherche :
Expression exacte : saisissez les mots-clés entre guillemets ; par exemple, pour rechercher le terme exact Notes de frais, saisissez "Notes de frais".
Exclure...
Filtrer la liste des fichiers
Grâce aux filtres proposés par Google Drive, vous pouvez retrouver plus rapidement un fichier en affinant les critères de recherche grâce aux combinaisons de filtres.
Si besoin, saisissez les mots-clés de la recherche.
Ouvrez la liste de la zone de recherche en
cliquant sur l’outil Recherche avancée 
.
Plusieurs catégories de filtres sont proposées : Type, Propriétaire, Contient les mots, etc.
Choisissez ou renseignez le critère de filtre à appliquer pour une ou plusieurs catégories.
Sur cet exemple, les fichiers de type Documents texte et qui sont Suivis sont recherchés :
Pour lancer la recherche, cliquez sur le bouton Rechercher.
Déplacer des fichiers dans des dossiers
Sélectionnez le ou les fichiers à déplacer.
Première méthode
Cliquez sur l’outil Déplacer 
.
Vous pouvez également sélectionner l’option Organiser puis Déplacer du menu contextuel (clic droit) de la sélection.
La fenêtre Déplacer s’ouvre :
Par défaut, l’onglet Suggestion est ouvert avec une liste de dossier suggérés par Google.
Sélectionnez le dossier dans lequel vous souhaitez déplacer la sélection si celui-ci est affiché dans la liste suggérée.
Si ce n’est pas le cas, cliquez sur l’onglet Suivis si le dossier dans lequel vous souhaitez déplacer le ou les fichiers est suivi et sélectionnez le dossier.
Soit, cliquez sur Tous les emplacements pour afficher l’ensemble des emplacements possibles (Mon Drive, Drive partagés, Ordinateurs et Partagés avec moi), sélectionnez l’emplacement désiré puis sélectionnez le dossier.
Cliquez sur Déplacer pour valider.
Deuxième méthode
Si besoin, affichez le dossier de destination dans le menu latéral en cliquant sur la flèche située à gauche de Mon Drive.
Faites glisser la sélection sur le dossier de destination.
Sur cet exemple, 2 fichiers...
Télécharger une copie d’un fichier sur son ordinateur
Sélectionnez le ou les fichiers à télécharger.
Cliquez sur l’outil Télécharger 
.
Vous pouvez également utiliser l’option Télécharger du menu contextuel (clic droit) de la sélection.
Si vous avez sélectionné plusieurs fichiers, Google Drive les compresse alors au format .ZIP.
Selon le navigateur utilisé, choisissez, si besoin, d’enregistrer le fichier dans le dossier Téléchargements du poste ou dans un autre dossier.
Ajouter un raccourci
Les raccourcis permettent d’accéder plus facilement à un fichier. Par exemple, pour ouvrir plus rapidement un fichier stocké dans un sous-dossier sans avoir à explorer l’arborescence de dossiers, il suffit d’ajouter un raccourci vers ce fichier directement à la racine de Google Drive. ainsi, en cliquant sur le raccourci, vous pourrez directement ouvrir le fichier depuis la racine.
Sélectionnez le ou les fichiers concernés.
Cliquez sur l’outil Autres actions , sélectionnez l’option Organiser puis choisissez l’option Ajouter un raccourci.
Vous pouvez également sélectionner l’option Organiser puis Ajouter un raccourci du menu contextuel (clic droit) de la sélection.
Sélectionnez le dossier dans lequel vous souhaitez déplacer la sélection (voir Déplacer des fichiers dans des dossiers).
Cliquez sur Ajouter.
Utiliser la vue Accueil
La vue Accueil facilite l’accès aux fichiers importants ou fréquemment consultés.
Pour accéder à la vue Accueil, cliquez sur Accueil dans le menu latéral.
Sont d’abord affichés les Dossiers suggérés et au-dessous les Suggestions de fichiers.
Créer un espace de travail
Un espace de travail permet de regrouper des fichiers issus de différents emplacements (Mon Drive, Drive partagés, Partagés avec moi, Ordinateur) afin d’en faciliter l’accès.
Lorsque vous ajoutez des fichiers dans un espace de travail, cela n’affecte pas leur emplacement ni leurs autorisations. Ils sont simplement affichés dans une même vue afin que vous puissiez les retrouver plus rapidement.
Cliquez sur Espace de travail dans le menu latéral.
Puis cliquez sur le bouton Créer un espace de travail.
Dans la fenêtre Nouvel espace de travail, tapez le nom de l’espace de travail puis cliquez sur Créer.
Pour ajouter des fichiers, cliquez sur le lien Choisissez d’autres fichiers.
Dans le volet Ajouter à l’espace de travail qui s’est ouvert sur la droite de la fenêtre, sélectionnez les fichiers au travers des onglets Récents, Mon Drive, Partagés avec moi, Suivis et Ordinateurs.
Validez en cliquant sur Insérer.
Les fichiers apparaissent alors dans la fenêtre de l’espace de travail avec une indication du nombre de fichiers sur le nombre maximal possible qui est de 25.
Pour ajouter de nouveaux fichiers, cliquez sur Ajouter des fichiers.
Pour Renommer, Masquer ou Supprimer l’espace de travail,
cliquez sur le bouton 
à droite...
Tirer parti de Gemini dans Drive
Poser des questions sur le contenu d’un fichier
.Le volet Gemini s’ouvre alors sur la droite.
permet d’accéder à différentes
actions :-
effacer l’historique des discussions avec Gemini dans Drive ;
-
obtenir des suggestions de prompt ;
-
envoyer des commentaires pour aider à améliorer Gemini ;
-
signaler un problème.
permet d’agrandir le volet Gemini et l’outil 
de le réduire lorsque celui-ci est
développé.
permet de fermer le volet Gemini.Quand il n’y a pas de conversation déjà entamée, Gemini suggère des prompts. Par exemple ici : Que peut faire Gemini.
Si vous le souhaitez, cliquez dessus.
Le prompt est alors ajouté au champ de requête.
Appuyez sur la touche Entrée pour la lancer.
Gemini dans Drive peut répondre à n’importe quelle question sur le contenu des fichiers. Dans sa réponse, Gemini indiquera les documents à partir desquels il a généré sa réponse dans la rubrique Sources.
Résumer un fichier
Dans Drive, Gemini est également disponible au travers de bouton situé dans les barres de commandes, comme le bouton permettant...
