Introduction

Google Meet est le service de visioconférence en ligne proposé dans les abonnements Google Workspace.

Ce service permet de tenir des réunions en ligne avec des personnes de votre entreprise ou des personnes externes. L’abonnement Business Starter autorise jusqu’à 100 participants, Business Standard jusqu’à 150 et Business Plus et Entreprise jusqu’à 250 participants. Les utilisateurs peuvent participer aux vidéoconférences depuis n’importe quel support (ordinateur, tablette, smartphone).

Les fonctionnalités de Google Meet :

appels vidéo regroupant jusqu’à 100 ou 250 participants selon l’abonnement souscrit,
participation à une réunion via un lien ou un numéro de téléphone,
partage d’écran,
enregistrement vidéo d’une réunion,
réunions programmées synchronisées sur tous vos appareils donnant la possibilité de commencer une réunion sur un support et pouvoir la continuer sur un autre support.

Google Meet est compatible avec les principaux navigateurs.

Pour bénéficier de la vidéo HD, votre ordinateur doit disposer d’un processeur quatre cœurs ou plus.

Accéder à Google Meet

Pour accéder à Google Meet, connectez-vous à votre compte Google Workspace, cliquez sur l’icône images/APPLICATIONS-GOOGLE.png et sur l’icône de l’application Meet images/MEET.png .

Vous pouvez également y accéder via cette adresse meet.google.com.

La page d’accueil Meet s’ouvre :

L’accès à la page d’accueil de Google Meet permet de rejoindre une réunion planifiée via un code de réunion ou de démarrer une nouvelle réunion.

L’onglet Appels vous permet de rechercher des contacts ou de composer un numéro pour lancer un appel. Cette option n’est pas disponible dans la version grand public.

Planifier une réunion

Cette procédure utilise l’application Google Agenda disponible avec votre abonnement Google Workspace.

Accédez à votre agenda en cliquant sur l’icône images/APPLICATIONS-GOOGLE.png et sur l’icône de l’application Agenda images/AGENDA.png .

Créez un évènement en double cliquant sur le jour souhaité.

Renseignez le titre de la réunion dans la zone Ajouter un titre.

Modifiez éventuellement la date et les heures de début et de fin.

Dans le cadre Détails de l’événement, cliquez sur le bouton Ajouter une visioconférence Google Meet.

Cliquez si besoin sur l’outil images/16RB02.png pour modifier les options d’appel vidéo proposées par défaut.

Pour ajouter des participants, dans le cadre Invités, cliquez dans la zone Ajouter des invités puis renseignez leur nom ou leur adresse de messagerie. Si les personnes à ajouter apparaissent dans la liste, vous pouvez alors les sélectionner.

La liste des participants ajoutés apparaît dans le cadre Invités :

L’outil

permet de supprimer le participant.

Pour vérifier la disponibilité des participants aux horaires de la réunion, cliquez sur Horaires proposés et choisissez éventuellement un autre horaire.

Le choix d’un nouvel horaire modifie automatiquement l’heure...

Démarrer une réunion non planifiée

Accédez à la page d’accueil Google Meet (icône images/APPLICATIONS-GOOGLE.png - application Meet images/MEET.png ).

Cliquez sur Nouvelle réunion.

Cliquez ensuite sur le bouton Démarrer une réunion instantanée.

Dans la fenêtre, cliquez sur le bouton Ajouter des participants, puis tapez le nom ou l’adresse e-mail de chaque participant à ajouter. Puis cliquez sur Envoyer e-mail. Vous pouvez également copier les informations de connexion en cliquant sur l’icône images/copier-meet.png . Communiquez ces informations aux personnes que vous souhaitez inviter à participer.

Fermez ensuite la fenêtre.

Les participants devront utiliser le lien d’accès que vous leur avez communiqué pour participer à la réunion.

Participer à une réunion

Participer à une réunion planifiée

Vous pouvez participer à une réunion en ligne planifiée depuis votre agenda, depuis votre messagerie Gmail ou depuis la page d’accueil Google Meet.

Dans l’application Google Agenda, cliquez sur l’événement auquel vous voulez participer et sur le lien Participer avec Google Meet.

Dans l’application Messagerie de Gmail, ouvrez le message de l’invitation à la réunion puis cliquez sur le lien d’accès indiqué à la suite de l’intitulé Informations de connexion.

Dans la page d’accueil Google Meet, cliquez sur la réunion.

Dans la fenêtre qui s’ouvre, cliquez sur PARTICIPER À LA RÉUNION.

Participer à une réunion non planifiée

Pour participer à une réunion en ligne non planifiée, vous pouvez utiliser le lien d’accès fourni par l’organisateur de la réunion.

Cliquez sur le lien d’accès transmis par l’organisateur de la réunion et confirmez votre participation.

Pour participer à une réunion depuis la page d’accueil Google Meet, copiez au préalable le lien d’accès qui vous a été transmis puis, sur la page d’accueil, cliquez sur Saisir un code...

Description de la fenêtre d’une réunion

Lorsque vous participez à une réunion, la fenêtre qui s’affiche propose les outils suivants :

Cet écran est celui de la version professionnelle de Google Meet ; certains outils ne sont pas disponibles avec la version grand public.

Couper le micro d’un participant

Pour couper le son de votre micro, cliquez sur l’icône images/micro-meet.png visible en bas de l’écran.

Pour le rétablir, cliquez sur l’icône images/micro-coupe-meet.png

.

Dans le volet des participants, à droite de la fenêtre, pointez le participant concerné puis cliquez sur l’outil images/micro-participant.png .

Pour le rétablir, cliquez sur l’outil images/micro-coupe-participant.png .

Ajouter/supprimer des participants

Pendant le déroulement d’une réunion, vous pouvez inviter d’autres personnes ou en supprimer. Ces actions sont réalisables par l’organisateur de la réunion et les participants auxquels l’autorisation a été accordée.

Pour ajouter un participant, cliquez sur Informations sur la réunion puis sur Copier l’adresse.

Transmettez ensuite le lien d’accès à la personne que vous souhaitez inviter.

La personne devra alors cliquer sur le lien pour rejoindre la réunion.

Pour supprimer un participant, cliquez sur l’outil images/ajouter-participant.png pour développer le volet des participants, à droite de la fenêtre.

Ouvrez la liste du participant à retirer en cliquant sur images/plus-gmail.png

.

Cliquez ensuite sur Exclure de l’appel.

Vous pouvez également ajouter des participants depuis le volet des participants en cliquant sur +Ajouter.

Envoyer des messages instantanés

Cette procédure permet d’envoyer un message instantané à tous les participants de la réunion.

Cliquez sur l’onglet Discuter avec tous les participants images/message-meet.png situé en bas à droite de la fenêtre.

Saisissez votre message dans la zone de saisie puis cliquez sur l’outil images/IC-200.png ou appuyez sur Entrée pour l’envoyer.

Lorsque la conversation par messagerie instantanée est terminée, cliquez en dehors du volet pour le masquer.

Partager son écran ou une fenêtre d’application

Cette procédure permet d’afficher une application ou un fichier pendant le déroulement d’une réunion. Vous pouvez également lancer le diaporama d’une présentation.

Ouvrez si besoin est le ou les fichiers à partager avec les autres participants ; s’il s’agit d’une présentation, lancez le diaporama.

Dans la fenêtre de la réunion, cliquez sur Partager l’écran et, selon ce que vous souhaitez afficher, choisissez l’option Tout l’écran ou l’option Fenêtre ou encore l’option Onglet Chrome (si vous utilisez un autre navigateur que Google Chrome, les options peuvent être différentes).

Si vous avez choisi l’option Fenêtre, les vignettes des applications ouvertes s’affichent :

Cliquez sur la vignette de la fenêtre à afficher.

Cliquez ensuite sur Partager.

La barre d’information suivante apparaît en bas de l’écran :

Lorsque la présentation est terminée, cliquez sur le bouton Arrêter la présentation ou, dans la fenêtre Google Meet, cliquez sur le bouton Vous êtes en train de présenter puis sur Arrêter la présentation.

Modifier les paramètres de réglage

Utilisez ces procédures pour modifier les réglages de votre webcam, des haut-parleurs et du micro et pour améliorer la qualité de la vidéo.

Cliquez sur l’icône images/IC-194.png en bas de la fenêtre et choisissez l’option Paramètres.

Choisissez dans les listes correspondantes le matériel que vous souhaitez utiliser.

Si la connexion à la webcam est correcte, un aperçu de la vidéo est visible à droite du matériel choisi ; pour Tester les haut-parleurs, vous pouvez cliquer sur l’intitulé correspondant.

Pour modifier la qualité de la vidéo, cliquez sur l’onglet Vidéo.

Pour modifier la qualité des images transmises aux participants, cliquez sur Résolution d’envoi (maximum) ; pour modifier la qualité des images transmises par les participants, cliquez sur Résolution de réception (maximum).

Choisissez ensuite une des options proposées :

Full HD (1080p) consomme encore plus de données mais pour une qualité optimale des images envoyées et reçues.
Haute définition (720p) consomme davantage de données, mais la qualité des images envoyées et reçues est meilleure.
Définition standard (360p) consomme moins de données, mais les images envoyées ou reçues...

Utiliser Gemini dans Meet

Dans Google Meet, Gemini vous permet de prendre des notes automatiquement. Pour l’heure, cette fonctionnalité n’est disponible que pour les langues suivantes :

Français
Anglais
Allemand
Espagnol
Italien
Portugais
Japonais
Coréen

Attention, Gemini ne peut prendre en charge qu’une seule langue à la fois, c’est-à-dire que Gemini ne peut prendre des notes dans des réunions où les participants interviennent dans des langues différentes.

Pour activer la prise de note au cours d’une réunion, cliquez sur l’outil images/16RB12.png situé en haut à droite de la fenêtre.

La fenêtre Prenez des notes avec Gemini s’ouvre et vous indique qu’un document Google Docs sera créé dans le drive de l’organisateur de la réunion et qu’il sera automatiquement partagé par le participant qui a activé la prise de note.