Événements

Créer un rendez-vous/un événement

Un rendez-vous ou un événement correspond à toute activité pour laquelle vous souhaitez bloquer du temps sur le calendrier sans pour autant impliquer la convocation d’autres personnes ou l’utilisation de ressources supplémentaires contrairement à une réunion.

Il existe deux méthodes pour créer un rendez-vous ou un événement. La première méthode permet de renseigner toutes les informations relatives à un rendez-vous ou événement tandis que la seconde méthode permet de le créer plus rapidement en renseignant seulement son titre et ses horaires.

Première méthode

 Si la date du rendez-vous ou de l’événement est visible sur le calendrier, faites un double clic dessus sinon cliquez sur le bouton Créerou appuyez sur la touche C.

Le formulaire de création d’un nouvel événement s’affiche.

 Dans la zone Ajouter un titre, saisissez l’objet du rendez-vous, et dans les zones situées sous le titre, précisez la date et les heures de début et de fin du rendez-vous.

Si les listes horaires ne proposent pas l’heure recherchée (par défaut, l’intervalle horaire est d’une demi-heure), saisissez-la au format horaire (par exemple 14:15).

Pour trouver plus rapidement les horaires disponibles de la journée choisie, vous pouvez cliquer sur l’onglet Rechercher une heure afin de consulter le planning de la journée.

 Cliquez, si besoin, sur l’onglet...

Créer un événement répétitif

Si vous avez choisi l’option Personnaliser, la fenêtre Récurrence personnalisée s’ouvre :

Joindre un fichier

Lorsqu’un ou plusieurs fichiers sont ajoutés à un événement (rendez-vous ou réunion), ils deviennent alors accessibles par les personnes avec lesquelles vous partagez votre agenda et celles que vous avez invitées à participer à la réunion.

Les fichiers joints peuvent provenir de votre disque dur ou de votre espace Google Drive.

La fenêtre Sélectionner un fichier s’ouvre :

Vous pouvez également utiliser...

Planifier et utiliser les rappels

Cette fonctionnalité vous permet d’ajouter dans votre agenda des rappels sur des actions ou tâches importantes afin de mieux organiser vos événements. Les rappels sont répétés tous les jours jusqu’à ce que vous décidiez de les marquer comme terminés.

Les rappels des applications Inbox, Google Keep et Google Now apparaissent également dans votre agenda.

Afficher et activer l’agenda des rappels

Avant de planifier un rappel, vous devez vous assurer que l’agenda des rappels est affiché et activé.

 Dans le volet de navigation, vérifiez que cet agenda est coché.

Planifier un rappel

 Cliquez sur la date à laquelle vous souhaitez planifier un rappel.

 Dans la fenêtre qui s’affiche, cliquez sur le bouton Rappel.

 Saisissez le titre du rappel dans la zone Ajouter un titre.

 Modifiez, si besoin, l’heure du rappel ou, si le rappel doit durer Toute la journée, cochez l’option correspondante.

 Cliquez ensuite sur Enregistrer.

Le rappel apparaît sur votre agenda :

Organiser une réunion

Une réunion est un événement auquel vous conviez des participants, la présence de ces derniers peut être obligatoire ou facultative. Après la création de la réunion, une invitation est envoyée aux participants par e-mail dans laquelle une réponse est sollicitée. 

Ajouter des participants

 Dans la fenêtre de création ou de modification d’un événement, cliquez dans la zone de saisie Ajouter des invités de l’onglet Invités (à droite du formulaire) puis saisissez l’adresse ou le nom du premier invité.

Dès les premiers caractères saisis, une liste de noms correspondants s’affiche.

Cliquez sur le nom du participant à ajouter si celui-ci apparaît dans la liste sinon continuez la saisie complète de son adresse de messagerie et appuyez sur Entrée pour l’ajouter.

 Réalisez cette même procédure pour ajouter tous les participants à convier à la réunion.

Les noms des participants s’affichent les uns à la suite des autres dans la liste de l’onglet Invités.

 Si la participation de certains invités doit être facultative, pointez leur nom et cliquez sur l’outil Marquer comme facultatif.

 À l’inverse, pour rendre obligatoire la présence d’un participant, pointez son nom puis cliquez sur l’outil Marquer comme obligatoire.

Répondre à une invitation

Lorsque vous avez été convié à une réunion, un message, portant l’objet de la réunion précédé de l’intitulé Invitation, arrive dans votre boîte de réception. La proposition de réunion sera également présente dans l’agenda des invités si ces derniers partagent leur agenda ; c’est le cas par défaut pour tous les utilisateurs d’un même domaine. Vous pouvez choisir de répondre à cette invitation via le message reçu ou via l’événement figurant dans votre agenda.

Les informations relatives à l’événement apparaissent dans l’encadré du message. Le lien plus d’infos, du deuxième encadré, permet d’ouvrir votre agenda dans une nouvelle fenêtre. Le lien Télécharger visible dans l’encadré des pièces jointes (en bas de la fenêtre) permet de copier, sur votre disque dur, le fichier contenant la liste des participants au format ics.

Les adresses ou noms des participants sont visibles dans la zone Participant si l’organisateur a choisi de vous les montrer, sinon...

Affecter un événement à un tiers

Si vous êtes l’organisateur d’une réunion, par exemple, et si vous souhaitez déléguer cette responsabilité à une autre personne ou s’il s’agit d’un rendez-vous pour lequel vous ne pouvez pas vous rendre disponible, il vous est possible, par cette fonctionnalité, de transférer l’événement à une tierce personne à condition que cette dernière ait accepté de partager son agenda avec vous.

Il n’est pas possible de renseigner plusieurs adresses de messagerie dans cette zone, un message d’avertissement s’affichera lorsque vous validerez cette boîte de dialogue.

Le nouveau propriétaire recevra un message dans sa boîte de réception dont l’objet reprendra celui de l’événement précédé...