Gestion des présentations

Ouvrir une présentation

Pour ouvrir une présentation enregistrée dans votre espace de stockage OneDrive, consultez le titre Utiliser l’espace de stockage en ligne OneDrive de ce chapitre.

Gérer la liste des présentations/dossiers récemment utilisés

Le symbole suivant apparaît et le fichier (ou le dossier) est automatiquement placé en début de liste ; pour annuler cette manipulation, il vous suffit de pointer la présentation (ou le dossier) concernée et de cliquer sur ce symbole  ; dans ce cas, la présentation (ou le dossier) disparaîtra automatiquement lorsqu’elle aura atteint la dernière position dans la liste.

L’option Effacer les éléments non attachés permet de supprimer de la liste les présentations...

Enregistrer une présentation

Une présentation qui n’a jamais été enregistrée n’a pas de nom. Elle n’existe que dans la mémoire de l’ordinateur sous forme d’un fichier temporaire.

Enregistrer une nouvelle présentation

 Cliquez sur l’outil Enregistrer de la barre d’outils Accès rapide (ou Ctrl S) ou dans l’onglet Fichier sur l’option Enregistrer (ou Ctrl S).

Par défaut, l’option Récent du volet central est sélectionnée.

 Pour enregistrer la présentation dans le dossier Documents du poste de travail, ou dans un de ses sous-dossiers, cliquez sur l’option Ce PC du volet central.

Le volet droit affiche la liste des derniers dossiers ouverts classés par date d’ouverture ainsi que le dossier Documents et l’emplacement Bureau.

 Si le dossier dans lequel la présentation doit être enregistrée est visible dans cette liste, cliquez sur son nom sinon cliquez sur l’option Parcourir du volet central.

La boîte de dialogue Enregistrer sous s’ouvre.

 Si besoin, sélectionnez, dans le volet gauche, le dossier dans lequel vous souhaitez enregistrer la présentation.

 Faites un double clic dans la zone Nom de fichier pour sélectionner le nom du fichier proposé par défaut puis saisissez le nom que vous voulez attribuer à...

Utiliser l’espace de stockage en ligne OneDrive

OneDrive est un service de stockage en ligne proposé par Microsoft pour tout utilisateur disposant d’un compte Microsoft (compte utilisé avec Microsoft 365, Hotmail, Messenger, Windows Phone, Xbox LIVE, Outlook.com…). Chaque utilisateur dispose gratuitement d’un espace personnel de 1 To avec possibilité d’acheter de l’espace supplémentaire. Si vous disposez d’un abonnement Microsoft 365, dans un cadre professionnel, vous pouvez disposer d’un espace OneDrive personnel et d’un espace OneDrive professionnel.

Utiliser les versions d’enregistrement automatique

En cours de travail, des versions de la présentation sont automatiquement enregistrées à intervalles réguliers. Un fichier temporaire est également généré lorsque vous fermez une présentation existante sans enregistrer les dernières modifications apportées.

Accéder à la liste des versions

 Cliquez sur l’onglet Fichier et, si besoin, sur l’option Informations.

 Pour ouvrir une des versions enregistrées, cliquez sur le nom de la version dans la zone Gérer la présentation du volet central.

 Si la présentation active a été fermée sans que vous ayez enregistré les modifications, cliquez sur la version intitulée (lorsque j’ai fermé sans enregistrer).

Enregistrer la version affichée

Lorsque vous ouvrez une version d’enregistrement automatique, le nom de la version apparaît dans la barre de titre et la barre d’informations affiche l’avertissement suivant :

 Cliquez sur le bouton Enregistrer sous pour enregistrer la version qui est affichée ; si besoin, sélectionnez un autre dossier puis précisez le Nom de fichier et cliquez sur Enregistrer.

Vérifier la compatibilité d’une présentation PowerPoint 2021 avec les versions antérieures

Un format de fichier basé sur le langage XML est associé aux présentations créées dans Microsoft PowerPoint 2007 et ultérieure. Ils portent l’extension .pptx tandis que ceux créés dans les versions antérieures à PowerPoint 2007 portent l’extension .ppt (format binaire). Il est toutefois possible d’ouvrir une présentation au format PowerPoint 2021 dans une version antérieure (97 à 2003), mais il est conseillé de vérifier sa compatibilité au préalable pour détecter et résoudre d’éventuels problèmes de compatibilité, susceptibles de provoquer une perte d’informations.

S’il existe des problèmes de compatibilité, cette boîte de dialogue s’affiche automatiquement lors de l’enregistrement (conversion) d’une présentation au format PowerPoint 97 à 2003.

Exploiter les présentations de versions antérieures à PowerPoint 2007

Travailler en mode de compatibilité dans PowerPoint 2021

 Dans PowerPoint 2021, ouvrez la présentation créée dans une version antérieure.

La présentation est automatiquement ouverte en Compatibility Mode : ce terme est indiqué entre crochets à côté du nom de la présentation dans la barre de titre. Le format de fichier PowerPoint 97-2003 (.ppt) est utilisé.

Les nouvelles fonctionnalités de PowerPoint 2021 ou celles des versions 2007 à 2019 ne sont pas disponibles (ceci afin d’empêcher la perte de données et de confidentialité lorsque la présentation est ouverte dans une version antérieure de PowerPoint).

 Travaillez et enregistrez vos modifications comme vous le faites habituellement en tenant compte des remarques précédentes.

Lorsque vous enregistrez les modifications, le format de fichier PowerPoint 97-2003 (.ppt) est conservé.

Exploiter les présentations OpenOffice (ou LibreOffice) Impress dans PowerPoint 2021

Enregistrer une présentation au format PDF ou XPS

Les formats de fichiers PDF et XPS permettent la diffusion de fichiers car ils peuvent être lus même si vous ne disposez pas de PowerPoint et, s’ils ne sont pas trop lourds, ils peuvent être envoyés par messagerie. Ces formats conservent les polices, les images, les graphiques et la mise en forme d’un fichier tel qu’il a été créé dans son application d’origine. Un utilisateur peut afficher, partager et imprimer des fichiers PDF s’il dispose d’un logiciel capable de lire les fichiers PDF tel que Acrobat Reader (disponible gratuitement sur le site web d’Adobe). Les fichiers XPS peuvent être lus par Microsoft .NET Framework (disponible gratuitement sur le site Microsoft).

Enregistrer une présentation sous forme de modèle

Cette procédure permet de créer un modèle personnalisé, afin de pouvoir créer, par la suite, de nouvelles présentations à partir de ces éléments individualisés (cf. Création d’une présentation - Créer une présentation basée sur un modèle/un thème).

Le dossier d’enregistrement proposé par défaut est le suivant : C:\utilisateurs\Nom_utilisateur\Documents\Modèles Office personnalisés. Attention : si vous modifiez le dossier d’enregistrement proposé par défaut, vous ne pourrez pas utiliser la procédure standard pour créer une présentation basée sur ce modèle.

Protéger une présentation à l’aide de mots de passe

Pour autoriser uniquement certains utilisateurs à ouvrir une présentation et/ou à modifier son contenu, vous pouvez sécuriser la présentation par des mots de passe.

Par défaut, cette fonctionnalité utilise le chiffrement avancé, une méthode standard utilisée pour sécuriser vos fichiers. Si l’utilisateur ne connaît pas le mot de passe, il ne pourra pas ouvrir la présentation.

Si l’utilisateur ne connaît pas le mot de passe, il pourra ouvrir la présentation seulement en lecture seule : il ne pourra donc pas modifier...

Afficher/modifier les propriétés d’une présentation

Les propriétés, également appelées métadonnées (c’est-à-dire données décrivant d’autres données ; par exemple, les mots d’une présentation sont des données et le nombre de mots est un exemple de métadonnées), sont des informations relatives à un fichier qui le décrivent ou l’identifient. Elles comprennent des informations comme le titre, le nom de l’auteur, l’objet...

Les propriétés principales s’affichent dans le volet droit. Vous pouvez modifier les propriétés Titre, Mots-clés, Catégories et Auteur directement dans ce volet. 

La boîte de dialogue Propriétés de la présentation s’affiche.

Les autres onglets de cette boîte de dialogue affichent des informations générales, des statistiques... qui ne peuvent être modifiées....

Copier le chemin d’accès d’un fichier ou d’un dossier

Cette procédure permet de copier, dans le Presse-papiers de Windows, le chemin d’accès d’un fichier ou d’un dossier récemment utilisé. Ce lien permettra d’accéder directement au fichier.

Cette option est également proposée dans le menu contextuel d’un dossier.

Envoyer une présentation par courrier électronique

Microsoft PowerPoint permet d’envoyer une présentation en utilisant la messagerie électronique à condition bien sûr de disposer d’un logiciel de messagerie installé sur le poste et d’une connexion Internet et/ou intranet. Le ou les destinataires du message devront avoir PowerPoint pour ouvrir la présentation.

La fenêtre d’envoi d’un nouveau message du logiciel de messagerie (Outlook dans notre exemple) s’affiche. La présentation sera envoyée en tant que pièce jointe, le nom et la taille du fichier apparaissent dans la zone Pièces jointes.