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Gestion des messages
Rechercher des éléments
Utiliser la recherche instantanée
La recherche s’effectuera dans tout le texte de chaque élément du dossier.
Sélectionnez le dossier dans lequel
vous souhaitez effectuer la recherche : Courrier 
, Calendrier 
, Contacts 
, Tâches 
ou Notes
.
Cliquez dans la zone de recherche instantanée 
ou utilisez le raccourci-clavier Ctrl E pour positionner le curseur
dans cette zone.
Saisissez le texte recherché.
Les résultats de la recherche s’affichent au fur et à mesure que vous saisissez le texte, ainsi, seuls les éléments contenant le texte recherché sont désormais visibles dans le dossier. Le texte recherché s’affiche en surbrillance dans chacun des éléments trouvés. Vous visualisez désormais l’onglet Recherche qui est l’onglet actif.
Les pièces jointes sont recherchées mais ne sont pas mise en surbrillance.
Si la recherche n’est pas concluante, le texte Aucun résultat s’affiche dans le dossier.
Pour étendre la recherche à l’ensemble des éléments du dossier, dans l’onglet Recherche (groupe Étendue), cliquez sur le bouton Tous les éléments Outlook ou sur le bouton Boîte aux lettres actuelle si vous effectuez une recherche dans un dossier de courrier.
Lorsque vous effectuez une recherche dans le dossier Courrier, celle-ci est réalisée par défaut dans tous les dossiers de courrier (Boîte aux lettres actuelle).
Pour effectuer la recherche dans le dossier actif, cliquez sur le bouton Dossier actuel de l’onglet Recherche (groupe Étendue).
Lorsque vous effectuez des recherches dans les dossiers Calendrier, Contacts, Tâches et Notes, celles-ci s’effectuent...
Effectuer une recherche avancée
Cliquez dans la zone de recherche instantanée de n’importe quel dossier.
Dans l’onglet Recherche, cliquez sur le bouton Outils de recherche du groupe Options puis cliquez sur l’option Recherche avancée ou utilisez le raccourci-clavier CtrlShift F.
Ouvrez la liste Rechercher puis cliquez sur l’option correspondant au type d’élément à rechercher.
Vérifiez que le nom du dossier dans lequel vous souhaitez effectuer la recherche est visible dans la zone Dans. Si ce n’est pas le cas, ou si la recherche doit se faire dans plusieurs dossiers, cliquez sur le bouton Parcourir, cochez les cases correspondant aux dossiers à consulter et décochez les autres puis cliquez sur le bouton OK.
Cliquez dans la zone Rechercher de l’onglet correspondant au type d’élément à rechercher puis saisissez le texte à rechercher.
Posez vos différents critères de recherche.
Ici, nous recherchons les rendez-vous et réunions qui contiennent le texte budget dans le champ Objet uniquement et qui ont été créés ce mois.
Pour poser d’autres critères de recherche tels que la taille du fichier ou pour rechercher les éléments comportant ou non des pièces jointes ou pour respecter la casse, cliquez sur l’onglet Autres...
Créer un dossier
Sélectionnez éventuellement le dossier dans lequel vous souhaitez créer un dossier.
Dans l’onglet Dossier, cliquez sur le bouton Dossier du groupe Nouveau ; si vous avez sélectionné le dossier Calendrier, cliquez sur le bouton Nouveau calendrier.
Vous pouvez également utiliser le raccourci-clavier CtrlShift E.
Saisissez le nom du nouveau dossier dans la zone de saisie Nom.
Ouvrez la liste Contenu du dossier puis sélectionnez le type d’éléments que vous souhaitez conserver dans le dossier.
Dans la liste Sélectionner l’emplacement de ce dossier, sélectionnez le dossier dans lequel le nouveau doit être créé ; pour créer un dossier au même niveau que les autres dossiers, vous devez sélectionner le dossier supérieur (dans notre exemple lgendron@eni.fr).
Ici, le dossier Contacts personnels va être créé dans le dossier Contacts.
Cliquez sur le bouton OK.
Créer/gérer des groupes de dossiers
Par défaut, seul un groupe de dossiers nommé Mes « nom du dossier » (pour le dossier contacts, vous visualisez Mes contacts) est visible dans le volet des dossiers Contacts, Tâches et Notes. Vous pouvez ajouter d’autres groupes de dossiers à ces dossiers afin d’y déplacer des dossiers.
Accédez au dossier Contacts , Tâches ou Notes ; si son icône ou son nom n’est
pas visible sur la barre de navigation, cliquez sur 
puis sur le nom du dossier à activer.
Concernant le dossier Calendrier, Outlook utilise le terme Groupe de calendriers. Les groupes de calendriers sont traités différemment que les groupes de dossiers aussi, pour plus d’informations reportez-vous au titre Les groupes de calendriers du chapitre Partage et groupes de calendriers.
Pour créer un groupe de dossiers, faites un clic droit sur le dossier Mes « nom du dossier » (par exemple, pour le dossier Tâches il s’agit du groupe de dossiers Mes tâches) visible dans le volet des dossiers puis cliquez sur l’option Nouveau groupe de dossiers.
Saisissez le nom du groupe de dossiers puis validez en cliquant sur le bouton Entrée.
Dans notre exemple, le groupe de dossiers Comptabilité a été ajouté au dossier Tâches.
Pour renommer...
Déplacer des éléments dans un autre dossier
Sélectionnez le dossier contenant les éléments à déplacer puis sélectionnez les éléments concernés ; utilisez la touche Shift pour une sélection continue et/ou la touche Ctrl pour une sélection discontinue. Pour déplacer des éléments du calendrier, vous devez choisir le type d’affichage Liste ou Actives avant de sélectionner les éléments concernés. Concernant les tâches, vous devez les sélectionner dans le dossier Tâches situé dans le volet des dossiers (sous le groupe de dossiers Mes tâches).
Cliquez sur le bouton Déplacer situé, selon les éléments sélectionnés, dans le groupe Actions ou Déplacer de l’onglet Accueil.
Cliquez ensuite sur l’un des dossiers proposés dans la partie supérieure de la liste ou, si aucun ne vous convient, cliquez sur l’option Autre dossier.
Vous pouvez aussi faire un clic droit sur la sélection puis cliquer sur l’option Déplacer ; le raccourci-clavier CtrlShift V permet d’ouvrir la boîte de dialogue Déplacer les éléments.
Si vous avez choisi l’option Autre dossier, sélectionnez le dossier destinataire. Si celui-ci n’existe pas, créez-le...
Copier des éléments dans un autre dossier
Sélectionnez le dossier contenant les éléments à copier puis sélectionnez les éléments concernés ; utilisez la touche Shift pour une sélection continue et/ou la touche Ctrl pour une sélection discontinue. Pour copier des éléments du calendrier, vous devez choisir le type d’affichage Liste ou Actives avant de sélectionner les éléments concernés. Concernant les tâches, vous devez les sélectionner dans le dossier Tâches situé dans le volet des dossiers (sous le groupe de dossiers Mes tâches).
Cliquez sur le bouton Déplacer situé, selon les éléments sélectionnés, dans le groupe Actions ou Déplacer de l’onglet Accueil puis cliquez sur l’option Copier dans un dossier.
Sélectionnez le dossier destinataire. Si celui-ci n’existe pas, créez-le à l’aide du bouton Nouveau.
Cliquez sur le bouton OK.
Si besoin, complétez la fenêtre de l’élément qui s’affiche.
Trier des éléments
Des tris peuvent être réalisés dans les affichages de type Table, Cartes et Icônes. Le tri à l’aide de la souris n’est possible que dans un affichage de type Table.
À l’aide de la souris
Cliquez sur l’en-tête de la colonne devant servir de critère de tri.
Le tri est immédiatement réalisé. Outlook signale qu’un tri est actif par la présence d’une pointe de flèche à droite du libellé de l’en-tête de la colonne.
Cliquez une seconde fois sur l’en-tête de la colonne pour changer l’ordre de tri.
Cette technique présente l’avantage d’être très rapide mais elle a deux inconvénients : un seul critère de tri peut être défini à la fois et vous ne pouvez trier que sur les informations affichées.
À l’aide de la boîte de dialogue
Sélectionnez le dossier contenant les éléments à trier.
Dans l’onglet Affichage, cliquez sur le bouton Paramètres d’affichage du groupe Affichage actuel.
Cliquez sur le bouton Trier ; si le bouton Trier est grisé, donc indisponible, cela signifie que l’affichage actif ne permet pas d’effectuer un tri.
Dès l’ouverture de la boîte de dialogue Trier, vous constatez...
Regrouper des éléments
Première méthode
Cette méthode est disponible uniquement dans les affichages de type Table.
Activez le dossier contenant les éléments à regrouper.
Veillez à ce que l’option Regrouper automatiquement selon la disposition de la boîte de dialogue Regrouper par (onglet Affichage - groupe Affichage actuel - bouton Paramètres d’affichage - bouton Regrouper par) ne soit pas cochée ; par défaut cette option est cochée uniquement pour certains dossiers de courrier.
Pour certains dossiers de courrier, vous pouvez également cliquer dans la zone Organiser Par du groupe Réorganisation (onglet Affichage) puis cliquer sur l’option Afficher dans des groupes pour la désactiver.
De plus, toujours dans le cas d’un dossier de courrier, désactivez si besoin l’affichage Conversation en décochant l’option Afficher en tant que conversations de l’onglet Affichage (groupe Messages).
Si besoin est, désactivez le volet de lecture : dans l’onglet Affichage, cliquez sur le bouton Volet de lecture du groupe Disposition puis cliquez sur l’option Inactif.
Si nécessaire, affichez la boîte de regroupement en faisant un clic droit sur un en-tête de colonne puis en cliquant sur l’option Boîte de regroupement ; de nouveau un clic sur cette option...
Développer/réduire les groupes d’éléments
Activez le dossier contenant les groupes.
Pour développer/réduire tous les groupes en une seule manipulation, dans l’onglet Affichage, cliquez sur le bouton Développer/Réduire du groupe Réorganisation puis en fonction de votre choix, cliquez sur l’option Réduire tous les groupes ou sur l’option Développer tous les groupes.
Pour développer un groupe, sélectionnez-le
et, dans l’onglet Affichage,
cliquez sur le bouton Développer/Réduire du
groupe Réorganisation puis
sur l’option Développer ce groupe,
ou cliquez sur le symbole 
situé devant
le nom du groupe d’éléments concerné.
Tous les éléments contenus dans le groupe apparaissent.
Pour réduire un groupe, sélectionnez-le
puis, dans l’onglet Affichage,
cliquez sur le bouton Développer/Réduire du
groupe Réorganisation puis
sur l’option Réduire ce groupe,
ou cliquez sur le bouton 
situé devant
le nom du groupe d’éléments concerné.
Filtrer des éléments
Filtrer des éléments permet d’afficher uniquement les données qui répondent aux critères posés.
Activez le dossier contenant les éléments à filtrer.
Dans l’onglet Affichage, cliquez sur le bouton Paramètres d’affichage du groupe Affichage actuel.
Cliquez sur le bouton Filtrer.
Posez vos critères de filtre en procédant comme pour une recherche avancée.
Cliquez à deux reprises sur le bouton OK.
Lorsqu’un filtre est actif, Outlook le signale sur la gauche de la barre d’état par le terme Filtre appliqué.
Pour annuler les filtres en cours, cliquez sur le bouton Effacer tout de la boîte de dialogue Filtrer.
Archiver des messages
Pour éviter l’accumulation de messages dans vos dossiers de courrier, vous pouvez les déplacer ailleurs pour les stocker. Cette opération peut se faire manuellement ou automatiquement.
Dans l’onglet Fichier, sélectionnez l’option Informations, cliquez sur le bouton Outils puis sur l’option Nettoyer les anciens éléments.
Conservez active l’option Archiver ce dossier et tous ses sous-dossiers puis cliquez sur le nom du dossier à archiver.
Ouvrez la liste Archiver les éléments antérieurs au puis sélectionnez la date butoir de l’archivage.
Cochez l’option Inclure les éléments pour lesquels la case à cocher Ne pas archiver automatiquement est activée si vous souhaitez malgré tout archiver les éléments pour lesquels vous avez coché l’option Ne pas archiver automatiquement cet élément.
Dans la zone Fichier archive, modifiez éventuellement le nom du fichier archive visible après l’arborescence qui correspond à l’emplacement du dossier dans lequel sont stockés les fichiers archivés ; par défaut, le fichier archive se nomme archive.pst et est stocké dans le dossier C:\Utilisateurs\nom_utilisateur\Documents\Fichiers Outlook.
Le bouton Parcourir permet de sélectionner le fichier...
Ouvrir un fichier de données Outlook (.pst)
Les fichiers de données Outlook (.pst) créés lors de l’archivage des messages ou de l’exportation d’éléments peuvent être ajoutés au volet de navigation afin que vous puissiez consulter les éléments qu’ils contiennent. Par exemple, vous pourrez ainsi retrouver des messages archivés le mois dernier.
Dans l’onglet Fichier, cliquez sur l’option Ouvrir et exporter puis cliquez sur le bouton Ouvrir le fichier de données Outlook.
Sélectionnez le fichier de données Outlook (.pst) à ouvrir puis cliquez sur le bouton Ouvrir ou, faites un double clic sur le fichier à ouvrir.
Nous vous rappelons que les fichiers de données Outlook sont stockés par défaut dans le dossier C\Utilisateurs\nom_utilisateur\Documents\Fichiers Outlook.
Si un mot de passe a été associé au fichier de données Outlook lors son exportation, la boîte de dialogue Mot de passe du fichier de données Outlook s’affiche à deux reprises : saisissez votre mot de passe successivement dans les deux boîtes de dialogue puis cliquez sur le bouton OK.
Ce mot de passe vous sera également demandé à l’ouverture d’Outlook.
Pour afficher le contenu du fichier de données Outlook, activez le dossier...
