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Mailing
Les étapes de conception d’un mailing
Le mailing ou publipostage permet l’envoi en nombre de documents à des destinataires répertoriés dans un fichier de données (une base de données Access ou un tableau Word/Excel).
Cette technique sous-entend l’utilisation de deux fichiers :
-
Un document de base qui contient le texte fixe et les champs qui serviront de liens avec le fichier de données.
-
Un fichier de données qui contient les informations variables.
Un fichier de données est composé de champs et d’enregistrements. Exemple :
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Nom |
Prénom |
Adresse |
CP |
Ville |
|
DUPONT |
Maurice |
Rue des Apôtres |
44000 |
NANTES |
|
VINCENT |
Anne |
Bd de la Liberté |
56000 |
VANNES |
Toutes les informations sur DUPONT et VINCENT constituent les enregistrements. Chaque type d’information (Nom, Prénom...) est un champ.
Créez le document de base.
Associez le fichier de données au document de base (éventuellement, créez le fichier de données).
Insérez les champs du fichier de données dans le document de base, à l’endroit adéquat.
Lancez l’exécution du mailing.
Créer un mailing
Définir le document de base
Pour utiliser un nouveau document vierge comme document de base, créez-le en utilisant le raccourci-clavier Ctrl N.
Pour utiliser un modèle prédéfini ou un de vos modèles personnalisés comme document de base, cliquez sur l’onglet Fichier puis sur l’option Nouveau et choisissez le modèle souhaité ; pour plus de détails, reportez-vous au titre Créer un document basé sur un modèle du chapitre Documents.
Pour utiliser un document existant, ouvrez ce document : ce peut être un document ordinaire ou un document de base créé et utilisé lors d’un publipostage précédent.
Cliquez sur l’onglet Publipostage.
Cliquez sur le bouton Démarrer la fusion et le publipostage visible dans le groupe du même nom puis, selon le type de document de base à créer, cliquez sur l’option Lettres ou sur l’option Courriers.
L’option Courriers permet d’envoyer un message électronique personnalisé à des destinataires de votre liste d’adresses de messagerie. Pour pouvoir utiliser cette fonctionnalité, le logiciel de messagerie Outlook 2021 doit être installé sur votre ordinateur.
Associer une liste de destinataires au document de base
Dans l’onglet Publipostage, cliquez sur le bouton Sélection des destinataires visible dans le groupe Démarrer la fusion et le publipostage puis sur une des options proposées :
Entrer une nouvelle liste : pour saisir le contenu d’une nouvelle liste de destinataires (cf. titre Créer une liste de destinataires un peu plus loin dans ce chapitre).
Utiliser une liste existante : ouvre la boîte de dialogue Sélectionner la source de données vous permettant de sélectionner un fichier ou une base de données contenant la liste des destinataires. Si la liste sélectionnée ne vous convient pas, sélectionnez une autre liste en cliquant de nouveau sur cette option.
Si vous sélectionnez comme liste de données, un classeur Excel (.xlsx) ou une base de données Access (.accdb), à l’ouverture du fichier, Word affiche une boîte de dialogue vous permettant de choisir, selon le cas, la feuille du classeur ou la table (ou requêtes)...
Créer une liste de destinataires
Si le document de base est créé, ouvrez-le, sinon définissez un nouveau document de base dans lequel vous saisirez le texte fixe du mailing.
Veillez à ce que seul le document de base soit ouvert dans Word.
Dans l’onglet Publipostage, cliquez sur le bouton Sélection des destinataires du groupe Démarrer la fusion et le publipostage puis sur l’option Entrer une nouvelle liste.
La boîte de dialogue Créer une liste d’adresses apparaît à l’écran : chaque colonne représente un champ prédéfini.
Si les colonnes proposées ne correspondent pas aux informations souhaitées, cliquez sur le bouton Personnaliser colonnes pour définir les champs de la nouvelle liste de données puis suivez les instructions ci-après :
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Pour supprimer une colonne, sélectionnez le champ correspondant, cliquez sur le bouton Supprimer puis sur le bouton Oui pour confirmer la suppression.
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Pour ajouter un nouveau champ personnel, cliquez sur le bouton Ajouter, saisissez le nom du champ dans la zone de saisie Entrez un nom de champ puis cliquez sur le bouton OK.
Le champ personnalisé s’ajoute sous le champ sélectionné.
-
Pour renommer un champ, sélectionnez-le dans la liste, cliquez sur le bouton Renommer, saisissez son nouveau nom dans la zone de saisie puis cliquez...
Gérer les enregistrements d’une liste de destinataires
Les enregistrements d’une liste de données peuvent être gérés par l’intermédiaire du formulaire de saisie. Cependant, si vous utilisez une liste de données contenues dans un classeur Excel (.xlsx) ou dans une base de données Access (.accdb), vous ne pourrez pas réaliser certaines manipulations telles que, par exemple, l’ajout d’un champ ou encore, la suppression d’un enregistrement. Pour effectuer ces manipulations, vous devrez ouvrir le fichier de données dans Excel ou Access.
Accéder au formulaire de saisie/à la source de données
Ouvrez le document de base.
Cliquez sur l’onglet Publipostage.
Cliquez sur le bouton Modifier la liste de destinataires du groupe Démarrer la fusion et le publipostage.
La boîte de dialogue Fusion et publipostage : Destinataires s’affiche à l’écran et affiche la liste des destinataires dans un tableau. Le nom du fichier contenant la liste des destinataires est visible dans la première colonne du tableau.
Dans la zone Source de données, sélectionnez le nom du fichier de données puis cliquez sur le bouton Modifier.
L’affichage des enregistrements dépend du type de fichier source. Si le fichier source est une liste d’adresses Microsoft Office, une table (ou requête) de base de données ou un classeur Excel, les enregistrements sont affichés sous forme de tableau (cf. écran ci-dessus). Si le fichier source...
Limiter l’exécution d’un mailing à certains enregistrements
Pour que seuls certains enregistrements soient utilisés lors de l’exécution du mailing, vous devez filtrer la liste de données.
Filtrer sur une des valeurs d’un ou de plusieurs champs
Chaque champ est une liste pouvant être ouverte en cliquant sur la pointe de flèche visible à droite du nom du champ.
Ouvrez le document de base puis, si besoin est, activez l’onglet Publipostage.
Cliquez sur le bouton Modifier la liste de destinataires visible dans le groupe Démarrer la fusion et le publipostage.
Pour chaque champ à filtrer :
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Ouvrez la liste associée au champ concerné.
Chaque liste recense toutes les valeurs du champ ainsi que les options (Tout), (Vides), (Non vides) et (Avancées...).
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Cliquez sur la valeur cherchée ; l’option (Vides) permet d’afficher les enregistrements ne contenant pas de valeur pour ce champ ; à l’inverse, l’option (Non vides) permet d’afficher les enregistrements contenant une valeur pour ce champ.
Seuls les enregistrements répondant au filtre sont affichés. La pointe de flèche du champ apparaît en bleu.
Pour afficher de nouveau toutes les valeurs d’un champ, ouvrez la liste du champ correspondant puis cliquez sur l’option (Tout).
La case à cocher visible...
