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Partage et co-édition
Introduction
Les applications Word, Excel et PowerPoint permettent à plusieurs utilisateurs de travailler simultanément sur un même fichier, chaque utilisateur voyant en temps réel les modifications des autres co-éditeurs. Pour ce faire, le propriétaire du fichier doit l’avoir enregistré au préalable le classeur dans un espace de stockage en ligne tel que OneDrive personnel ou professionnel ou, si vous disposez de Microsoft 365, d’une bibliothèque SharePoint ou d’une équipe Teams.
Les fichiers placés sur un espace OneDrive peuvent être consultés ou modifiés par d’autres utilisateurs à condition que vous les partagiez.
Les fichiers placés dans une bibliothèque SharePoint ou une équipe Teams sont accessibles par tous les utilisateurs du site d’équipe ou de l’équipe Teams. Vous pouvez également partager un fichier avec un utilisateur externe à votre organisation si l’administrateur Microsoft 365 l’a autorisé.
Partager un fichier
Cette fonctionnalité permet de partager un fichier situé sur un espace OneDrive (personnel ou professionnel) afin qu’un ou plusieurs utilisateurs faisant partie ou pas de votre organisation puissent y accéder. Pour utiliser cette fonctionnalité, vous devez être connecté à votre compte Microsoft.
Ouvrez et, si besoin, enregistrez le fichier dans l’espace de stockage en ligne OneDrive.
Cliquez sur le bouton 
visible à l’extrême
droite du ruban.
Vous pouvez également utiliser la commande Fichier - Partager - Partager avec des personnes.
Le volet Partager s’affiche à droite de la fenêtre.
Dans la zone Inviter des personnes, saisissez les adresses e-mail des contacts avec lesquels vous souhaitez partager le fichier en les séparant par des points-virgules ou, si ces contacts font partie de votre organisation, saisissez leur nom.
pour sélectionner
les contacts dans votre carnet d’adresses.Dans la liste située en dessous de la zone Inviter des personnes, sélectionnez l’option Peut modifier si vous souhaitez que le ou les contacts puissent modifier le fichier, ou sélectionnez l’option Peut afficher dans le cas contraire.
Dans la zone de saisie suivante, saisissez, si besoin, un message à destination de vos contacts....
Gérer les accès à un fichier partagé
À tout moment, vous pouvez ajouter ou supprimer des utilisateurs ou modifier le type d’accès au fichier (modification ou affichage uniquement).
Affichez, si besoin, le volet Partager en cliquant sur le bouton dans le ruban.
Pour modifier le type d’accès, faites un clic droit sur le nom de l’utilisateur et sélectionnez l’option Définir l’autorisation sur : Peut afficher ou l’option Modifier l’autorisation sur : Peut modifier selon le cas.
Pour supprimer un utilisateur, faites un clic droit sur son nom puis choisissez l’option Supprimer l’utilisateur.
Pour ajouter un nouvel utilisateur, saisissez son nom ou son e-mail dans la zone Inviter des personnes puis choisissez, dans la liste suivante, l’option Peut modifier ou l’option Peut afficher. Dans la zone de saisie suivante, saisissez, si besoin, un message et cliquez sur le bouton Partager.
Générer un lien de partage
Cette procédure permet d’obtenir le lien de partage d’un fichier enregistré sur un de vos emplacements distants afin de le copier dans un message, un document texte, un site Internet ou un blog pour permettre aux utilisateurs d’y accéder.
Ouvrez le fichier concerné.
Cliquez sur le bouton visible en haut de la fenêtre
pour afficher le volet Partager.
En bas du volet Partager, cliquez sur le lien Obtenir un lien de partage.
Dans le volet Partager, cliquez sur le bouton Créer un lien d’édition pour obtenir le lien permettant aux utilisateurs de modifier le fichier ou cliquez sur le bouton Créer un lien de consultation seule pour obtenir le lien qui permettra aux utilisateurs de consulter uniquement le contenu du fichier.
Le lien apparaît alors sous l’option Lien de modification ou Lien de consultation seule selon votre choix. Sur cet exemple, les deux types de lien ont été activés :
Pour copier le lien, cliquez sur le bouton Copier correspondant au lien.
Collez ensuite le lien copié à l’endroit où vous souhaitez le diffuser (e-mail, blog, page d’un site Internet, etc.) : tout utilisateur cliquant sur le lien accédera au fichier concerné.
Si vous souhaitez ne plus rendre disponible un lien de consultation ou de modification...
Co-éditer un fichier
Lorsqu’un fichier a été partagé avec d’autres utilisateurs, les utilisateurs disposant d’un droit de modification peuvent ouvrir et travailler simultanément sur le fichier.
L’utilisateur qui a reçu le message avec le lien vers le classeur partagé peut ouvrir le classeur en cliquant sur le lien :
Les fichiers partagés sur OneDrive sont également accessibles à partir du lien Partagés de l’espace OneDrive. Le bouton Afficher dans OneDrive visible dans le message reçu de l’invitation du partage permet d’y accéder rapidement.
Pour rappel, les fichiers placés dans une bibliothèque SharePoint ou une équipe Teams sont accessibles par tous les utilisateurs du site d’équipe ou de l’équipe Teams.
Le fichier s’ouvre dans l’application en ligne Excel pour le Web, Word pour le Web ou PowerPoint pour le Web via le navigateur Internet. À gauche du bouton Partager, un ou plusieurs boutons représentent les utilisateurs en cours de modification sur le fichier, le nombre d’utilisateurs en ligne travaillant sur le fichier est indiqué à gauche du bouton Partager.
Les applications en ligne disposent de moins de fonctionnalités que les applications de bureau Excel, Word ou PowerPoint.
Sur cet exemple, trois personnes travaillent actuellement...
