Gestion de contenu : les bibliothèques

Introduction

L’un des avantages de la gamme SharePoint dans une organisation est l’élimination ou la réduction des partages de fichiers. Même dans une PME, le nombre de documents stockés, uniquement caractérisés par un nom et une arborescence de dossiers, s’accroît chaque année. Avec le temps, il devient quasiment impossible de maintenir le contenu de certains partages. Malgré tout, le besoin de partager des documents est bien réel.

SharePoint offre une possibilité bien supérieure : les bibliothèques de documents. Quelques-uns de leurs nombreux avantages sont les suivants :

Commandes communes : les paramètres

L’administration du contenu d’un site SharePoint se fait principalement via les commandes du bouton Paramètres situé en haut à droite de chaque page web du site. Ce bouton est contextuel, son contenu dépendant du contexte d’exécution (du compte d’utilisateur connecté sur la page web). Les commandes sont les suivantes :

Gestion documentaire

Contrôle de version

Un autre avantage de SharePoint sur les partages de fichiers classiques est la gestion optionnelle intégrée et automatisée des versions de documents. Cette fonction est activée pour une bibliothèque au moment de sa création ou en modifiant ses paramètres (pour rappel, via le bouton Paramètres de la bibliothèque du ruban SharePoint) par l’utilisation du lien Paramètres de contrôle de version. Une section nous intéresse dans cette page de configuration : Document - Historique des versions.

Il est ainsi possible de choisir d’utiliser uniquement une numérotation principale ou principale et secondaire, pour conserver des versions intermédiaires de documents.

Par exemple, cela s’applique aux documents servant de soutien aux démarches normatives (qualité, environnement...). La maîtrise documentaire imposée par la norme demande en général de conserver plusieurs versions d’un même document afin d’en apprécier l’évolution par un auditeur interne ou externe. Ici, nous choisissons donc d’activer uniquement la gestion de versions principales et de conserver dix versions principales d’un même fichier.

La modification d’un fichier générera un nouveau numéro de version, la consignation d’un commentaire de version et la possibilité de consulter l’historique des versions.

Lors de l’ajout d’un document, il est alors possible :

Principe d’extraction

Activée sur une bibliothèque de documents, cette fonction permet à un utilisateur de travailler sur un fichier sans qu’une seconde personne puisse modifier le même fichier et générer des conflits lors de la sauvegarde. L’extraction permet de cacher momentanément un document pendant sa modification à tous les utilisateurs (sauf ceux possédant le droit Remplacer l’extraction). Le contraire de l’extraction est l’archivage dans le langage SharePoint.

Cette fonction peut s’activer sur une bibliothèque si plusieurs personnes sont susceptibles de modifier les mêmes fichiers, mais n’accompagne pas nécessairement la gestion des versions. Elle est liée au droit Modifier les éléments.

Le principe de l’extraction est celui d’un bouton bascule. Un fichier extrait est marqué d’une icône particulière. Les seules actions qui peuvent suivre sont :

Principe d’approbation

Cette fonctionnalité permet de mettre en place un circuit d’approbation avant la mise à disposition effective d’un document dans une bibliothèque (avant approbation, il ne sera visible que par ceux qui ont le droit Approuver des éléments). À nouveau, cette fonction est activée pour chaque bibliothèque en modifiant ses paramètres personnels (via le bouton Paramètres de la bibliothèque du ruban SharePoint) par l’utilisation du lien Paramètres de contrôle de version et l’option Demander une approbation du contenu pour les éléments soumis ?.

Il faut ensuite décider, via la section Sécurité des éléments de brouillon, qui aura la possibilité de voir les documents non approuvés :

Il reste ensuite à attribuer le droit d’approbation à un ou plusieurs utilisateurs dont la position dans l’entreprise leur confère cette prérogative. Tout fichier ajouté par un auteur (par un téléchargement ou la création d’un nouveau document) oit être approuvé. Pour cela, utiliser le menu contextuel du fichier. Une commande Plus puis Approuver/Rejeter est disponible selon les droits attribués (remarquez le changement dans la colonne État d’approbation à droite). Par défaut, l’état d’approbation du document est En cours.

L’utilisateur...

Les types de contenu

Qui n’a pas rêvé d’une solution pour uniformiser l’utilisation des modèles de documents dans les outils de bureautique (modèles Word, Excel, PowerPoint par exemple) sur tous les postes de travail de l’entreprise ? Normalement, un responsable qui veut diffuser un modèle réalisé en bureautique doit demander au service informatique de déployer sur chaque poste client (ou un partage de fichiers plus communément) le fichier modèle et de paramétrer les logiciels en conséquence. À partir de là, chacun peut (normalement doit) utiliser le même modèle pour créer par exemple une démonstration PowerPoint aux couleurs de l’entreprise.

SharePoint offre une approche simple et complète de cette problématique : les types de contenu. Un type de contenu est un modèle de document (.dotx pour Word, .xltx pour Excel, .potx pour PowerPoint, etc.) qui a une description. L’administrateur peut affecter un type de contenu à une bibliothèque.

La description du type apparaîtra simplement en déroulant le bouton Nouveau de la bibliothèque.

Le principe du type de contenu est très attractif. Il suffit de créer chaque type, d’y associer le fichier modèle et enfin de modifier les paramètres de la bibliothèque pour lui affecter un ou plusieurs types.

Il n’y a plus besoin de stocker les modèles de documents sur un partage, de gérer les configurations des clients Office... Tout utilisateur ayant le droit Ajouter des éléments sur une bibliothèque aura accès au bouton Nouveau et aux modèles. Ceci sera réalisé de manière très centralisée par un administrateur. De plus, les types de contenu ne se limitent pas aux documents....

Paramètres avancés

Examinons les paramètres complémentaires disponibles sur une bibliothèque de documents. Pour y accéder :

La liste de choix Ouverture des documents dans le navigateur permet de choisir la méthode de chargement d’un document lors de sa sélection dans l’interface de la bibliothèque :

La zone de saisie Destination d’envoi personnalisée permet d’ajouter une commande de menu contextuel de document pour la copie d’un fichier d’une bibliothèque vers une autre. Comme dans l’exemple, saisissez l’URL d’une bibliothèque de destination et un nom.

Le contenu des autres options des paramètres avancés est décrit ci-dessous :

Bibliothèques Wiki

Pour ceux qui ne seraient pas familiers avec le site web contributif Wikipédia, le principe des bibliothèques Wiki est identique. Il s’agit d’un ensemble de pages web avec un titre et un contenu (texte, images...). Les pages peuvent être liées entre elles via une syntaxe très simple.

Le principe d’une bibliothèque Wiki est d’offrir un moyen rapide et pas forcément hiérarchisé de collecte d’informations. Sur un intranet (donc limité au périmètre de l’entreprise), elle permet de favoriser la création et l’enrichissement d’un Wiki métier où chacun apportera ses connaissances sur des thèmes ou des définitions de termes techniques. Chaque page Wiki peut contenir une simple phrase de définition ou un exposé plus long. Trois principales tâches sont à réaliser pour la mise en œuvre d’une bibliothèque Wiki :

Fonctionnalités avancées

La gestion de contenu est un aspect important des usages d’une plateforme SharePoint qui propose un ensemble de fonctionnalités liées aux bibliothèques et, pour certaines, aux listes. Les exemples ci-dessous permettent de balayer certaines problématiques traitées par ces fonctionnalités.