Name: SharePoint Online Administration de la plateforme sur Microsoft 365 (2e édition)
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Introduction

Le concept des listes SharePoint est parfois le plus difficile à appréhender tellement ses applications sont sans limites. Une liste SharePoint est l’équivalent d’un tableau Excel ou d’une table Access, mais disponible via l’interface d’un site web.

Une liste SharePoint contient des colonnes et des éléments de liste. Les colonnes équivalent aux colonnes d’un tableau Excel ou aux champs d’une table Access. Les éléments de liste équivalent aux lignes du tableau Excel ou aux enregistrements de la table Access. Ce qui fait l’attrait des listes, c’est la faculté d’ajouter un élément de liste dans un mode de saisie qui fait penser à un formulaire électronique. Les puristes réserveront ce terme aux formulaires créés avec des outils comme PowerApps, nous parlerons donc plus d’un masque de saisie. L’utilisateur remplit chaque champ en ajoutant un enregistrement (un élément) dans le tableau (la liste) via une page de saisie au format HTML.

En résumé, une liste SharePoint permet de stocker des données saisies via un masque de saisie s’apparentant pour un utilisateur à un formulaire électronique. Ainsi, tous les tableaux Excel de l’entreprise devant être partagés (ou qui ne le sont pas, mais dont le travail de saisie est réalisé par plusieurs personnes en redondance) peuvent être rendus disponibles de la sorte. Les possibilités d’usage sont illimitées et peuvent parfaitement coller aux besoins d’un processus particulier de l’entreprise pour lequel celle-ci ne dispose pas d’un outil métier déjà existant dans l’infrastructure informatique. Souvent, les outils dédiés disposent de fonctionnalités...

Création d’une liste personnalisée

Pour créer une liste à partir d’une page quelconque du site concerné :

Utilisez le bouton Créer.

Utilisez la commande Liste.

Sélectionnez Liste vierge.

Saisissez le nom de la liste.

Saisissez une éventuelle description.

Choisissez si vous souhaitez créer un lien dans la barre des liens du site.

Cliquez sur le bouton Créer.

Par défaut, la liste est vide et son contenu (en termes de colonnes) n’est pas encore personnalisé. Le lien est présent à gauche dans la barre de lancement rapide et le titre en haut de la page web.

1. Paramètres généraux de la liste

Pour gérer les paramètres de la liste, utilisez la commande Paramètres de la liste du bouton Paramètres. La page web affichée permet quelques opérations de base sur la liste. La seconde partie de la page comporte les champs de la liste à créer.

Le lien Nom, description et navigation de liste permet de modifier le titre de la liste, sa description affichée et l’option de création du lien dans la barre de lancement rapide du site (mêmes possibilités que lors de la création).
Le lien Paramètres de contrôle de version permet d’activer ou de désactiver la gestion des versions des éléments de liste (principe et fonctionnement identiques aux bibliothèques de documents), ainsi que la gestion de l’extraction et de l’approbation.
Le lien Paramètres avancés permet d’activer la gestion des types de contenu sur la liste, la gestion des autorisations d’accès sur les éléments, l’activation de la fonctionnalité de pièces jointes, l’autorisation de création de dossiers et d’autres...

Les entrées de liste

Pour saisir les entrées de liste (enregistrements d’une liste SharePoint), un utilisateur doit disposer du droit Ajouter des éléments. Le droit Modifier des éléments vient naturellement avec le premier. Il permet de modifier des entrées existantes. Le bouton Nouveau d’une liste permet l’ajout d’éléments. L’utilisateur peut alors saisir les champs selon l’ordre défini au moment de la création de la liste, et avec les éventuelles informations obligatoires (si la saisie du contenu du champ a été rendue obligatoire lors de sa définition).

Une fois l’entrée créée, un clic sur l’enregistrement permet sa visualisation. Le panneau de visualisation se trouve à droite de la page. Un ensemble de boutons est alors disponible - toujours en fonction des permissions de l’utilisateur - permettant la suppression de la sélection, sa modification, son partage.

Tout comme un fichier dans une bibliothèque, un élément de liste dispose de son menu contextuel reprenant les commandes disponibles dans le ruban de la liste. Ces commandes permettent de gérer l’élément (affichage, modification, suppression), une alerte ou l’état d’un flux de travail affecté à la liste ainsi que les autorisations d’accès (commande Partager).

Validation des entrées de liste

Le principe de validation des entrées de liste permet au concepteur de la liste d’ajouter des contraintes calculées en plus de celles qu’il est possible d’appliquer lors de la création des colonnes (valeurs minimum et maximum pour les nombres et les devises, valeurs par défaut...). La validation peut être appliquée à deux niveaux :

Au niveau de la liste : utilisez le lien Paramètres de validation dans les paramètres de la liste. La formule saisie à ce niveau est vérifiée à l’ajout d’un nouvel élément à la liste.
Au niveau d’une colonne de la liste : utilisez la zone Validation de colonne dans les caractéristiques du champ. La formule est vérifiée à la saisie du contenu de la colonne. Attention, cette formule de validation ne peut pas faire appel à d’autres colonnes de la liste.

Il est possible d’utiliser dans la formule de validation toutes les colonnes de la liste et également des fonctions de calcul. Il s’agit globalement des mêmes fonctions que celles d’Excel (Somme, Arrondi, Si...).

Un message destiné à l’utilisateur peut accompagner le contrôle de validation. Ce point concerne la validation des entrées de liste.

Exemple de validation d’une colonne :

Sélectionnez la colonne Quantité dans les paramètres de la liste de gestion des déchets pour passer en mode modification du champ.

Développez la section Validation de colonne qui propose les mêmes options que les paramètres de validation de la liste, mais pour le contenu du champ sélectionné seulement.

Saisissez la formule [Nom du champ]> 0.

Dans la zone Message de l’utilisateur : saisissez...

Concept de modèle de liste

Vous avez construit une liste personnalisée, défini les colonnes, géré les autorisations, créé des affichages, affecté un flux de travail... Que faut-il faire pour réutiliser cette liste dans un autre sous-site de votre collection, une autre collection de sites ou simplement passer de votre environnement de test à votre environnement de production ?

SharePoint offre la possibilité de copier une liste existante. La liste et toutes ses caractéristiques peuvent être ainsi réutilisées. SharePoint Online dispose également de modèles de listes existantes (cf. section Modèles de listes préexistantes). Pour réaliser une copie d’une liste existante, depuis une page du site :

Utilisez le bouton Créer puis la commande Liste.

Dans la fenêtre apparue, utilisez le bouton A partir d’une liste existante.

Sélectionnez un site ou une collection dans la liste des sites de l’instance.

Sélectionnez une liste puis cliquez sur le bouton Suivant.

Saisissez le nom et la description de la nouvelle liste et validez.

Vous pouvez également charger des modèles de liste provenant de listes personnalisées que vous avez réalisées. Ces opérations se réalisent exclusivement en PowerShell avec le module pour SharePoint Online. Les commandes à utiliser sont décrites dans l’article disponible à l’adresse : https://learn.microsoft.com/en-us/sharepoint/lists-custom-template. Le principe est de récupérer l’URL d’une liste existante et de l’ajouter aux listes disponibles pour les utilisateurs, laquelle apparaîtra lors de l’appel de la commande de création de liste dans les modèles de l’entreprise.

Aperçu de la notion d’affichage

Par défaut, une liste SharePoint s’affiche avec tous les champs personnalisés définis lors de sa création. Cependant, il est tout à fait possible de définir des tris, des filtres, des critères d’affichage des éléments de liste, des regroupements (à la façon de la fonction sous-totaux d’Excel)... Tous ces paramètres sont sauvegardés dans ce que SharePoint appelle des affichages. La gestion des affichages est accessible :

par le bouton Modifier les options d’affichage (interface moderne),
via les paramètres de la liste et la section Affichages (interface classique).

Fonctions communes avec les bibliothèques

Dans les paramètres de liste, deux liens donnent accès à des fonctionnalités que nous avons déjà détaillées dans le chapitre précédent. En effet, ils sont communs aux bibliothèques de documents :

Paramètres de contrôle de version : permet d’activer la gestion de versions et/ou une éventuelle approbation de chaque élément de liste.
Paramètres avancés : permet de gérer des types de contenu de liste et les autorisations d’accès aux éléments (qui peut voir quoi) ainsi que la possibilité de créer des dossiers (pour classer les éléments de liste).

Tout comme une bibliothèque de documents, une liste SharePoint peut contenir plusieurs types de contenu. La fonction est activée en positionnant sur Oui l’option Autoriser la gestion des types de contenu dans les paramètres avancés de la liste. La création de types de contenu de liste s’effectue aussi au niveau des paramètres du site, section Galeries du concepteur web, lien Types de contenu de site.

Le type de contenu parent sera alors Élément. Ce type ne sera pas caractérisé par un modèle de document, mais par un ou plusieurs champs (colonnes). Si par exemple, vous avez créé une liste SharePoint pour chiffrer des produits selon un tarif, le bouton Nouveau de cette liste devra contenir :

plusieurs champs permettant de saisir les caractéristiques de plusieurs produits ;
un champ de type valeur calculée pour le résultat du calcul du prix.

À partir de l’accueil du site, rendez-vous dans les paramètres du site.

Sélectionnez le lien Types de contenu de site.

Cliquez sur le bouton...

Relations de listes

Dans SharePoint, il est possible, en utilisant un champ de type recherche dans une liste, de lier non seulement une colonne d’une liste source, mais également les valeurs des champs accompagnant cette colonne dans la liste d’origine grâce à la relation de listes. Ceci équivaut à une relation entre une table et une autre liée par deux clés (une primaire, une étrangère). Il est également possible d’appliquer l’intégrité référentielle entre les deux listes pour la mise à jour ou la suppression en cascade d’enregistrements dans la liste liée. Prenons un exemple : pour la gestion de la démarche qualité ou sécurité, notre entreprise dispose de plusieurs intervenants externes (consultants, auditeurs, commerciaux...). Chaque intervenant effectue une ou plusieurs missions pour l’entreprise. Deux listes SharePoint vont être créées :

Liste de contacts pour les intervenants externes.
Liste personnalisée pour les missions et les interventions : cette liste contient pour un intervenant ses coordonnées, sa société (données provenant de la liste précédente), les dates d’intervention, les montants et une description.

Dans les paramètres de la liste Missions, effectuez les manipulations suivantes :

Créez une colonne de type recherche nommée Intervenants.

Dans les paramètres de colonnes supplémentaires, déroulez la liste Obtenir des informations à partir de et choisissez la liste Intervenants et la colonne Nom pour l’obtention de cette valeur.

Cochez les champs Adresse de messagerie et Société pour les informations liées complémentaires à afficher dans l’élément de liste liée....

Modèles de listes préexistantes

Les listes SharePoint offrent potentiellement des possibilités illimitées de mettre en œuvre des applications de collecte de données pour l’entreprise afin de ne pas se substituer à un progiciel dont l’entreprise serait déjà équipée. SharePoint est livré avec une dizaine de listes prêtes à l’emploi pour des usages courants dans une optique de travail collaboratif. Nous allons voir l’utilité de ces listes et parcourir les étapes de leur création. Selon la manipulation utilisée (interface moderne ou classique), vous avez accès à un ensemble de modèles plus ou moins aboutis. Si vous utilisez la commande Liste du bouton Créer d’une page de site, vous avez accès à onze modèles à la date d’écriture de ce livre (voir illustration ci-après).

Si vous utilisez la commande Application du bouton Nouveau puis le lien expérience classique, vous avez accès à neuf modèles différents.

1. Listes d’annonces

Une liste SharePoint de type Annonces est un objet qui va être placé en tête de page d’accueil d’un site ou d’un sous-site de portail. Les annonces sont des listes composées par défaut de trois champs :

Un titre.
Un contenu (champ de type plusieurs lignes de texte).
Une date d’expiration.

Le but de ce type de liste est d’être placé en en-tête d’une page d’accueil avec un paramètre d’affichage filtrant les éléments dont la date d’expiration est atteinte. Lorsqu’un utilisateur autorisé crée une annonce, il lui adjoint une date d’expiration. Tant que cette date n’est pas passée, l’annonce est visible...

Conclusion

Dans ce chapitre, nous avons approfondi le principe des listes SharePoint et plus précisément les listes entièrement personnalisées non basées sur des modèles de listes. Ces modèles seront parcourus dans le prochain chapitre. Les listes sont des objets aux applications variées, permettant de stocker des données, voire de les manipuler grâce à des tris, des filtres, des sous-totaux, des paramètres de validation, à la manière de formules Excel ou d’états Access. Chaque liste peut comporter des champs de différentes natures : texte, nombre, devise, liste de choix et même recherche dans d’autres listes.

Imaginez tous les tableaux Excel qui circulent en multiples versions sur les postes de travail d’une entreprise ou qui sont refaits à l’identique par plusieurs collaborateurs qui doivent y ajouter leur contribution. Ce sont potentiellement de bons candidats pour leur équivalent sous forme de listes SharePoint.

Après les listes construites de toutes pièces, nous avons parcouru les listes livrées prêtes à l’emploi par SharePoint. Ces listes permettent de gérer des annonces, des contacts, des calendriers partagés, des tâches. Certaines sont de véritables petites applications. Par exemple, les listes de type enquête servent à construire des questionnaires très rapidement pour toute sorte d’usage, interne ou externe, à destination de collaborateurs ou de clients. L’éditeur a par ailleurs dédié une application à cet usage dans Office 365 : Microsoft Forms. Enfin les listes (mais également les bibliothèques) SharePoint peuvent être personnalisées grâce aux outils de développement low-code de la gamme Power...