Utiliser les bonnes pratiques au quotidien

Se préparer à la création d’une équipe

Les raisons de créer une équipe ne manquent pas : réaliser un projet, résoudre un problème, travailler de manière collaborative au sein de sa direction, gérer une crise, assurer le support d’une activité, etc.

Teams permet à n’importe quel utilisateur de créer une équipe, c’est l’un des principes fondamentaux de la philosophie de Teams. Mais ce n’est pas parce qu’il est très facile de créer une équipe sur Teams qu’il ne faut pas prendre le temps de préparer les choses en amont.

Structurer une équipe

L’approche de structuration de Teams avec ses canaux et ses onglets est simple mais puissante car elle permet de couvrir tous les types de besoins en matière de travail en équipe.

Cependant, la multiplication des canaux, combinée à celle des onglets et services, peut rapidement devenir problématique. Plus l’espace de travail sera complexe, moins les membres seront à l’aise pour l’utiliser. Il est donc important de travailler en amont à la définition de la structure de l’espace d’une équipe de manière à l’adapter aux modes de fonctionnement de l’équipe et de ses membres.

Animer une équipe

Contrairement à certaines idées reçues sur le travail d’équipe, il n’y a pas de collaboration et de dynamique d’équipe sans une bonne animation.

Le rôle d’animateur est fondamental dans Teams. Cela va bien au-delà de la simple administration de l’équipe et de son espace, c’est-à-dire de l’utilisation des droits de propriétaire de l’équipe sur la plateforme.

Un animateur a également pour mission :

Clôturer une équipe

Quels que soient l’équipe, ses objectifs et sa taille, celle-ci a une durée de vie limitée dans le temps. Cela concerne également les équipes liées à une structure organisationnelle (service, département, direction…), qui, au gré des réorganisations, finissent par disparaître ou bien renaître sous une autre forme.

Clôturer une équipe, ce n’est pas simplement fermer son espace de travail sur Teams, c’est également préparer et accompagner la dissolution de l’équipe elle-même.

Trop souvent mal gérée, voire tout simplement oubliée, cette phase de clôture est pourtant très importante dans la mesure où elle permet de clore formellement non seulement les travaux de l’équipe, mais aussi et surtout la dynamique humaine.

Adopter les bons réflexes pour communiquer

Définir un code de bonne conduite

Par-delà les bons réflexes en matière de communication, il est indispensable de définir, collectivement, un code de bonne conduite. Avec Teams, il est très facile de solliciter ses collègues et d’être sollicité et ce, à toute heure et sous différentes formes (messages, appels…). Par ailleurs, s’exprimer de manière aussi claire que précise à l’écrit est indispensable pour une utilisation efficace de Teams. Sans la mise en place de quelques règles simples, l’utilisation de Teams peut tout à fait dériver et conduire à des situations personnelles et interpersonnelles compliquées (stress, surmenage, tensions, conflits, etc.).

Organiser et animer des réunions à distance

Depuis déjà un certain temps, la forme actuelle des réunions est largement remise en question au sein des entreprises. Trop nombreuses, trop longues, avec une preuve d’utilité et d’efficacité qui fait souvent défaut, le tout avec des participants qui ne savent pas toujours pourquoi ils ont été invités…

Avec le travail à distance et les fonctionnalités offertes par une plateforme telle que Teams, la capacité à se réunir est plus que jamais facilitée. Pas besoin de trouver une salle de réunion libre, il suffit d’être disponible et l’on peut organiser une réunion en quelques clics.

Il est donc important et nécessaire de repenser l’organisation et le déroulement des réunions à distance pour ne pas retomber dans les mêmes travers. C’est ce qui est proposé dans les paragraphes suivants.

Gérer et organiser les documents d’équipe

Teams offre de nombreux moyens de faciliter cette production : coédition, partage, gestion des versions, stockage, classement… Cette multitude de possibilités associée à la flexibilité de Teams offre l’avantage de pouvoir s’adapter à la grande majorité des besoins. Le revers de la médaille, c’est que l’on peut très vite arriver à un vrai bazar si l’on ne définit pas un cadre.

Gagner en efficacité personnelle

Teams permet de partager très facilement des contenus et participer à des échanges aussi riches que variés. Mais, si ces échanges peuvent être porteurs d’une réelle valeur ajoutée, ils génèrent également un flux incessant d’informations qui peut rapidement submerger les utilisateurs.

Par ailleurs, s’il est facile d’échanger avec Teams, il est également très facile d’être sollicité, et ce, à n’importe quel moment.

Pour garder la maîtrise, il est indispensable d’adapter son environnement Teams à ses besoins et à ses modes de fonctionnement.