Documents

Ouvrir un document

Vous pouvez également cliquer sur le lien Ouvrir d’autres Documents qui s’affiche à l’ouverture de l’application Word puis cliquer sur l’emplacement Ce PC.

Le volet droit affiche le contenu (sous-dossiers et fichiers) du dossier Documents :

Si le document à ouvrir est enregistré dans le dossier Documents ou un de ses sous-dossiers, cliquez sur le fichier ou le sous-dossier puis sur le fichier. Si le document à ouvrir se trouve à un autre emplacement, utilisez l’outil pour accéder au(x) dossier(s) parent(s) puis au dossier d’enregistrement du fichier et cliquez sur le fichier à ouvrir.

Vous pouvez également cliquer sur l’option Parcourir du volet central pour afficher la boîte de dialogue Ouvrir.

Enregistrer un document

La fenêtre qui s’affiche vous propose de nommer le document et de choisir son dossier d’enregistrement parmi les derniers dossiers récemment ouverts :

Par défaut, l’option Récent est sélectionnée dans le volet central. Dans le volet droit, vous visualisez les dossiers que vous avez choisi d’épingler et ceux récemment utilisés classés par date :

Quel que soit votre choix, la boîte de dialogue Enregistrer sous s’affiche à l’écran.

Si vous avez choisi un dossier récemment utilisé, celui-ci est sélectionné. Si vous avez choisi le bouton Parcourir, c’est le dossier Documents qui est sélectionné.

Le nom et éventuellement l’extension du document .docx apparaissent...

Utiliser l’espace de stockage en ligne OneDrive

OneDrive est un service de stockage en ligne proposé par Microsoft pour tout utilisateur disposant d’un compte Microsoft (compte utilisé avec Hotmail, Messenger, Windows Phone, Xbox LIVE, Outlook.com...). Chaque utilisateur dispose gratuitement d’un espace personnel de 5 Go avec possibilité d’acheter de l’espace supplémentaire (jusqu’à 1 To). Si vous disposez d’un abonnement Microsoft 365 dans un cadre professionnel, vous pouvez disposer d’un espace OneDrive personnel et d’un espace OneDrive professionnel.

Utiliser la liste des documents/dossiers récemment utilisés

Documents récents

 Pour ouvrir rapidement un des derniers documents utilisés, cliquez sur l’option Ouvrir de l’onglet Fichier ou utilisez le raccourci-clavier CtrlO (l’onglet Fichier ne doit pas être actif) puis, si besoin, cliquez sur l’option Récent du volet central.

 Dans le volet droit, activez, si besoin, l’onglet Documents.

Par défaut, les 50 derniers documents utilisés sont visibles dans la liste du volet. Si la liste est complète, à chaque fois que vous ouvrez un document, le dernier document de cette liste disparaît pour laisser la place au document que vous venez d’ouvrir qui lui, est placé en haut de la liste.

 Pour conserver (attacher) un document dans la liste Récent, pointez le document concerné puis cliquez sur le symbole visible à droite du nom du document ; vous pouvez aussi faire un clic droit sur le document concerné puis cliquer sur l’option Épingler à la liste.

Les documents ainsi ajoutés s’affichent en haut de la liste :

Le dossier d’enregistrement du document est visible sous son nom.

 Pour retirer un document attaché à la liste, pointez le document puis cliquez sur le symbole ou faites un clic droit sur le document concerné puis cliquez sur l’option Détacher de la liste : le document disparaîtra automatiquement lorsqu’il aura atteint la dernière position dans la liste.

 Pour supprimer un document de la liste, faites un clic droit sur son nom puis cliquez sur l’option Supprimer de la liste.

 Pour garder uniquement les documents épinglés à la liste, faites un clic droit sur un document puis cliquez sur l’option Effacer les éléments...

Reprendre la lecture d’un document

Vous pouvez reprendre la lecture d’un document là où vous l’aviez arrêtée au moment de la fermeture de celui-ci. En effet, Word mémorise le contenu du document visible à l’écran au moment de sa fermeture et vous propose d’atteindre ce contenu lorsque vous l’ouvrez de nouveau.

À l’ouverture du document, une info-bulle apparaît à droite de la fenêtre de l’application. Si vous ne pointez pas cette info-bulle avec votre souris, elle reste affichée environ cinq secondes puis est ensuite remplacée par le symbole .

L’info-bulle vous informe du temps écoulé depuis la dernière fermeture du document. Cela peut être Il y a quelques sec si le temps écoulé est inférieur à 1 minute, un nombre de minutes si le temps écoulé est compris entre 1 et 60 minutes (Il y a 40 minutes), un nombre d’heures si le temps écoulé est compris entre 1 et 10 heures (Il y a 3 heures), Hier si le document a été fermé la veille, le jour de fermeture si le temps écoulé est compris entre 1 et 7 jours (mercredi), ou encore la date de fermeture si le temps écoulé est supérieur à 7 jours (21 novembre 2017).

De plus, si l’endroit à atteindre fait partie d’un titre (texte auquel a été appliqué un style), le texte correspondant s’affiche dans l’info-bulle.

Récupérer une version d’un document

Récupérer une version d’un enregistrement automatique

Lorsque vous travaillez dans un document et que les options liées à l’enregistrement automatique sont actives, le document est enregistré automatiquement selon l’intervalle de temps spécifié (par défaut, toutes les 10 minutes) si des modifications ont été apportées à celui-ci. Les différentes versions de ces enregistrements sont mises à votre disposition et peuvent donc être récupérées très facilement.

 Veillez à ce que les options liées à l’enregistrement automatique soient actives : cliquez sur l’onglet Fichier, sur Options puis sur la catégorie Enregistrement et veillez à ce que les options Enregistrer les informations de récupération automatique toutes les et Conserver la dernière version récupérée automatiquement si je ferme sans enregistrer soient cochées. Validez en cliquant sur le bouton OK.

 Ouvrez, si besoin, le document concerné.

 Cliquez sur l’onglet Fichier puis sur l’option Informations.

La ou les versions enregistrées automatiquement sont visibles dans la liste Gérer le document du volet central.

 Cliquez sur la version enregistrée que vous souhaitez ouvrir.

La version enregistrée du document s’ouvre en Mode Lecture. Ce document est un fichier brouillon dont l’extension est .asd.

La date et l’heure d’enregistrement sont visibles dans la barre de titre. Le libellé [Lecture seule] signifie que les modifications apportées à cette version ne pourront pas être enregistrées dans ce document.

 Pour comparer la version enregistrée automatiquement avec la dernière...

Créer un document basé sur un modèle

Le nouveau document reprend alors les styles et les éléments du modèle. Celui-ci peut être un modèle prédéfini, un modèle personnalisé situé sur votre disque dur ou sur le site Microsoft Online.

Utiliser un modèle personnalisé

Un modèle personnalisé est un modèle créé par vous (cf. Modèles - Créer un modèle).

 Cliquez sur l’onglet Fichier puis sur l’option Nouveau.

Par défaut, Word vous propose des modèles en lignes ; l’option Office, située sous la zone Recherches suggérées, est active.

 Pour visualiser vos modèles personnalisés, cliquez sur l’option Personnel située au-dessus de la zone Recherches suggérées.

Les modèles personnalisés sont enregistrés dans votre dossier Modèles Office personnalisés situé dans votre dossier Documents (C:\Utilisateurs\nom_ utilisateur\Documents\Modèles Office personnalisés).

 Cliquez sur le nom du modèle à utiliser.

Un nouveau document basé sur le modèle choisi apparaît à l’écran.

 Saisissez les informations du nouveau document puis enregistrez-le.

Si vous souhaitez qu’un de vos modèles personnalisés soit également visible dans la zone Nouveau afin de le rendre accessible plus rapidement (il ne sera plus nécessaire de cliquer sur l’option Personnel), pointez le modèle concerné puis cliquez sur le symbole . Pour le faire disparaître de la zone Nouveau, cliquez avec le bouton droit sur la vignette du modèle puis cliquez sur l’option Supprimer de la liste : à la prochaine activation de l’onglet Fichier puis de l’option...

Exploiter les fichiers des versions antérieures à Word Microsoft 365

Même si les documents créés depuis la version 2007 de Word portent la même extension .docx, le format du fichier de la version Microsoft 365 diffère légèrement des versions antérieures car il intègre les nouveautés de cette version. Les documents créés dans les versions antérieures à Word 2007 portent l’extension .doc. Il est toutefois possible d’enregistrer un document au format Word des versions 97 à 2003 ou encore, d’ouvrir un document créé dans une version antérieure à Word Microsoft 365. Ainsi, une personne ayant Word 2003 pourra malgré tout ouvrir le document que vous aurez créé dans Word Microsoft 365.

Vérifier la compatibilité d’un document

Cette manipulation permet de détecter et de résoudre d’éventuels problèmes de compatibilité, susceptibles de provoquer une perte d’informations si vous enregistrez dans une version antérieure.

 Dans Word Microsoft 365, ouvrez le document concerné.

 Cliquez sur l’onglet Fichier puis sur l’option Informations.

 Cliquez sur le bouton Vérifier l’absence de problèmes puis sur l’option Vérifier la compatibilité.

Un descriptif du ou des problèmes rencontrés est visible dans la zone de texte Résumé.

 Cliquez sur le bouton Continuer.

Le texte [Mode de compatibilité] est visible dans la barre de titre du document signifiant que le mode de compatibilité est activé. Si vous avez choisi d’afficher les extensions des fichiers (paramètre défini dans Windows), vous visualisez l’extension .doc à droite du nom du fichier.

Pour enregistrer un document au format...

Exploiter les documents de version antérieure à Word 2007

Travailler en mode de compatibilité dans Word Microsoft 365

 Dans Word Microsoft 365, ouvrez le document créé dans une version antérieure à 2007.

Le document est automatiquement ouvert en Mode de compatibilité : ce terme est indiqué à côté du nom de fichier dans la barre de titre. Le format de fichier Word 97-2003 (.xls) est utilisé.

Les nouvelles fonctionnalités de Word Microsoft 365 ou celles qui ont été améliorées ne sont pas disponibles (ceci afin d’empêcher la perte de données et de confidentialité lorsque le document est ouvert dans une version antérieure à 2007).

 Travaillez et enregistrez vos modifications comme vous le faites habituellement, en tenant compte des remarques précédentes.

Lorsque vous enregistrez les modifications, le format de fichier Word 97-2003 (.doc) est conservé.

Enregistrer un document au format PDF ou XPS

Les formats des fichiers PDF et XPS sont des formats de fichier qui permettent la diffusion de documents électroniques. Ces formats conservent les polices, les images, les graphiques et la mise en forme d’un document tel qu’il a été créé dans son application d’origine. Un utilisateur peut afficher, partager et imprimer des fichiers PDF s’il dispose du logiciel Acrobat Reader (disponible gratuitement sur le site web d’Adobe) et des fichiers XPS s’il dispose de Microsoft .NET Framework (disponible gratuitement sur le site Microsoft). Cependant, si vous travaillez sous l’environnement Windows 8 ou Windows 10, celui-ci met à votre disposition l’application Lecteur permettant d’ouvrir les fichiers PDF et XPS ainsi que la Visionneuse XPS permettant d’ouvrir les fichiers XPS.

Modifier un document PDF dans Word

Vous pouvez ouvrir un fichier PDF dans Word afin de modifier son contenu.

L’option Tous les documents Word sélectionnée par défaut dans la liste des types de fichiers (à droite de la zone Nom de fichier) inclut désormais le format PDF. Ainsi, dans un même dossier vous visualisez en même temps les fichiers PDF et les documents Word. Vous pouvez cependant afficher uniquement les fichiers PDF.

Un message vous informe que le fichier PDF va être converti en document Word modifiable. Ce message vous informe également qu’il se peut que le document obtenu ne soit pas tout à fait identique au fichier PDF original.

Le fichier PDF s’affiche dans Word. Si vous avez choisi d’afficher les extensions des fichiers (paramètre défini dans l’Explorateur de fichiers de Windows), vous visualisez l’extension .pdf à droite du nom du fichier dans la barre de titre.

Définir les propriétés d’un document

Les propriétés d’un document permettent d’identifier celui-ci ; elles sont utilisées pour afficher les renseignements relatifs à un document, organiser les documents afin de les retrouver facilement ou encore rechercher des documents.

Les propriétés du document sont visibles dans le volet droit, dans la zone Propriétés.

Par défaut, vous ne visualisez pas toutes les propriétés.

Word affiche les propriétés les plus pertinentes pour le document ; le lien Afficher moins de propriétés est désormais visible, il permet de réduire le nombre des propriétés.

Comparer des documents côte à côte

Il s’agit ici d’afficher deux documents côte à côte à l’écran, afin de pouvoir les comparer.

Un document pour lequel l’onglet Fichier est actif ne pourra pas être affiché côte à côte avec un autre document.

Les documents apparaissent à l’écran l’un à côté de l’autre.

Envoyer un document par e-mail

Un logiciel de messagerie doit être installé sur votre ordinateur (ex : Microsoft Outlook). 

Ici, une copie d’un document Word a été joint au message :

La fenêtre d’envoi du logiciel de messagerie (Outlook dans notre exemple) s’affiche. Le document joint est visible dans la zone Pièces Jointes. En fonction du format du message (texte enrichi, brut ou HTML) la pièce jointe prend un aspect différent ; par exemple, dans le cas d’un message au format de texte enrichi, la pièce jointe apparaît sous forme d’icône dans la grande zone de saisie.