Création des tâches du projet

Construire la liste des tâches

Les tâches représentent le travail à accomplir pour atteindre l’objectif du projet. Elles représentent, de ce fait, les éléments de base de tout projet. Une tâche, c’est-à-dire le travail du projet, est décrite en termes de séquence, de durée et de ressources. Tout nouveau projet commence par la saisie de la liste des tâches recensées lors de la préparation.

Pour le moment nous allons saisir le nom des tâches. Nous verrons ultérieurement comment importer des tâches ou indiquer des jalons.

Saisir la durée des tâches

La durée d’une tâche correspond à la quantité de temps nécessaire pour être accomplie. Microsoft Project mesure cette durée à l’aide d’unités de mesure allant de la minute au mois (l’unité seconde n’est donc pas utilisable par Project). Dans la majorité des cas, les tâches définies dans Project seront accomplies durant les périodes ouvrées. Pour illustrer ce fait, prenons l’exemple d’une tâche nécessitant 14 heures de travail. Si un calendrier de projet a été affecté à votre projet et que celui-ci définit les périodes ouvrées du lundi au vendredi, de 9 h à 18 h avec deux heures de coupure pour le déjeuner, et que les périodes chômées couvrent les soirées et les week-ends, vous pourriez saisir 2j en tant que durée pour planifier le travail sur deux jours ouvrés de 7 heures. De ce fait, si la tâche commence le vendredi à 9 h, elle devrait donc être terminée le lundi suivant à 18 h.

Sachez que Project permet aussi de planifier l’exécution des tâches durant les périodes chômées, on parle alors de durée écoulée. Cette notion est traitée dans le titre Saisir les durées écoulées du chapitre Création des tâches du projet.

Selon le mode de planification des tâches (manuelle ou automatique) défini dans...

Importer des tâches de Microsoft Outlook

Cette fonctionnalité permet d’importer dans le projet en cours des tâches créées au préalable dans l’application Microsoft Outlook et enregistrées dans le dossier Tâches.

La liste des tâches d’Outlook apparaît :

Les tâches Outlook indiquées comme étant 100 % achevées n’apparaissent pas dans cette boîte de dialogue. 

À l’inverse, le bouton Effacer tout désélectionne toutes les tâches.

Les tâches sont ajoutées aux éventuelles tâches existantes du projet....

Construire le WBS : afficher la tâche récapitulative du projet

L’organigramme des tâches ou WBS (Work Break Down Structure) est une structura-tion des tâches de projet permettant un meilleur pilotage du projet.

Project peut afficher par défaut le résumé du projet sous la forme d’une tâche récapitulative.

Le titre du projet (qui est par défaut le nom sous lequel est enregistré le projet), sa Durée totale ainsi que ses dates de Début et de Fin s’affichent alors sur une ligne numérotée 0 en haut du Diagramme de Gantt.

Organiser les tâches en phases (mode Plan)

La Tâche récapitulative regroupe des Tâches subordonnées qu’elle synthétise. Visuellement, les tâches subordonnées apparaissent en retrait sous la tâche récapitulative. 

Cette notion de Tâche récapitulative et de Tâche subordonnée relève du Mode Plan (appelé aussi mode phase ou WBS pour Work Breakdown Structure). Outre une meilleure compréhension des différentes étapes d’un projet, le mode Plan permet de réduire le nombre de tâches affichées.

Depuis la version 2010, Project autorise la création de la tâche récapitulative (dite "tâche récapitulative verticale") sans pour autant lui insérer des tâches subordonnées et sans donner nécessairement une durée à cette tâche récapitulative.

Notez que selon le mode de création utilisé pour insérer une tâche récapitulative, le résultat peut être différent.

Établir des liaisons entre les tâches (planification automatique)

Débutons avec ces quelques rappels. On appelle Prédécesseur une tâche qui doit commencer ou se terminer avant qu’une autre tâche puisse commencer ; on appelle Successeur une tâche qui dépend de la date de début ou de fin d’une tâche précédente. 

Le fait de lier les tâches du projet entre elles permet (entre autres) à Project de calculer la durée du projet.

Établir une liaison de type Fin à début

Première méthode

 Assurez-vous que toutes les tâches sont affichées dans le diagramme de Gantt.

 À l’aide d’un cliqué-glissé, sélectionnez dans la Table du diagramme de Gantt les tâches à lier.

 Dans l’onglet Tâche, cliquez sur l’outil Lier les tâches sélectionnées  du groupe Planifier pour créer une liaison de type Fin à début.

Dans le diagramme de Gantt, la liaison se matérialise par une flèche.

Dans cet exemple, la tâche 10 démarre le 01/02/2023 et dure 5 jours, la tâche 11 peut débuter le 07 février pour se terminer 3 jours plus tard puisqu’elle nécessite 3 jours. De ce fait, la tâche 12 peut à son tour démarrer le 10 février 2023.

Deuxième méthode

Cette méthode s’avère pratique pour lier plusieurs tâches consécutives ou non dans une seule séquence de Fin à début.

 Pour établir un lien...

Définir des délais sur les liens (planification automatique)

Project permet d’intégrer des délais sur les liens. Ce qui s’avère pratique si vous souhaitez, par exemple, laisser un laps de temps entre deux tâches.

Par la boîte de dialogue Informations sur la tâche

 Réalisez un double clic sur la tâche successeur concernée.

 Activez l’onglet Prédécesseurs de la boîte de dialogue Informations sur la tâche.

 Cliquez dans la cellule Décalage de la liaison concernée.

 Entrez le délai en respectant les règles suivantes :

Si le délai correspond à	saisissez une valeur
un retard	positive
une avance	négative
Les délais peuvent être exprimés en unités de temps (minutes, heures, jours, semaines, mois) ou en pourcentage.

 Cliquez sur le bouton OK.

La liaison s’affiche dans la colonne Prédécesseurs de la Table Entrée, dans notre exemple, sous la forme 4DD+50%;3. L’échelle de temps montre qu’un retard a bien été inséré entre les tâches 4 et 3 qui auraient dû, selon le planning défini auparavant, démarrer en même temps (type DD).

Le retard ainsi enregistré a une incidence sur les dates de Début et de Fin des tâches qui le succèdent. Les dates...

Établir des liaisons entre les tâches (planification manuelle)

La procédure de création des liaisons entre les tâches en planification manuelle est identique à celle décrite pour les tâches en planification automatique (cf. Établir des liaisons entre les tâches (planification automatique)). Mais le résultat en termes de durée et de délai sera bien sûr différent. Pour illustrer cette fonctionnalité, nous allons utiliser un exemple de projet dont les tâches sont planifiées manuellement, mais dont certaines tâches récapitulatives sont planifiées soit automatiquement, soit manuellement. Nous allons ainsi pouvoir comparer les effets de liaisons selon la situation.

Si la tâche récapitulative est en mode de planification automatique

 Sélectionnez les tâches pour lesquelles vous souhaitez créer une liaison de type Fin à début puis cliquez sur l’outil Lier les tâches sélectionnées  situé dans le groupe Planifier de l’onglet Tâche.

Dans cet exemple, la tâche récapitulative Etudes étant en mode de planification automatique (icône dans la colonne Mode Tâche), la Durée ainsi que les dates de Début et de Fin ont été calculées automatiquement en fonction de la planification...

Modifier une durée en mode Planification manuelle

Cette section a pour objectif de mieux comprendre l’incidence que peut avoir la modification d’une durée d’une tâche planifiée en mode manuel sur la tâche récapitulative, elle-même planifiée en mode manuel. Et nous verrons ainsi que cette fonctionnalité peut s’avérer pratique pour effectuer des simulations.

Pour illustrer cela, nous allons utiliser cet exemple :

Nous allons dans un premier temps passer la durée de la tâche Analyse des ressources de 5 à 10 jours.

Notez que la barre (rouge) Report récapitulatif manuel (avertissement) de la tâche récapitulative affiche bien les 10 jours correspondant à la nouvelle durée de la tâche subordonnée Analyse des ressources.

Dans le cadre de notre exemple, nous allons désormais annuler cette dernière modification, repasser la durée de la tâche Analyse des ressources à 5 jours, et nous allons saisir une durée de 20 jours pour la tâche récapitulative (saisie possible en raison du mode manuel affecté à cette tâche). Puis nous pourrons observer le résultat.

Désactiver/réactiver les tâches

Cette fonctionnalité donne la possibilité au Chef de projet d’intégrer ou non des tâches dans la planification et l’analyse de son projet. Cela lui permet par exemple de simuler une planification de son projet sans une de ses phases afin d’effectuer des comparaisons, ou encore d’intégrer ou non certaines tâches dont la faisabilité est hypothétique.

Pour notre exemple, nous avions prévu une phase d’analyse afin d’élaborer une étude de marché. Mais dans le cas où notre client serait en mesure de nous en fournir une, il ne serait plus nécessaire de tenir compte des tâches correspondant à cette analyse.

Les tâches désactivées apparaissent grisées et barrées dans la partie table du diagramme de Gantt et les barres correspondantes du planning sont blanches.

Notez également que Project planifie la phase suivante (Stratégie produit et Besoins dans notre exemple)...

Gérer le calendrier de tâche

Lorsqu’une tâche doit être accomplie en dehors des périodes ouvrées du calendrier de projet ou du calendrier de ressources, la solution consiste à lui appliquer un calendrier de tâche personnalisé. Ce calendrier peut être l’un des calendriers de base fournis par Project (Standard, 24 Heures, Équipe de nuit) ou bien un calendrier de votre création. Contrairement aux calendriers de ressources, Project ne crée pas automatiquement de calendriers de tâche au moment de la création de la tâche car il utilise, dans ce cas, le calendrier de projet.

Découvrir les dates de début et de fin de tâche

Lier une tâche à un lien hypertexte

Cette fonctionnalité permet de créer un lien entre la tâche concernée et un fichier ou une page web. Le principe consiste à associer la tâche à une adresse de fichier ou de page web si l’intégralité de ce fichier ou page web contient des informations relatives à la tâche concernée. Mais si vous souhaitez créer un lien vers une partie spécifique de ce fichier ou page web, il est alors possible de renvoyer ce lien vers un signet.

Si vous ne spécifiez rien dans cette zone, Project reprend le chemin ou l’adresse du fichier dans l’info-bulle.