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Concevoir et maîtriser la communication
Introduction
Chacun sait que la communication entre personnes ou organisations est un exercice difficile, car émetteurs et récepteurs n’emploient pas toujours le même langage.
Il est un dessin célèbre qui en illustre avec humour l’adaptation pour un projet :
Le manager de projet est en communication permanente avec les différentes parties prenantes ainsi que l’équipe projet :
Le manager de projet : interface entre client et équipe de réalisation
Côté MOA les parties prenantes telles qu’évoquées au chapitre Cadre du management de projet - Parties prenantes sont souvent en nombre important :
Zoom sur les parties prenantes MOA et MOE
Il apparaît clairement sur ce schéma que le manager de projet MOE et le représentant de la MOA ont intérêt à se coordonner fréquemment pour éviter le risque de dispersion dans des connexions deux à deux pléthoriques et contradictoires.
La création d’une atmosphère positive pour le projet passe :
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Par un évènement fondateur au moment du lancement du projet réunissant les parties prenantes (MOA, MOE, sous-traitants) afin de créer un esprit d’équipe tendu vers le succès,
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Une connaissance mutuelle des personnes pour souder les équipes,
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Un bon niveau d’information de tous...
Plan de communication
Le manager de projet passe un temps considérable en communication (80 à 90 % de son temps). Pour ne pas être débordé, il doit élaborer dès le début du projet un plan de communication qui est une composante du plan de management de projet global, ce plan pouvant être actualisé ensuite si besoin.
Notons toutefois que ce plan est distinct du plan de communication de l’entreprise.
Les objectifs du plan de communication projet sont les suivants :
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Maîtriser les flux d’informations à diffuser,
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Répondre aux attentes des parties prenantes,
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Organiser et structurer le stockage des informations du projet,
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Permettre de retrouver facilement les informations nécessaires à chacun.
L’efficacité d’une bonne communication résulte de l’observation de quelques règles simples :
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Un seul message par action de communication, car il est encore trop de messages qui traitent de multiples sujets transmis à des destinataires qui ne sont pas concernés.
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La rédaction d’un message doit être adaptée à son destinataire : contenu approprié, mode d’expression adéquat, en phase avec les objectifs du projet.
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Les messages doivent rester mutuellement cohérents.
Parfois, le climat des échanges est tendu, d’où ce conseil :...
Gestion de l’information
1. Collecte de l’information
L’activité des équipes projet doit faire l’objet d’un compte rendu d’activité périodique (en général hebdomadaire) où chaque collaborateur indique les activités sur lesquelles il a travaillé, combien de temps et son estimation du reste à faire. Le chef de projet valide ces informations avant de les transmettre au manager de projet.
Dans le cas où une base de données de gestion de projet est mise en place (sous-système d’information, cf. chapitre Cadre du management de projet - La gestion de projet), chacun saisit ses informations qui sont ensuite disponibles pour contrôle.
La préparation d’une revue de risques s’emploie à qualifier la situation des risques recensés, à neutraliser les risques devenus sans objet et à inscrire les nouveaux risques détectés.
La préparation d’une réunion d’avancement consiste à sélectionner les informations pertinentes issues de la base de données et devant figurer dans les tableaux de bord.
2. Gestion documentaire
Les différents acteurs d’un projet échangent de nombreux documents :
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À caractère opérationnel : comptes rendus de réunion, rapports d’avancement, etc.
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À caractère technique : dossiers de spécifications, plans, etc.
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À caractère contractuel : proposition, devis, contrats, avenants, etc.
La problématique touchant à la gestion documentaire...
Les instances d’information
L’information des parties prenantes sur le déroulement du projet est indispensable pour éviter les inconvénients de l’effet tunnel qui provoque des inquiétudes et l’apparition de rumeurs préjudiciables au bon déroulement du projet.
Selon la taille des projets et les cultures d’entreprise les réunions des instances d’information sont plus ou moins nombreuses et d’appellations diverses. Trop nombreuses ou trop fréquentes, elles peuvent avoir un effet chronophage important. Ces réunions doivent être préparées soigneusement avec un ordre du jour transmis à l’avance aux participants.
Les instances usuellement rencontrées dans les projets sont les comités (directeur, de pilotage, de suivi) avec parfois des instances plus ciblées (comité technique, comité de suivi des évolutions). Leurs finalités sont le partage de l’information, la prise de décision, et éventuellement la résolution de problème.
1. Le Comité Directeur
Instance de concertation et de décision entre la Maîtrise d’Ouvrage et la Maîtrise d’œuvre, il a pour objet de vérifier que le projet avance conformément aux objectifs et dans le respect des contraintes.
Il prend les décisions stratégiques nécessaires et arbitre sur les orientations générales à caractère fonctionnel, technique, financier ou calendaire proposées par le Comité de Pilotage. Il peut être amené à statuer sur les suites du projet ou sur d’éventuelles modifications contractuelles.
Y participent, à fréquence trimestrielle (par exemple) :
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Le représentant de la direction...
