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Gérer les approvisionnements
Introduction
Dans la grande majorité des projets, en particulier les projets d’intégration, le manager doit acquérir des matériels, des consommables, et surtout des prestations fournies par d’autres sociétés.
Même s’il bénéficie de l’appui d’un service Achats, le manager de projet est à l’initiative des demandes, il est impliqué dans les choix entre propositions et dans l’utilisation des ressources au cours du projet. Enfin, il procède à la clôture des contrats pour en permettre le règlement.
Dans le cadre d’un projet, il prend, avec l’ingénieur d’affaires et l’accord de sa propre hiérarchie, des engagements qui peuvent être très forts et aux conséquences délicates s’il n’a pas un minimum de connaissance de gestion contractuelle, c’est pourquoi le présent chapitre débute par une brève présentation de ce sujet.
La gestion contractuelle
1. Notion d’obligation
L’obligation est un lien de droit entre deux personnes en vertu duquel l’une d’elles, le Créancier, peut exiger de l’autre, le Débiteur, une prestation (donner ou faire) ou une abstention (ne pas faire). La principale source des obligations est le contrat.
Tout manager de projet sait qu’il peut être soumis à deux natures différentes d’obligation : l’obligation de résultat et l’obligation de moyens.
Nous allons voir qu’une différence importante entre ces deux obligations porte sur la charge de la preuve.
a. L’obligation de résultat
C’est une obligation caractérisée par :
-
Un ou des résultats clairement définis,
-
Des critères objectifs et quantifiables pour en apprécier l’exécution.
Le débiteur n’a exécuté son obligation que si le résultat est atteint.
Il est important de noter qu’il suffit au créancier d’affirmer que le résultat n’est pas atteint pour que la responsabilité du débiteur soit mise en cause. L’inexécution présume en effet la faute du débiteur qui ne peut alors s’exonérer de sa responsabilité qu’en prouvant qu’elle est due à une cause étrangère (force majeure, fait du créancier ou d’un tiers).
Charge de la preuve : il incombre au débiteur (le fournisseur) de démontrer qu’il n’a pas commis de faute.
La force majeure est un événement exceptionnel (imprévisible, irrésistible et extérieur) auquel nul ne peut faire face et qui est la cause directe de l’inexécution de l’obligation.
b. L’obligation de moyens
C’est une obligation par laquelle le débiteur n’est tenu que :
-
De mettre au service du créancier les moyens dont il dispose,
-
De se montrer prudent et diligent dans son intervention,
-
De faire de son mieux pour atteindre l’objectif fixé.
Il est donc tenu de poursuivre un résultat, il n’est pas tenu de l’atteindre de manière absolue.
C’est alors le créancier insatisfait qui doit prouver que l’obligation n’a pas été exécutée et que le débiteur...
Planification des approvisionnements
Les approvisionnements sont à considérer dès que l’entreprise travaille avec des tiers puisqu’il faut naturellement rémunérer ces derniers en contrepartie d’une prestation ou d’une fourniture.
Ces tiers étant par définition extérieurs à l’entreprise, deux difficultés peuvent surgir :
-
Un éventuel impact sur les délais,
-
Un risque sur la confidentialité du projet ou sur le capital intellectuel de l’entreprise.
De ce fait, une erreur ou un manque de vigilance peuvent avoir des conséquences négatives pour l’image de l’entreprise, voire de fâcheuses suites juridiques.
1. Objectifs de la planification
La planification a pour objectif de préparer la consultation des fournisseurs puis le choix de la meilleure réponse.
Pour cela, il faut prendre en compte :
-
Les normes administratives de l’entreprise,
-
La description des besoins justifiant les approvisionnements,
-
Les contraintes juridiques à prévoir pour les candidats (accord d’exclusivité, de confidentialité, de propriété intellectuelle),
-
Les normes de réponses exigées des fournisseurs,
-
Les règles d’évaluation des offres reçues.
Il existe trois grands types de consultation :
-
Le RFI (Request For Information) qui se place généralement très en amont de la consultation réelle du marché et sert à opérer une présélection des candidats afin de ne pas être submergé de réponses.
-
Le RFP (Request For Proposal) est la consultation proprement dite qui est réalisée sur la base d’un cahier des charges transmis aux candidats intéressés ou présélectionnés. L’entreprise attend des candidats des réponses complètes.
-
Le RFQ (Request For Quotation) est une forme réduite de RFP qui se limite à l’obtention d’un chiffrage de la prestation sur la base du cahier des charges. Ce n’est généralement pas sur les réponses au RFQ que sont conclus les contrats.
Les deux grands types de consultation du marché
2. Modalités d’approvisionnement
Un Work Package entrant dans la constitution du livrable final peut être...
Administration des contrats
Une fois le projet lancé, l’administration des contrats poursuit plusieurs objectifs :
-
S’assurer que chaque fournisseur respecte ses obligations contractuelles et que les performances attendues sont au rendez-vous,
-
Se positionner comme interface entre les différents fournisseurs engagés sur le projet,
-
Gérer les évolutions contractuelles au moyen d’avenants,
-
Fournir une appréciation sur la performance et la qualité de chaque fournisseur en vue de futures relations.
Le manager de projet a une position déterminante dans l’administration des contrats puisqu’il est de sa responsabilité de procéder aux réceptions des travaux sous-traités conditionnant le déclenchement des périodes de garantie, de donner le feu vert pour les paiements, de faire ou non appliquer les pénalités encourues par des fournisseurs défaillants.
Pour que la relation entre donneur d’ordre et sous-traitant ait la transparence requise pour une bonne collaboration, il y a lieu d’instaurer des revues de performance au cours desquelles le donneur d’ordre passe en revue la documentation produite et mène des audits qualité chez le sous-traitant.
L’administration des contrats a enfin pour responsabilité de gérer les litiges possibles en formulant des réclamations ou en engageant...
Clôture des contrats
Lorsque le projet est terminé, il convient de vérifier que tous les livrables ont été reçus et validés conformément au contrat. Si tel est le cas, la clôture du contrat doit être notifiée par écrit au sous-traitant.
En cas de litiges non résolus, il convient de trouver une issue soit par résiliation selon les clauses contractuelles ou par accord mutuel, et éventuellement régler au fournisseur la part du travail non contestée.
Enfin, le manager de projet doit enrichir le capital intellectuel de sa structure des leçons apprises au cours du projet, ainsi que des métriques de productivité qui permettront d’actualiser les ratios d’évaluation des projets futurs.
Exercice
Acheter ou louer ?
Votre entreprise de BTP utilise occasionnellement un engin de chantier.
Vous avez le choix entre :
-
L’acheter pour un prix fixe de 5 000 € auquel s’ajoutent 50 € par jour pour la maintenance,
-
Le louer 100 € par jour.
À partir de quel niveau d’utilisation avez-vous intérêt à acheter plutôt que louer ?
Vous trouverez le corrigé de cet exercice au chapitre Corrigés des exercices.
