Introduction

Quels que soient l’équipe, ses objectifs et sa taille, celle-ci a une durée de vie limitée dans le temps. Cela concerne également les équipes liées à une structure organisationnelle (service, département, direction…), qui, au gré des réorganisations, finissent par disparaître ou renaître sous une autre forme.

Clôturer une équipe, ce n’est pas simplement fermer son espace de travail sur Teams, c’est également préparer et accompagner la dissolution de l’équipe elle-même.

Trop souvent mal gérée, voire tout simplement oubliée, cette phase de clôture est pourtant très importante dans la mesure où elle permet de clore formellement non seulement les travaux de l’équipe, mais aussi et surtout la dynamique humaine.

Avant de nous pencher sur les actions concrètes à entreprendre, nous allons nous attacher à présenter ce que clôturer une équipe veut dire.

Qu’est-ce que clôturer une équipe ?

Principales activités

Par définition, clôturer signifie arrêter ou mettre fin à quelque chose. Clôturer une équipe consiste donc à mettre fin à cette équipe dans ces différentes dimensions :

Outils : clôturer l’espace de travail.
Processus : arrêter formellement les travaux.
Individus : accompagner la dissolution de l’équipe.

Les différentes dimensions d’une clôture d’équipe

Clôturer l’espace de travail

Clôturer l’espace de travail ne se limite pas à la suppression pure et simple de l’équipe sur Teams. Un travail en amont de tri et de sélection des contenus à archiver est nécessaire. Il s’agit de conserver les contenus utiles, c’est-à-dire ceux qui pourront être utilisés ultérieurement pour répondre à des besoins précis.

Cette notion d’utilité est large et il n’est pas toujours évident de déterminer au moment de la clôture ce qui pourra être utile ou non dans le futur. La tentation est alors grande de vouloir conserver absolument tous les contenus produits et échangés par l’équipe. Cela peut avoir un sens si ces contenus ne sont pas nombreux et que tous les contenus ont un réel intérêt.

Par ailleurs, des contenus correctement archivés et organisés peuvent être d’une grande valeur. Plus facilement accessibles et utilisables, ils peuvent permettre de ne pas réaliser les mêmes travaux ou bien de ne pas commettre des erreurs déjà réalisées par le passé !

Arrêter formellement les travaux

L’arrêt formel des travaux ne consiste pas uniquement à...

Préparer la clôture

Annoncer formellement la clôture de l’équipe

Afin de préparer au mieux les membres de l’équipe, la première action à entreprendre consiste à communiquer de manière formelle sur la clôture. C’est-à-dire que l’on va annoncer la clôture prochaine aux membres de l’équipe.

Cela peut se faire au travers d’une réunion ou bien tout simplement en publiant un message dans le canal général de l’équipe. En effet, il est rare que le processus de clôture d’une équipe soit déclenché brutalement sans que les membres de l’équipe l’aient vu venir.

En pratique, il est préférable de publier une annonce plutôt qu’un message classique de manière à le mettre en valeur dans le fil de discussion.

La vocation de cette annonce n’est pas de rentrer dans les détails de l’explication du processus de clôture, mais simplement d’avertir les membres afin qu’ils se préparent et prennent leur précaution

Le titre de l’annonce doit être explicite. Par ailleurs, afin que tous les membres de l’équipe soient informés, il est important de mentionner l’équipe directement dans le message.

Enfin, il faut indiquer que de plus amples informations seront données le moment venu.

Exemple d’annonce de clôture prochaine d’une équipe

Configurer l’équipe en mode clôture

La publication d’une annonce dans le canal Général de l’équipe n’est pas un élément suffisant du point de vue de l’outil pour préparer la clôture.

Ainsi, pour bien signifier que le processus de clôture est enclenché et au cas où...

Animer la clôture

Recueillir le retour des membres sur leur expérience d’équipe

La mise en œuvre de la clôture de l’équipe vis-à-vis des membres va consister à réaliser des ateliers. Ils pourront ainsi partager leurs opinions, leurs vécus par rapport à l’équipe et leurs désirs pour la suite.

Pour cela, on peut utiliser la méthode des 4L :

liked : ce que j’ai aimé ;
learned : ce que j’ai appris ;
lacked : ce qui m’a manqué pour mieux travailler ;
longed for : ce que je désire pour l’avenir.

Dans un premier temps, demandez à chacun des participants d’écrire, pour chaque L, un ou plusieurs éléments, par exemple sur des Post-its. Tous ces éléments sont alors regroupés suivant les 4 L.

Puis dans un deuxième temps, formez des groupes afin que chacun d’eux traite chaque L en classant les éléments en sous-catégories.

Suite à une restitution de l’ensemble des groupes sur les sous-catégories créées, les participants entament des échanges afin d’identifier les actions d’amélioration à entreprendre et la définition d’un plan d’action.

En complément de ces ateliers, des entretiens individuels peuvent être réalisés avec chaque membre avec pour vocation de préparer l’après.

De manière pratique, il s’agit de réaliser un bilan afin d’identifier les compétences acquises lors des travaux de l’équipe. Il s’agit aussi de s’assurer que ces nouvelles compétences vont pouvoir être valorisées en interne, notamment en les faisant reconnaitre par l’organisation (un travail avec la RH est nécessaire...

Clôturer

Tirer les leçons du bilan

La réalisation d’un bilan est toujours riche d’enseignements, tant pour ce qui a bien fonctionné que ce qui a posé problème, voire n’a pas du tout fonctionné.

Ainsi, le bilan doit faire ressortir les points positifs à renforcer, mais également les points négatifs et de blocage. Chacun d’entre eux doit faire l’objet de recommandations impliquant la réalisation d’ajustements ou bien la formalisation de leçons à tirer.

L’identification des points posant problème et la formalisation des recommandations sont deux aspects qui peuvent être traités au cours des ateliers d’analyses.

Ils peuvent également faire l’objet d’ateliers spécifiques en fonction de l’ampleur des ajustements à réaliser.

Libérer les membres

L’accompagnement des membres dans « l’après-équipe » est d’autant plus important que les travaux ont duré et que les difficultés surmontées ensemble ont été nombreuses.

Cet accompagnement passe par la réalisation de plusieurs actions.

La première consiste à officialiser la clôture définitive avec l’ensemble des membres à l’occasion d’un évènement festif visant à :

acter de manière formelle la fin de l’équipe ;
célébrer les résultats ;
remercier voire récompenser chaque membre pour le travail accompli.

Au-delà de l’officialisation de la fin de l’équipe, c’est également un moyen de valoriser les membres et reconnaitre leur travail.

La seconde action est plus spécifiquement tournée vers la suite. Elle consiste à mettre en œuvre...

Clôturer une équipe