Introduction

Après avoir créé une équipe, il est nécessaire de structurer et organiser l’espace de travail de l’équipe de manière à ce qu’il réponde aux besoins et modes de fonctionnement des membres.

Teams a été conçu pour s’adapter à tous les types d’équipes et à la multitude de modes de fonctionnement et de collaboration possibles.

Il est cependant nécessaire de bien comprendre les différents éléments de structuration d’une équipe et la manière de les exploiter au mieux. C’est l’objet du présent chapitre.

Préparer la structuration de l’équipe

De l’importance de bien structurer l’espace commun

En termes de structuration, Teams propose une approche très simple.

L’espace d’une équipe est divisé en différents sous-espaces : les canaux

Ces canaux contiennent à leur tour différents outils ou services disponibles dans des onglets. Par défaut, une équipe dispose des onglets :

Publications : pour faciliter les échanges et les conversations entre les membres ;
Fichiers : pour stocker et partager les documents communs ;
Wiki : pour éditer des pages de contenus de manière collaborative.

Pour passer outre la possible rigidité des canaux, il est également possible d’utiliser les balises. Celles-ci permettent de notifier des membres de l’équipe en particulier.

Cette approche de structuration est simple mais puissante car elle permet de couvrir tous les types de besoins en matière de travail en équipe.

Cependant, la multiplication des canaux, combinée à celle des onglets et services peut rapidement devenir problématique. Plus l’espace de travail sera complexe, moins les membres seront à l’aise pour l’utiliser. Il est donc important de travailler en amont à la définition de la structure de l’espace d’une équipe de manière à l’adapter aux modes de fonctionnement de l’équipe et de ses membres.

Déterminer la meilleure approche de structuration

Pour que la structuration de l’équipe réponde réellement aux besoins et modes de fonctionnement des membres, il est indispensable que ces derniers participent à son élaboration. Non seulement cela permet de mobiliser les membres et donc de créer un début de dynamique, mais cela permet également...

Définir une première structure

Démarrer depuis zéro

Choisir un type de structuration

La structuration des canaux peut se faire de très nombreuses manières. Il en existe d’ailleurs une infinité. Dans les faits, on n’en rencontre généralement que trois grands types :

Par processus ou étapes de processus : par exemple pour une équipe projet, vous pourrez utiliser les différentes étapes classiques d’un projet (étude d’opportunité, faisabilité, développement, etc.).
Par thématiques : par exemple pour un groupe de travail dédié à l’amélioration du travail collaboratif, vous pourrez utiliser un canal pour la communication, un pour la coordination, un autre pour la coopération, etc.
Par découpage organisationnel : par exemple dans une équipe dédiée à la direction informatique, vous pourrez utiliser un canal pour l’équipe R&D, un autre pour l’équipe de développement, un autre pour l’équipe de production, etc.

Il ne s’agit là que d’un constat et il n’y a pas une structuration meilleure qu’une autre dans l’absolu. Il y a simplement des structurations en canaux qui sont plus ou moins adaptées au contexte et aux besoins à l’instant T d’une équipe.

Appliquer les quatre grands principes de la structuration

Une fois le type de structuration choisi, il est primordial de respecter certains principes.

Homogénéité

Le premier principe est de préserver une certaine homogénéité entre les canaux. Si vous optez par exemple pour un découpage des canaux par thématiques, il est préférable de conserver cette logique pour les nouveaux canaux...

Structurer les échanges avec les balises

Les balises ne sont pas à proprement parler des éléments permettant de structurer l’espace de travail d’une équipe. Leur vocation est plutôt de faciliter l’organisation et de fluidifier les échanges au sein d’une équipe en s’émancipant de la rigidité potentielle de la structure des canaux.

Techniquement, les balises permettent de créer des sous-groupes de membres au sein d’une équipe. Chaque fois qu’une balise est mentionnée, les membres qui ont été affectées à cette balise sont notifiés.

L’utilisation des balises permet de casser la rigidité parfois imposée par les canaux.

En effet, il peut arriver que certains échanges ne concernent pas directement tous les membres d’une équipe. Par exemple, dans une équipe dédiée à la réalisation de projets d’innovation, il peut arriver que des échanges concernent uniquement les aspects techniques du projet alors que parmi les membres se trouvent également des personnes des métiers, d’autres en charge de la communication, du marketing, etc. Les canaux étant structurés par grandes phases, il n’y a pas d’espaces dédiés aux aspects techniques. Il convient alors d’utiliser des balises regroupant les membres en fonction de leur compétences (Technique, Communication, Marketing…) puis de démarrer des discussions dans les canaux liés à la phase mais en utilisant les balises adaptées.

Ainsi, les balises peuvent être utilisées en complément de la structure des canaux mise en place. Par exemple, si vous avez opté pour une structuration des canaux par phases ou par processus, vous pouvez structurer les balises...

Gérer les évolutions

Introduction

Une fois la première structure de l’équipe créée puis validée par les membres, celle-ci pourra être amenée à évoluer du fait du cycle de vie de l’équipe. Par ailleurs, par défaut, et contrairement aux invités, les membres d’une équipe ont de nombreux privilèges : ils peuvent créer et supprimer des canaux, des onglets, ajouter des applications, etc. Les membres peuvent donc par défaut complètement modifier la structure mise en place.

Cela peut être un mode de fonctionnement clairement établi et choisi au départ afin de rester dans un esprit de collaboration ouverte mais cela peut également être un mode de fonctionnement subi du fait d’une mauvaise connaissance des paramétrages par défaut.

Il convient donc, dès le départ, de définir des règles claires et un mode de fonctionnement adapté au choix de l’équipe en matière d’évolution de l’espace de travail :

Qui peut ajouter, modifier et supprimer des canaux ?
Qui peut ajouter, modifier et supprimer des services ?

Une fois les réponses à ces questions établies, il est nécessaire de paramétrer l’équipe en conséquence.

Gérer les autorisations

Chaque participant à une équipe possède un rôle (membre ou invité) auquel est affecté un certain nombre d’autorisations par défaut. Un propriétaire d’équipe a cependant la possibilité de modifier ces autorisations par défaut pour son équipe.

Pour accéder aux autorisations des membres et des invités, cliquez sur l’onglet Paramètres du menu Gérer l’équipe, rubriques Autorisations des membres et Autorisations de compte d’invité.